Freelance Secretaresse opdracht

Een volle agenda, een ingewikkelde planning of een bijeenkomst met bestuurders uit de regio: jij brengt overzicht en zorgt dat het geregeld wordt. Krijg je energie van organiseren en werk je graag samen met collega’s die op je kunnen rekenen? Dan maken we bij Metropoolregio Eindhoven graag kennis met je. Jij zorgt dat het soepel loopt Samen met twee collega’s vorm je het secretariaat binnen ons bedrijfsbureau. Jullie ondersteunen zeven managers en organiseren bijeenkomsten voor onze vijf programma’s. Daarbij heb je regelmatig contact met collega’s, samenwerkingspartners en wethouders uit de regio. Je kijkt vooruit, denkt mee en ziet wat er nodig is. Verandert een agenda op het laatste moment? Jij stelt prioriteiten en zoekt een praktische oplossing. Zo ben jij een vertrouwd aanspreekpunt en breng je rust en structuur in een omgeving waar veel gebeurt.

Dit ga je doen
• Je beheert agenda’s en zorgt dat afspraken goed op elkaar aansluiten.
• Je organiseert interne en externe overleggen en bijeenkomsten, vaak met bestuurders uit de regio.
• Je stemt met collega’s en externe contacten af over afspraken en bijeenkomsten.
• Je regelt vergaderruimtes, faciliteiten en de praktische voorbereiding.
• Je bewaakt afspraken, actiepunten en deadlines en trekt tijdig aan de bel als dat nodig is.
• Je verwerkt uitgaande correspondentie en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling.
• Je beantwoordt het centrale telefoonnummer en helpt bezoekers en bellers verder.
• Je publiceert berichten, stelt planningen op en zorgt dat stukken goed worden gearchiveerd.

Dit breng jij mee
Je vindt het fijn om anderen te ondersteunen en neemt uit jezelf werk uit handen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en mensen. Ook bij wisselende prioriteiten of onverwachte situaties houd je overzicht en blijf je rustig, vriendelijk en duidelijk. Daarnaast:
• kun je goed organiseren, prioriteiten stellen en praktische oplossingen bedenken;
• leg je gemakkelijk contact, van collega tot bestuurder;
• werk je nauwkeurig en beheers je de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk;
• ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie;
• heb je goede kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel, en maak je nieuwe systemen snel eigen;
• heb je vaak aan een half woord genoeg en vraag je door als iets onduidelijk is;
• heb je een relevante mbo-opleiding en ervaring in een vergelijkbare functie.

Werken aan een regio die vooruitgaat
Bij Metropoolregio Eindhoven werken we aan vraagstukken die ertoe doen voor de inwoners van Zuidoost-Brabant. Denk aan voldoende woningen, bereikbaarheid, energie, economie en het landelijk gebied. Dat doen we samen met de 21 gemeenten in onze regio. Onze organisatie bestaat uit vier teams. Regionale Opgaven werkt aan de gezamenlijke koers en samenwerking. Het Realisatiebedrijf helpt om plannen daadelijk uit te voeren. Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) bewaart de geschiedenis van de regio en maakt archieven toegankelijk. Het bedrijfsbureau ondersteunt de hele organisatie met onder meer financiën, P&O, facilitaire zaken, informatievoorziening en het secretariaat. Jouw bijdrage is daarin direct merkbaar: doordat jij de ondersteuning goed organiseert, kunnen collega’s verder met hun werk voor de regio.

Dit bieden we jou
Je werkt in een klein team, met korte lijnen en dicht bij bestuur en politiek. Er is ruimte om mee te denken, initiatief te nemen en je werk goed te organiseren. Samen leren, onderzoeken en resultaten boeken vinden we belangrijk.

De eisen
Je beheert agenda’s en zorgt dat afspraken goed op elkaar aansluiten
Je organiseert interne en externe overleggen en bijeenkomsten, vaak met bestuurders uit de regio.
Je stemt met collega’s en externe contacten af over afspraken en bijeenkomsten.
Je regelt vergaderruimtes, faciliteiten en de praktische voorbereiding.
Je bewaakt afspraken, actiepunten en deadlines en trekt tijdig aan de bel als dat nodig is.
Je verwerkt uitgaande correspondentie en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling.
Je beantwoordt het centrale telefoonnummer en helpt bezoekers en bellers verder.
Je publiceert berichten, stelt planningen op en zorgt dat stukken goed worden gearchiveerd.