Freelance Kwartiermaker Contactcentrum opdracht

Over de opdracht

Als kwartiermaker ben je verantwoordelijk voor de zorgvuldige voorbereiding, coördinatie en invoering van een toekomstig Contactcentrum. Je brengt de verschillende voorbereidingsactiviteiten samen en voert regie op wat nodig is om de nieuwe organisatie operationeel te laten starten.

Wat ga je doen?

• Je voert regie op de bestuurlijke besluitvorming en het adviestraject met de BOR.
• Je bereidt de organisatorische inrichting van het Contactcentrum voor en coördineert deze.
• Je coördineert de personele overgang en de verdere uitwerking van formatie en functies.
• Je bereidt de huisvesting en gezamenlijke werkomgeving voor.
• Je stemt af over systemen, werkprocessen, werkinstructies en benodigde werkafspraken.
• Je coördineert de communicatie met medewerkers en betrokken organisaties.
• Je bewaakt samenhang, voortgang, risico’s en afhankelijkheden en signaleert en helpt knelpunten oplossen.
• Je zorgt voor een goede voorbereiding op de operationele start.
• Je begeleidt de overgang van de implementatiefase naar de reguliere aansturing door de nieuwe leidinggevende.

Jouw rol

Je werkt vanuit een duidelijke regie- en coördinatierol. Je verbindt mensen, inhoud en organisatie en organiseert de besluitvorming. Je neemt geen verantwoordelijkheden over van de lijn of van de toekomstige leidinggevende. De rollen van jou, de toekomstige leidinggevende en de huidige teamleiders blijven duidelijk van elkaar gescheiden.

Samenwerking en overdracht

Je werkt nauw samen met de huidige teamleiders, project- en werkgroepen, bedrijfsvoering, betrokken organisaties en de toekomstige leidinggevende van het Contactcentrum. Je zorgt voor een zorgvuldige overdracht, zodat de nieuwe leidinggevende de verantwoordelijkheid voor het Contactcentrum kan overnemen.

Eisen

• Minimaal een afgeronde HBO opleiding binnen (project) management,
  bedrijfskunde, bestuurkunde of organisatiekunde
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als kwartiermaker, project- of
  programmamanager bij complexe organisatieveranderingen of
  samenwerkingsverbanden in de publieke sector
• Minimaal 5 jaar werkervaring met bestuurlijke besluitvorming binnen
  gemeenten of gemeenschappelijke regelingen

Wensen

• Uit het curriculum vitae blijkt dat de aangeboden kandidaat
  aantoonbaar beschikt over: Ervaring met KCC / Contactcentra bij overheden:
  Meerjarige ervaring met het inrichten, fuseren of professionaliseren van

  telefonisch en digitaal). Voldoet volledig: > 3 jaar ervaring Voldoet
  deels: 1-3 jaar ervaring Voldoet niet:

• Uit het curriculum vitae blijkt dat de aangeboden kandidaat
  aantoonbaar beschikt over: Ervaring met de clustering van dienstverlening:
  Ervaring met het opzetten van een organisatiestructuur waarin direct
  klantcontact, beheer/kennismanagement en proces-/beleidsoptimalisatie nauw
  samenhangen. Voldoet volledig: > 3 jaar ervaring Voldoet deels: 1-3 jaar
  ervaring Voldoet niet:
• Uit het curriculum vitae blijkt dat de aangeboden kandidaat
  aantoonbaar beschikt over: Harmonisatie van processen en systemen:
  Aantoonbare ervaring met het harmoniseren van werkprocessen, zaaksystemen,
  telefonieplatformen en/of kennisbanken over meerdere organisaties heen.
  Voldoet volledig: > 3 jaar ervaring Voldoet deels: 1-3 jaar ervaring
  Voldoet niet:
• Uit het curriculum vitae blijkt dat de aangeboden kandidaat
  aantoonbaar beschikt over: Zorgvuldige overdracht en scheiding van rollen:
  Ervaring met het zuiver positioneren van de kwartiermakersrol (regie en
  proces) ten opzichte van zittende teamleiders en het zorgvuldig borgen van
  de overdracht naar een nieuwe, vaste leidinggevende. Voldoet volledig: > 3
  jaar ervaring Voldoet deels: 1-3 jaar ervaring Voldoet niet:

Competenties

• Kerncompetentie 1 Kerncompetentie : Verbindend
• Kerncompetentie 2 Kerncompetentie : Analytisch
• Kerncompetentie 3 Kerncompetentie : Politieke sensitiviteit
• Kerncompetentie 4 Kerncompetentie : De vaardigheid om complexe materie
  kort, bondig en 'to the point' op te schrijven, zonder belangrijke nuances
  te verliezen
• Kerncompetentie 5 Kerncompetentie : Organisatiesensitiviteit: Doorziet de
  formele en informele belangen en verhoudingen tussen de vier betrokken
  organisaties (Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht Bedrijfsvoering)
  en weet hier tactvol op in te spelen
• Kerncompetentie 6 Kerncompetentie: Leiden van veranderingen: Geeft richting
  aan het transitietraject, weet draagvlak te behouden bij medewerkers en
  leidinggevenden, en kan omgaan met weerstand bij het loslaten van oude
  lokale werkwijzen
• Kerncompetentie 7 Kerncompetentie: Plannen & organiseren: Bewaakt strak de
  mijlpalen, afhankelijkheden en risico's om te zorgen dat organisatie,
  systemen, formatie en huisvesting tijdig gereed zijn voor de livegang in Q3
  2027