Freelance Projectleider Moderne Werkplek opdracht

Projectleider Moderne Werkplek

De opdracht

Je coördineert de implementatie en gebruikersbegeleiding bij de uitrol van de Moderne Werkplek. Je zorgt voor een soepele overgang naar de nieuwe digitale werkomgeving door medewerkers goed voor te bereiden, duidelijke communicatie te organiseren en gebruikerservaringen structureel op te halen en op te volgen.

Je verbindt de gebruikersorganisatie met de technische projectorganisatie, Systeembeheer, Functioneel Beheer en de Servicedesk. Je richt je op praktische uitvoering, afstemming en het bewaken van afspraken en verbeteracties.

Wat ga je doen?

Implementatie en projectcoördinatie

• Een praktisch implementatie- en begeleidingsplan per domein opstellen en uitvoeren.
• Communicatie en begeleidingsactiviteiten afstemmen op de technische migratieplanning.
• De voorbereiding, ingebruikname en nazorg coördineren.
• Afstemmen met leidinggevenden, keyusers, de projectorganisatie en betrokken ICT-teams.
• Planning, voortgang, afhankelijkheden en risico’s bewaken.

Gebruikerscommunicatie en begeleiding

• Gebruikerscommunicatie, instructies, keyuserbegeleiding en ondersteuning organiseren en coördineren.
• Waar passend zelf uitleg en demonstraties verzorgen.
• Aanvullende trainingen en floorwalking afstemmen met de verantwoordelijke teams.
• Ondersteuningsbehoeften binnen de verschillende domeinen signaleren.
• Zorgen voor duidelijke communicatie vóór, tijdens en na de migratie.

Gebruikerservaring en verbeteringen

• Ervaringen, signalen en knelpunten ophalen bij medewerkers en keyusers.
• De impact en prioriteit van signalen bespreken met gebruikers en betrokken beheerteams.
• Verbeterpunten registreren en prioriteren.
• Acties beleggen bij de verantwoordelijke teams binnen Systeembeheer, Functioneel Beheer en de Servicedesk.
• De voortgang bewaken en terugkoppeling geven aan de gebruikersorganisatie.
• Structurele verbeterkansen in de inrichting en ondersteuning van de Moderne Werkplek signaleren.

Afstemming en overdracht naar beheer

• De verbinding onderhouden tussen de projectorganisatie en de reguliere beheerorganisatie.
• Functionele en technische aandachtspunten die voortkomen uit de implementatie afstemmen.
• De overdracht bewaken van openstaande acties, gebruikersinformatie en relevante documentatie.
• Bijdragen aan een structurele werkwijze voor het verzamelen en opvolgen van gebruikersfeedback.

Resultaten

• Implementatie- en begeleidingsplan: een praktisch plan per domein met doelgroepen, communicatie, keyusers, ondersteuningsbehoeften en aansluiting op de technische migratieplanning.
• Begeleidingsactiviteiten: aantoonbaar georganiseerde communicatie, instructies en ondersteuning rondom de ingebruikname.
• Feedback- en verbeterregister: een actueel overzicht van gebruikerssignalen, knelpunten en verbeteracties, met prioriteiten, verantwoordelijke teams, eigenaren en status.
• Voortgangsrapportages: periodiek inzicht in de implementatievoortgang, gebruikerservaringen, risico’s en opvolging van verbeterpunten.
• Evaluatie van gebruikerservaring: waar passend een meting van de gebruikerstevredenheid op basis van een vooraf afgesproken meetwijze en uitgangssituatie.
• Overdracht naar beheer: een overdraagbare werkwijze voor het structureel verzamelen, beoordelen en opvolgen van gebruikersfeedback binnen de reguliere beheerorganisatie.

Verantwoordelijkheden en afbakening

Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van de implementatiebegeleiding, gebruikerscommunicatie en opvolging van gebruikerssignalen. De technische uitvoering van migraties, het oplossen van incidenten en het realiseren van functionele of technische wijzigingen blijven de verantwoordelijkheid van de betreffende ICT-teams. Je bewaakt de onderlinge afstemming, voortgang en terugkoppeling en escaleert waar nodig.