Freelance Managementondersteuner opdracht

Rijkswaterstaat (RWS) Als projectondersteuner land je binnen het cluster Bediening en Besturing Vaarwegobjecten Brabantse Kanalen in RWS-ZN. De focus ligt bij team Brabantse Kanalen op de uitvoering van het project Tilburg 3.0 (TB3). Doelstelling Het project TB3 omvat de vervanging en renovatie (VenR) en het vast onderhoud van (alle) Elektrotechnische-, Industriële Automatiserings- en Werktuigbouwkundige installaties van de beweegbare en vaste objecten (bruggen/sluizen/gemalen/waterreguleringswerken) in de Noord-Brabantse en Midden Limburgse Kanalen ten behoeve van de waterhuishouding en scheepvaart. Ook de VenR en het onderhoud van de bediencentrale in Tilburg behoort tot de opgave. Momenteel zit het project in de realisatie en het project loopt tot eind 2032. Functieomschrijving De focus van de functie is een centrale ondersteunende rol in het projectteam. De projectondersteuner is de spin in het web en staat met name het IPM-team bij en ook de rest van het team. Het notuleren van overleggen en het inplannen van complexe agenda-afspraken is een wezenlijk onderdeel van de rol. Het verzorgen van uitgaande post via de centrale mailbox en het archiveren ervan, het archiveren van inkomende post van de opdrachtnemer en daarna het uitzetten bij teamleden is ook een van de belangrijke onderdelen van de rol. Ervaring in de RWS-organisatie PPO is een grote pré, evenals bekendheid met systemen als Relatics (GRIP) en eDocs/Hummingbird. Het betreft een opdracht van 24–28 uur per week, bij voorkeur gespreid over de week. Dinsdag en woensdag zijn vaste projectdagen waarbij fysieke aanwezigheid op de projectlocatie in Tilburg wordt verwacht. Op de overige dagen bestaat de mogelijkheid om (deels) vanuit huis te werken. In de toekomst kunnen de uren uitgebreid worden wanneer er meer projecttaken vanuit de uitvoering toegewezen worden aan het team. Resultaten Je ondersteunt het team en de projectsecretaris bij dagelijkse zaken als inplannen overleggen, bijwonen en notuleren vergaderingen waarbij scherpte aanbrengen met duidelijke agenda, notuleren incl. bijhouden acties en besluitenlijsten en najagen van acties bij de teamleden Je ondersteunt de projectsecretaris op het gebied van planning en voortgang en signaleert hierbij risico’s en weet deze proactief te delen met de projectsecretaris en het team zodat men hierop kan anticiperen Je ondersteunt de projectsecretaris bij de organisatorische taken (organiseren van PSU (project start up) / PFU (project follow up), organiseren van veiligheidsbijeenkomsten/-rondes, diverse team-/afdelingsuitjes) Je verzorgt de inkomende en uitgaande post en archiveert de documenten in het document managementsysteem (DMS). Je werkt samen met de adviseur informatiemanagement om het DMS op orde te houden Je werkt nauw samen in teamverband en bent spin in het web en geweten van het project Je zoekt actief de verbinding en samenwerking met de projectondersteuner van het Cluster BBV Maas en valt in indien nodig tijdens de vakantie en/of ziekte. BBV Maas werkt op locatie Den Bosch of Roermond. Verder zoek je ook de verbinding en samenwerking met andere organisatieonderdelen die noodzakelijk zijn voor het behalen van resultaten, denk hierbij aan de beheerder, en andere projectteams met raakvlakken Verzorgen van kaarten en of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte Bijhouden projectspecifieke documenten, waaronder vakantieplanning en organogram Team Als projectondersteuner land je binnen het cluster Bediening en Besturing Vaarwegobjecten Brabantse Kanalen in RWS-ZN. De focus ligt bij team Brabantse Kanalen op de uitvoering van het project Tilburg 3.0 (TB3). Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar kennis van en werkervaring met inhoudelijke taken en werkzaamheden op het gebied van documentatie en archivering. Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een mbo-opleiding op niveau 4. Kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met het notuleren van (project)overleggen Je bent communicatief vaardig Je bent klantgericht Je bent betrokken Je bent samenwerkingsgericht Je bent zorgvuldig/accuraat Je bent proactief Je bent discreet Wensen Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met werken in MS Office, GRIP en eDocs / Hummingbird. Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek). Mate waarin de kandidaat beschikt over kennis en ervaring met de RWS werkwijze