Freelance BBO Specialist - Hero Interim Professionals opdracht in Apeldoorn

Duur: 12 maanden met optie tot verlengingen. Jouw opdracht in één zin: jij zorgt ervoor dat de papieren archieven van het ministerie Buitenlandse Zaken verantwoord en rechtmatig worden overgebracht naar het Nationaal Archief, voordat ze voor altijd worden vastgelegd voor de toekomst. Wat ga je doen?Als BBO-specialist ben jij de spil in het Besluit Beperkingen Openbaarheid (BBO)-proces van het ministerie. Je werkt binnen de geldende kaders en neemt alle bijbehorende taken voor je rekening:Je houdt het overzicht over al het blijvend te bewaren papieren archief dat nog niet is overgebracht, en je bewaakt in welke fase elke inventaris zich bevindt binnen het BBO-proces. Je werkt planmatig, met heldere oplevertermijnen.Een concreet onderdeel van je werk is het beoordelen van beperkingen op openbaarheid in de verschillende inventarissen. Daarvoor ga je ook fysiek op locatie bij RvIHH in Apeldoorn of Winschoten de archieven inzien. Je stelt vervolgens de duidingen vast en legt deze voor aan het Nationaal Archief. Het advies dat daarop volgt, bespreek je met het plaatsvervangend clusterhoofd IDI/IM, waarna je zo nodig de duidingenlijst bijstelt.Daarna stel je het formele Besluit Beperkingen Openbaarheid op en zorg je samen met Directie Juridische Zaken voor publicatie ervan. Tot slot stel je de Verklaring van Overbrenging (VVO) op en controleer je of RvIHH de archieven tijdig overdraagt aan het Nationaal Archief.De contextDe papieren archieven van vóór de invoering van digitale archivering bij BZ in 2013 zijn ondergebracht bij de Shared Service Organisatie Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH). RvIHH beheert deze archieven en bereidt ze voor op vernietiging of overbrenging naar het Nationaal Archief. Maar voordat die overdracht plaatsvindt, moet per deelarchief wettelijk worden vastgelegd welke delen niet openbaar toegankelijk mogen worden, en voor hoe lang die beperking geldt. Dat is precies waar jij een cruciale rol in speelt.Jij bent de schakel tussen het ministerie, RvIHH en het Nationaal Archief en draagt de volledige uitvoeringsverantwoordelijkheid voor dit proces.Jouw contactenJe onderhoudt in- en externe contacten binnen de archiefketen van het ministerie, stemt inhoudelijk af en adviseert ketenpartners en het eigen management. Met RvIHH en het Nationaal Archief stem je af over beslisdocumenten, openbaarheidsbeperkende maatregelen, verklaringen van vernietiging of overdracht en de praktische uitvoering daarvan. Intern wissel je informatie uit met medewerkers en lijnmanagement van BZ om werkprocessen op elkaar afgestemd te houden.VeiligheidsonderzoekVoor deze opdracht is een veiligheidsonderzoek vereist. Dit geldt specifiek voor het inhoudelijk beoordelen van archiefdocumenten, wat slechts een deel van de taken omvat. Vanwege de verwachte doorlooptijd van dit onderzoek kun je na inhuur al direct starten met de overige werkzaamheden. De taken waarvoor het veiligheidsonderzoek vereist is, voer je pas uit na een positieve uitkomst. HBO-opleiding in informatiemanagement of vergelijkbaarWens: Kennis van relevante wet- en regelgeving en in de organisatie geldende procedures rond informatie- en recordsmanagement en de vaardigheid in het toepassen daarvan.Wens: Inzicht in (organisatorische) samenhangen tussen het eigen werkterrein en de daarop van invloed zijnde werkprocessen. Wens: Vaardigheid in het opstellen van (deel)producten ten behoeve van het recordsmanagement.Wens: Vaardigheid in het geven van (operationeel) advies.Wens: Kennis van de ordenings- en ontsluitingsmethoden en –technieken, zoals selectielijsten en classificatieschema’s. Wens: Vaardigheid in het interpreteren van gegevens, leggen van verbanden, geven van advies en het opstellen van geaggregeerde overzichten en informatie.Wens: Kennis van digitale informatie- en archiveringssystemen. Wil je ons een open sollicitatie sturen? Voor iedereen die geen idee heeft wat Hero doet, maar dat wél graag wil weten, hebben wij een speciale website ontwikkeld waarbij wij onze dienstverlening simpel uitleggen: Hero for Dummies