Freelance Adviseur(s) AMIF opdracht

OrganisatieWijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden. Met ingang van 2026 is de ambtelijke samenvoeging een feit. De dienstverlening aan de inwoners wordt vanaf dat moment uitgevoerd door gemeente Hilversum. De werkzaamheden voor Wijdemeren worden in 2026 nog onder de vlag van gemeente Wijdemeren uitgevoerd, maar aangestuurd vanuit Hilversum.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op het meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

OpdrachtDe opdracht omvat in ieder geval:
Het opstellen en/of controleren van voortgangsrapportages voor beide AMIF projecten.
Het opstellen en/of controleren van de eindverantwoording.
Het adviseren van de projectleider over het inrichten, bijhouden en controleren van de projectadministratie.
Het begeleiden van de projectorganisatie bij controles door het ministerie en andere betrokken instanties.
Het inrichten van digitale werkruimtes voor het delen van voortgangsrapportages en relevante documenten met de subsidieverstrekker.

Eisen aan de adviseur
Voor deze opdracht stellen wij de volgende eisen aan de adviseur:
Is beschikbaar tot en met juni 2029.
Heeft aantoonbare ervaring met AMIF projecten en/of ESF subsidies.
Heeft ervaring met het inrichten van digitale werkruimtes zodat voortgangsrapportages online gedeeld kunnen worden met de subsidieverstrekker.
Heeft ervaring met de persoonlijke begeleiding van controles door het ministerie.
Heeft ervaring met het portaal “Uitvoering van Beleid” en met monitoring van het uitvoeringsproces volgens de HPA (Handleiding Projectadministratie).
Heeft ervaring met het inrichten van de projectadministratie binnen een gemeentelijke omgeving.

Vereisten / knock-outcriteria
Een aantoonbaar zelfgeschreven offerte en plan van aanpak, waarin de in te zetten specialismes en deskundigheden van het team ter inzage geverifieerd kunnen worden;
Gedurende de overeenkomst is de opdrachtnemer aansprakelijk tijdens de hele looptijd, inclusief de verlengingen, voor de kwaliteit van de inzet van het team;
Inschrijver levert een onderbouwing aan van de inzet en besteding van het beschikbare budget gedurende de looptijd van de opdracht. Uit deze onderbouwing blijkt minimaal de verdeling van het budget over de in te zetten specialismes/deskundigheden, de geraamde inzet per specialisme en de wijze waarop wordt geborgd dat de volledige opdracht binnen het beschikbare budget wordt uitgevoerd.
Aantoonbaar beschikbaar tot en met 1 juni 2029;
Aantoonbare werkervaring met AMIF-projecten en/of ESF-subsidies;
Aantoonbare werkervaring met het inrichten van digitale werkruimtes zodat voortgangsrapportages online gedeeld kunnen worden met de subsidieverstrekker.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)
Minimaal 3 jaar werkervaring met de persoonlijke begeleiding van controles door het ministerie (40 punten);
Aantoonbare werkervaring met het portaal “Uitvoering van Beleid” en met monitoring van het uitvoeringsproces volgens de HPA (Handleiding Projectadministratie) (30 punten);
Aantoonbare werkervaring met het inrichten van de projectadministratie binnen een gemeentelijke omgeving (30 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria (en competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties
Naast de ruime kennis en ervaring die je meeneemt vinden wij het volgende ook belangrijk. Je bent:
Analytisch;
Nauwkeurig en integer;
Omgevingsbewust;
Communicatief vaardig;
Planmatig en in staat zaken effectief te organiseren;
Klantgericht en adviesvaardig.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling offertes op knock-outcriteria Flextender beoordeelt de offertes op de onderbouwing van de uitvoeringsvoorwaarde (indien deze van toepassing is), de offerte-eisen en de knock-outcriteria die in de inhuuropdracht worden omschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen, worden niet verder beoordeeld.
Stap 2: Selectie van 5 offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegdFlextender beoordeelt de offertes van de kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria op de gunningscriteria in de inhuuropdracht. Voldoet een kandidaat aan het genoemde gunningscriterium, dan ontvangt deze het bijbehorende aantal punten.
De 5 kandidaten die het best scoren op de gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.
De opdrachtgever kan Flextender verzoeken inzage te geven in alle ontvangen offertes om zich ervan te verzekeren dat de 5 best scorende kandidaten daadwerkelijk zijn voorgelegd Wijkt de beoordeling van de opdrachtgever af van die van Flextender, dan is de beoordeling (en daarmee de selectie) van de opdrachtgever leidend.
Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprekDe opdrachtgever beoordeelt de 5 offertes van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:
Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste

De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.