Freelance Financieel adviseur Voer- en Vaartuigen opdracht

De opdracht is ten behoeve van de sector i.o. Voer- en Vaartuigen, onderdeel van de Dienst Facility Management van het Politiedienstencentrum (PDC). Voer- en Vaartuigen draagt landelijk zorg voor een passende, veilige en betrouwbare vloot, wagenpark en drones en aanverwante facilitaire dienstverlening voor de Nationale Politie. Voer- en Vaartuigen bestaat uit de teams Wagenparkbeheer (Rotterdam en Zwolle), Voertuigonderhoud (Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Eindhoven), Vaartuigonderhoud (landelijk) en Transport (Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Wijk bij Duurstede). Een groot deel van het onderhoud, schadeherstel en de op- en inbouw van en aan het wagenpark wordt uitbesteed aan leveranciers. Daarvoor zijn we opdrachtgever, proceseigenaar en budgethouder. En nemen deel met vakinhoudelijke kennis aan alle projectteams voor aanbestedingen. Om “in control” te zijn op de dienstverlening voeren we ook werkzaamheden uit als 2e lijns Servicedesk, contractmanagement, analyse & advies, prestatieverklaring, kwaliteitscontrole, managementinformatie en issuemanagement. Ook zijn we productowner van software en bouwen en beheren het voertuigportaal op het H.A.A.S platform. De sector Voer- en Vaartuigen zit in de voorbereiding van een aanstaande reorganisatie. In de positieve zin des woords. Het bedrijfsvoeringsplan bevindt zich nu in de eerste stap van de besluitvormingsfase. De “control community” van het PDC is ook in ontwikkeling. Het eindplaatje is nog “under construction”, maar de denkrichting is wel dat in de 2e lijn het business en financial control (nu aparte rollen) meer een integrale rolgaat worden. En daarnaast voor de 1e lijn de “business” (hier de sector Voer- en Vaartuigen) naast de budgetverantwoordelijkheid, meer dan nu zelf verantwoordelijk wordt voor het opstellen van de P&C producten. Waarmee de huidige (business) controller (werkzaam bij de dienst Financiën & Control van het PDC) ontlast wordt en meer in de bij haar functie passende “2e lijn” rol kan komen. Er zijn meer vraagstukken dan er nu capaciteit voor is. Gegeven de huidige workload en vooruit regerend op de genoemde ontwikkelingen willen we de komende 2 a 3 jaar via inhuur van expertise de rol van “1e lijns business controller” invullen.   Functieomschrijving De 1e lijns business controller heeft de regie en ondersteunt in de op te leveren P&C producten van de sector. Je analyseert, monitort en evalueert de voortgang van de business doelen van de sector. Aan de hand van vastgestelde kwaliteits-/ duurzaamheidindicatoren (die je mede zelf ontwikkelt), analyseer je de oorzaak van afwijkingen en adviseer je over bijsturing. Je bedenkt, organiseert, ondersteunt of begeleidt de implementatie van nieuwe kaders, werkwijzen, procedures, instrumenten, methoden en technieken en beleid, alsmede vastgestelde verbeteringen in de uitvoeringspraktijk. Dat doe je naar het MT, maar ook rechtstreeks aan teams, teamchefs of coördinatoren daarin. Werkzaamheden Allereerst heb je de regie over de P&C cyclus en de hieruit afgeleide op te stellen P&C producten. Deze maak je zelf, maar in afstemming met en met behulp van input van anderen. Je beantwoordt vragen daarover van het MT of de control community en zorgt dat je gaandeweg voldoende kennis opbouwt om vragen steeds meer zelf te kunnen beantwoorden. Je bevordert, in afstemming met de 2e lijns controller, gevraagd en ongevraagd de (financiële) hygiëne van de sector en adviseert over mogelijke verbeteringen. Je draagt zorg voor diverse rapportages, waaronder die over de interne bedrijfsvoering mede met behulp van operationele KPI’s. Wat de operationele KPI’s betreft is er nog veel te winnen qua definiëring ervan en het meetbaar maken. Ook beheer je (berekeningen voor) de bestaande verdeelsystematiek (TCO) die we hanteren voor voertuigen en berekent periodiek de nieuwe basisprijzen daarvan. Daarnaast heb je een belangrijke rol bij het uitbreiden van deze systematiek naar andere producten. En ben je de bron voor financiële berekeningen voor de business cases van aanbestedingen. Je bent ook de beheerder van de financiële kant van EV-prognoses (business case) en berekeningen rond de elektrificatie van het wagenpark. En rapporteert mede de realisatie ervan. Hoewel het zwaartepunt ligt bij het (financiële) reilen en zeilen van het wagenparkbeheer is het uitdrukkelijk de bedoeling dat je ook bijdraagt aan de operationele sturing. Dat doe je ook voor de andere teams van de sector. Bijvoorbeeld toetsen op de juistheid en volledigheid van de basisadministratie van vaartuigen, interne kosten van team transport en ondersteunt bij de implementatie van capaciteitsmanagement binnen de 4 teams. Verder willen we graag een uitbreiding van het aantal beschreven processen en spelen er steeds meer vraagstukken rond risicomanagement, Internal Control Framework (ICF) en Business Continuity (BCM) vraagstukken. Daarom wordt van jou ook gevraagd het aanjagen van het vastleggen van processen, risico’s en beheersmaatregelen. Daartoe coach je anderen, geeft voorbeelden en je bent vooraf helder over de “definition of done”. Je draagt daarmee bij aan de procesverbetering op diverse aan control gerelateerde zaken adhv ook een ICF en KPI’s. De kunst is dat vooral samen met de medewerkers van de teams te doen en hen te bewegen een deel van het vastleggen of minimaal het aanleveren te doen. Je hebt dus een rol in het bevorderen van de deskundigheid en vak volwassenheid van collega`s in de sector. Competenties Proactief, accuraat, zelfstartend, goede analyse en adviesvaardigheden. Kan uitstekende samenwerken. Kan adviseren op niveau sectorhoofd – Coachen – Klantgerichtheid – Maatschappelijke oriëntatie – Organisatiesensitiviteit – Overtuigingskracht – Organisatievermogen – Oordeelsvorming – Netwerkvaardigheid – Systeemdenken – Verandergerichtheid – Mondelinge- en schriftelijke