Freelance Adviseur Organisatie-inrichting Juridische Keten opdracht

Organisatie Werken bij Overijssel
Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.
De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.

Opdracht
De provincie Overijssel zoekt een ervaren adviseur voor een organisatiebrede analyse van de juridische keten. Het doel is inzicht te krijgen in de huidige inrichting, de verdeling van verantwoordelijkheden, de beschikbare capaciteit en de samenwerking tussen de verschillende onderdelen van de organisatie.
Op basis van deze analyse levert de opdrachtnemer een onderbouwd advies op over mogelijke ontwikkelrichtingen voor de juridische functie. Het advies geeft inzicht in de mate waarin de huidige inrichting aansluit bij de maatschappelijke opgaven, juridische vraagstukken en organisatieontwikkeling van de provincie. Het rapport vormt de basis voor besluitvorming over de verdere ontwikkeling van de juridische functie.
De opdracht wordt zelfstandig en vanuit een onafhankelijke positie uitgevoerd. De provincie bepaalt het gewenste resultaat; de opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de aanpak en de wijze waarop dit resultaat binnen de afgesproken termijn en het overeengekomen budget wordt bereikt.
Het gaat om een resultaatgerichte opdracht. De provincie vraagt een opgeleverd onderzoek en advies, niet de inzet van een adviseur voor een vast aantal uren of dagen per week. De opdrachtnemer bepaalt zelf hoeveel tijd nodig is, wanneer en waar de werkzaamheden worden uitgevoerd en welke werkwijze daarbij past. Er is geen sprake van een gezagsverhouding.

Aanleiding
De provincie Overijssel is volop in ontwikkeling. Met een vernieuwde koers, een nieuw sturingsmodel en een andere visie op bedrijfsvoering en control werkt de provincie aan een organisatie die effectief kan inspelen op complexe maatschappelijke opgaven.
Deze opgaven kennen steeds vaker een juridische component en vragen om juridische expertise die tijdig, deskundig en op een passende wijze is georganiseerd. Tegelijkertijd veranderen de aard van juridische vraagstukken, de verwachtingen vanuit bestuur en samenleving en de manier waarop binnen de provincie wordt samengewerkt. De juridische werkzaamheden en expertise zijn op verschillende plekken binnen de provincie belegd. De provincie wil inzicht krijgen in de huidige inrichting, verantwoordelijkheden, capaciteit en samenwerking. Daarbij is aandacht nodig voor zowel de sterke punten van de huidige situatie als mogelijke knelpunten, overlap, hiaten, kwetsbaarheden en ontwikkelmogelijkheden.
De analyse moet bijdragen aan een toekomstbestendige inrichting van de juridische functie, passend bij de bredere organisatieontwikkeling en het Three Lines Model.

Gewenst resultaat
De opdracht resulteert in een onafhankelijk en onderbouwd adviesrapport dat de provincie in staat stelt om keuzes te maken over de verdere ontwikkeling van de juridische functie.
Het rapport bevat minimaal de volgende onderdelen.
Analyse van de huidige situatie
Een zorgvuldige beschrijving van het speelveld: de plekken binnen de organisatie waar juridische werkzaamheden, expertise en verantwoordelijkheden zijn belegd, gebaseerd op duidelijke uitgangspunten en definities van de juridische functie.
Inzicht in de beschikbare capaciteit en de wijze waarop deze wordt ingezet.
Een analyse van de verdeling van verantwoordelijkheden, samenwerking en onderlinge afstemming.
Een beschrijving van bestaande kwaliteiten, effectieve werkwijzen en succesvolle samenwerkingsvormen.
Een analyse van knelpunten, overlap, hiaten, kwetsbaarheden en risico's voor kwaliteit en continuïteit.
Een analyse van de wijze waarop de juridische functie zich verhoudt tot de verantwoordelijkheden binnen het Three Lines Model, de visie op bedrijfsvoering Overijssel en het Bestuurs- en managementconcept (BMC).
Beoordeling van de huidige inrichting
Een onderbouwde beoordeling van de mate waarin de huidige inrichting aansluit bij de behoeften van de provincie, de veranderende maatschappelijke opgaven en de ontwikkeling van de organisatie.
Toekomstscenario's
Een uitwerking van meerdere realistische ontwikkelrichtingen voor de juridische functie. Per scenario wordt minimaal inzichtelijk gemaakt wat de gevolgen zijn voor:
de positionering en verdeling van verantwoordelijkheden;
de samenwerking en onderlinge afstemming;
de benodigde expertise en functieprofielen;
de kwaliteit, continuïteit en wendbaarheid van de juridische functie;
de inzet en samenhang van capaciteit;
de toepassing van het Three Lines Model, de visie op Bedrijfsvoering Overijssel en het Bestuurs- en Management Concept (BMC);
Per scenario worden de belangrijkste voordelen, aandachtspunten, risico's en randvoorwaarden beschreven.
Bij de uitwerking van de scenario's wordt gebruikgemaakt van relevante praktijkvoorbeelden en referentieorganisaties, waarbij inzichtelijk wordt gemaakt welke elementen toepasbaar zijn binnen de context van de provincie Overijssel.
Advies en vervolgstappen
Een beargumenteerd advies over de meest passende ontwikkelrichting(en), inclusief concrete aanbevelingen, noodzakelijke vervolgstappen en aandachtspunten voor eventuele implementatie. Het rapport maakt onderscheid tussen de bevindingen uit de analyse, de daaruit getrokken conclusies en de aanbevelingen van de opdrachtnemer.

De opdracht start zo spoedig mogelijk na opdrachtverlening, beoogd per 1 december 2026. Het definitieve adviesrapport wordt uiterlijk 1 april 2027 opgeleverd. Deze datum is leidend.
De opdracht kent de volgende milestones. De genoemde termijnen zijn indicatief en gerekend vanaf de start van de opdracht. Tussen de oplevering van het conceptadviesrapport en de uiterste opleverdatum zitten circa twee weken voor bespreking en verwerking van feedback.
Milestone 1 – Plan van aanpak
Uiterlijk twee weken na de start levert de opdrachtnemer een plan van aanpak op, als uitwerking van de aanpak uit de aanbieding. Dit bevat de onderzoeksaanpak, de belangrijkste informatiebronnen, de te betrekken stakeholders, de planning en de beoogde tussenresultaten.
Het plan van aanpak maakt inzichtelijk hoe de opdrachtnemer de volledige opdracht binnen de afgesproken termijn uitvoert.
Milestone 2 – Analyse

De opdrachtnemer voert de opdracht voor eigen rekening en risico uit en is verantwoordelijk voor de inzet van voldoende capaciteit en expertise om de overeengekomen resultaten tijdig op te leveren.
Je verzamelt en analyseert relevante documentatie en spreekt betrokken medewerkers, leidinggevenden en teams. Je voert hiervoor circa 20 gesprekken. De analyse wordt voor oplevering geverifieerd bij de betrokken eenheden.
Je levert achtereenvolgens een plan van aanpak, een analyse van de huidige situatie, toekomstscenario’s, een conceptadviesrapport en een definitief adviesrapport op. In het rapport maak je duidelijk onderscheid tussen bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Het definitieve rapport vormt de basis voor besluitvorming over de verdere ontwikkeling van de juridische functie.
Je voert de opdracht zelfstandig en vanuit een onafhankelijke positie uit. Je bent verantwoordelijk voor het verzamelen, analyseren en samenbrengen van de benodigde informatie en voor de tijdige oplevering van de afgesproken resultaten. De opdracht omvat geen ondersteuning bij de verdere uitwerking of implementatie van het advies.