Freelance Projectsecretaris GebiedsIHP opdracht

Opdrachtomschrijving Projectsecretaris GebiedsIHP Rotterdam bouwt voor het eerst een gebiedsgericht Integraal Huisvestingsplan (GebiedsIHP) voor alle 14 gebieden. Als projectsecretaris ben jij de organisatorische spil van dit traject: jij zorgt dat de planning klopt, sessies goed voorbereid zijn en iedereen aangehaakt blijft — van de eerste gebiedssessie tot oplevering van het concept-GebiedsIHP.

Jouw functie Je ondersteunt de opgavemanager GebiedsIHP bij de voorbereiding, uitvoering en verwerking van het proces, van de eerste gebiedssessies tot en met de oplevering van het concept. Je werkzaamheden bestaan uit vier hoofdtaken:

Planning en voortgangsbewaking Je beheert de integrale planning en houdt overzicht over de voortgang van alle 14 gebiedsprocessen. Je signaleert tijdig risico’s en adviseert de opgavemanager over bijsturing. De logistieke inplanning van sessies wordt verzorgd door de managementondersteuner.

Actiebeheer en navolging Je beheert de centrale actielijst en jaagt actief en positief na bij IHP-coördinatoren, adviseurs en externe betrokkenen, inclusief het bevorderen van aanwezigheid bij de gebiedssessies. Je escaleert tijdig naar de opgavemanager als acties of deelname structureel achterblijven.

Voorbereiding en uitwerking gebiedssessies Je bereidt sessies inhoudelijk voor: werkbladen, gebiedsprofielen en kaarten worden tijdig verspreid. Na afloop stel je een samenvatting op met conclusies en vervolgacties. Je bewaakt dat de verwerking aansluit op het format voor het concept-GebiedsIHP.

Communicatie Je verzorgt de communicatie naar alle betrokkenen: IHP-coördinatoren, gebiedsaccounthouders en het kernteam. Je stelt samenvattingen, notities en voortgangsberichten op in afstemming met de opgavemanager.

Jouw profiel Je bent een nauwkeurige, proactieve professional die overzicht houdt in complexe processen met veel betrokkenen. Je combineert sterk organisatorisch vermogen met inhoudelijke interesse in maatschappelijke en ruimtelijke vraagstukken. Je bent positief vasthoudend, durft door te vragen als iets niet loopt en schakelt moeiteloos tussen inhoudelijk en organisatorisch werk. Je bent vaardig in het zelfstandig opstellen van samenvattingen, notities en voortgangsrapportages.

Je bent integer, resultaatgericht en flexibel. Je werkt binnen de gemeente Rotterdam en weet je goed te bewegen in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving. Je bent stressbestendig en hebt een ondernemende houding. Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken en bent in staat om een actieve rol te pakken in zowel de organisatie als de inhoud van projecten. Je neemt initiatief en verantwoordelijkheid en ondersteunt niet alleen, maar draagt ook bij aan het gericht sturen op projectresultaten. Je bent sterk in samenwerken en beweegt gemakkelijk tussen verschillende belangen en stakeholders. Daarbij weet je om te gaan met tegengestelde belangen en onverwachte situaties. Je bent communicatief vaardig, kunt goed luisteren en komt, gevraagd en ongevraagd, met passende oplossingen en adviezen. Je bent in staat om structuur, overzicht en voortgang binnen projecten te organiseren en te bewaken, en zorgt voor heldere afstemming tussen betrokken partijen. Hierbij stel je prioriteiten en werk je planmatig en secuur.

De afdeling Het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling Het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling stimuleert dat mensen hun talenten maximaal ontplooien én gezond blijven. Daarbij gaan we uit van de kracht van de Rotterdammers, ook als zij niet op eigen benen kunnen staan. Het streven is dat alle Rotterdammers: hun talenten ontwikkelen; leren en/of werken; maatschappelijk actief zijn als leren of werken niet kan; en zorgen voor hun eigen gezondheid. Sport, cultuur, onderwijs en basale zorg dragen daaraan bij. We bieden lichte ondersteuning als de omgeving die niet kan bieden. Of intensievere zorg als dat echt noodzakelijk is. Dat doen we in opdracht van het college en wijkraden samen met maatschappelijke partners.

Onze organisatie De afdeling Clusterondersteuning MO (CMO) is een centrale, flexibele en deskundige afdeling die het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) ondersteunt bij al haar kerntaken en programma’s die het cluster uitvoert voor de Rotterdammer. De kerntaken worden uitgevoerd door een viertal directies, te weten: Sport, Onderwijs en Cultuur (SOC) Maatschappelijke Ondersteuning in de Wijk (MOW), Maatschappelijk Zorg en Jeugdhulp (MZJ) GGD Rotterdam-Rijnmond en Preventie en Welzijn (GGD en P&W).

De Eisen Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding. Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectsecretaris/projectmedewerker binnen een gemeente, opgedaan in de afgelopen 3 jaar. Je hebt een cursus projectmanagement afgerond. Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam. Je beschikt vóór definitieve gunning over een VOG op punten 11, 12 en 13, niet ouder dan 5 jaar ten opzichte van de datum van definitieve gunning en zonder bezwaren voor inzet op de opdracht; tijdens de gehele looptijd is een geldige VOG vereist.

De Wensen Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met actiebeheer, planningsbewaking en communicatie in een omgeving met 5 verschillende interne- en externe partijen. Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 3 jaar. Je hebt werkervaring met het organiseren en coördineren van overleggen, het bewaken van acties en het ondersteunen van besluitvorming.