Freelance Kwartiermaker Bestuurs- en Managementondersteuning (Secretariaat) / Coördinator opdracht

OpdrachtHet team bestuurs- en managementondersteuning (BMO) zorgt ervoor dat de agenda’s van onzeburgemeester, wethouders, directie en teammanagers gestructureerd, vlot en soepel verlopen en ontzorgen en ondersteunen daar waar nodig. Daarnaast organiseert het team de jaarlijks terugkerende evenementen voor onze inwoners en ondernemers, denk aan de 4 en 5 mei viering.  De teamleden hebben een grote mate van verantwoordelijkheid en werken hierin nauw samen met de organisatie. De dagen van het team zijn gevuld met complex agendabeheer en acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college, directieberaad en managementteams.  Het team BMO heeft de afgelopen periode diverse personele wisselingen gehad. Het team is daardoor tijdelijk onderbezet geweest waardoor is ingeleverd op kwaliteit van ondersteuning. Mede hierdoor zijn processen nog niet eenduidig en efficiënt ingericht, waardoor de werkzaamheden soms veel tijd kosten. Inmiddels is er een nieuw en enthousiast team en zijn we weer bijna volledig op sterkte. We zijn op zoek naar een kwartiermaker om het team BMO hierin te begeleiden en ontwikkelen naar een zelfstandig en vakvolwassen team. Daarbij help je als coördinerend medewerker mee met de werkzaamheden van het team, zoals agendabeheer en evenementen. De werkzaamheden worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met medewerkers van de gemeente Winterswijk. 1.       Een helder beeld van de knelpunten en de huidige situatie, gedragen door de betrokkenen. Hierbij maak je gebruik van het reeds vastgestelde plan van aanpak en eerste analyse. 2.       Je zorgt ervoor dat er na 4 maanden (projectduur) een nieuw werkmodel ligt inclusief teamplan, taken, heldere rolverdeling, (werk)processen en planning. 3.       De evenementenkalender en bijbehorende draaiboeken zijn opgeleverd en in het team geborgd. 4.       De nieuwe werkwijze functioneert in de praktijk waardoor er een professioneel, toekomstbestendig team Bestuurs- en Managementondersteuning staat met een heldere rolverdeling en robuuste werkprocessen. Elke maand ontvangen we honderden vacatures. Die publiceren we op onze website, maar we blijven niet achteroverleunen. Ons team gaat actief op zoek naar de juiste match. Misschien vind jij ons, of wij jou – hoe dan ook: we maken snel contact. Jij ziet een interessante opdracht of wij denken dat er een goed bij je past. We bellen om je beter te leren kennen en de opdracht door te nemen. Wat vind jij belangrijk? Wat zijn je ambities? We houden het persoonlijk én to the point. Zo verkennen we samen wat de juiste match voor je is en wat daarmee ook het beste voor de klant is. Past de opdracht bij jouw expertise? Top. We bespreken de voorwaarden, je gewenste salaris en hoe de opdracht eruitziet. Omdat het om overheidsvacatures gaat, kunnen de eisen complex zijn en het proces tijdrovend – maar daar helpen wij je soepel doorheen. Je levert een bijgewerkt cv, motivatie en eventuele referenties aan. Wij stellen de introductie samen, volledig afgestemd op de wensen van de opdrachtgever. Alles wat we bespreken komt daarin terug – eerlijk, transparant en geen verrassingen.