Opdrachtgever De gemeente Winterswijk telt bijna 29.000 inwoners. Het levendige centrum, het prachtige buitengebied en de vele voorzieningen maken Winterswijk tot een aantrekkelijke plaats om te wonen, werken en recreëren. Niet voor niets wordt Winterswijk wel de “parel van het oosten” genoemd. Bij de gemeente Winterswijk werken ongeveer 285 collega’s. De werksfeer is informeel en de verantwoordelijkheden liggen laag in de organisatie. Samen met onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners maken we Winterswijk elke dag een beetje mooier. In onze dienstverlening leggen we de lat hoog en gaan we voor een glimlach. Winterswijk… daar wil je werken! Opdracht Je opereert dicht op de burgemeester en zorgt ervoor dat zij zich kan richten op haar bestuurlijke en representatieve rol. Daarbij ligt het accent op regie op de agenda en kabinetszaken, waaronder de zorgvuldige voorbereiding van ceremoniële en representatieve taken. De opdracht Als interim bestuursondersteuner ben je de professionele rechterhand van de burgemeester. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt dat afspraken niet alleen goed gepland zijn, maar ook goed voorbereid worden. Je begrijpt dat een agenda van een burgemeester meer is dan een planning: belangen, prioriteiten, reistijd, voorbereiding en bestuurlijke of maatschappelijke context moeten bij elkaar komen. Agendabeheer vormt daarom een belangrijk zwaartepunt. Je beheert en coördineert de complexe agenda van de burgemeester, stelt prioriteiten en schakelt soepel wanneer omstandigheden veranderen. Je anticipeert op wat nodig is en zorgt ervoor dat de burgemeester weet waar zij moet zijn, wat er van haar wordt verwacht en wat zij nodig heeft om haar rol goed te vervullen. Complex agendabeheer, vooruitdenken en het organiseren van overleggen, werkbezoeken en representatieve activiteiten zijn expliciete onderdelen van de bestaande functie. Het tweede zwaartepunt is kabinetszaken en de voorbereiding van ceremoniële taken. Je organiseert en bereidt representatieve en protocollaire aangelegenheden zorgvuldig voor. Je zorgt dat inhoud, planning, protocol en praktische uitvoering op elkaar aansluiten, zodat de burgemeester goed voorbereid haar ceremoniële en representatieve taken kan vervullen. Wat ga je concreet doen? Regie voeren op en zorgvuldig beheren van de complexe agenda van de burgemeester; Prioriteren van afspraken en bewaken van een logische en werkbare planning; Vooruitkijken, knelpunten signaleren en anticiperen op wijzigingen; Voorbereiden en organiseren van werkbezoeken en representatieve activiteiten; Verzorgen en coördineren van kabinetszaken; Zorgen dat de burgemeester tijdig beschikt over de informatie en voorbereiding die zij voor afspraken en representatieve activiteiten nodig heeft; Afstemmen met interne en externe contacten rond afspraken en activiteiten; Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en bestuurlijk gevoelige informatie; Het uitwerken van lopende processen; Het opleveren van werkinstructies van de processen. Kort gezegd: we zoeken geen klassieke secretaresse, maar een stevige bestuursondersteuner die regie voert, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat de burgemeester op het juiste moment, op de juiste plek en goed voorbereid haar rol kan vervullen. De opdracht bestaat uit Een betrouwbare, voorpelbare en professioneel georganiseerde ondersteuning van de burgemeester; Het uitwerken van de processen voor een optimale ondersteuning van de burgemeester; Het uitwerken van de processen voor de taken vanuit Kabinetszaken; Het uitwerken van werkbare werkinstructie voor werkzaamheden die horen bij de ondersteuning burgemeester en Kabinetszaken. Resultaat Na zes maanden staat er een betrouwbare, voorspelbare en professioneel georganiseerde ondersteuning van de burgemeester. De agenda is onder controle, afspraken zijn tijdig en zorgvuldig voorbereid en kabinetszaken en ceremoniële activiteiten verlopen zorgvuldig. De burgemeester kan erop vertrouwen dat er vooruit wordt gedacht, dat details kloppen en dat gevoelige zaken met de vereiste discretie worden behandeld. Na 6 maanden zijn de processen voor een optimale ondersteuning van de burgemeester uitgewerkt; Na 6 maanden zijn de processen voor de uitwerking van de taken die horen bij Kabinetszaken uitgewerkt en opgeleverd; Na 6 maandenzijn werkbare werkinstructies opgeleverd. Randvoorwaarden De interim bestuursondersteuner werkt zelfstandig, stemt indien nodig af met betrokkenen binnen het team/ opdrachtgever, en levert het eindproduct op zonder direct hiërarchische aansturing; Voor de juiste uitvoering is het wel van belang dat de interim bestuursondersteuner op locatie werkt. Dit zorgt voor een eindresultaat conform opdracht. Je werkt daar waar je het beste resultaat behaald. Aantoonbar bereid meerdere dagen per week op het gemeentekantoor aanwezig te zijn. Competenties Bestuurlijke en politieke sensitiviteit; Zeer integer, discreet en betrouwbaar; Zelfstandig, daadkrachtig en een proactieve werkhouding. De eisen Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo -4 niveau. Aantoonbare werkervaring op het gebied van complex agenda- en bestuurssecretarieel werk. Aantoonbare werkervaring met het gebruik van MS Teams, Outlook, Ibabs en zaaksystemen. Aantoonbare werkervaring met en/of affiniteit met een politiek-bestuurlijke omgeving. Direct na de gunning wordt een verklaring omtrent gedrag (VOG) aangevraagd, deze dient in het bezit te zijn van de medewerker en de opdrachtgever vóórdat de werkzaamheden kunnen aanvangen. De wensen Mimimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van complex agenda- en bestuurssecretarieel werk. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gebruik van MS Teams, Outlook, Ibabs en zaaksystemen. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met kabinetszaken en protocol. Selectiegesprekken vinden plaats op woensdagmiddag 25 november op het gemeentekantoor in Winterswijk.
Gemeente Winterswijk