Freelance Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid opdracht

Als Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid ben je de organisatorische en PMO-spil binnen het programma Bestaanszekerheid. Je ondersteunt de programmaregisseur bij de dagelijkse programmabeheersing, prioritering, voorbereiding van besluitvorming en het bewaken van samenhang tussen de verschillende projecten en actielijnen. Je zorgt vooral dat planning, afspraken, acties, besluiten, documentstromen en projectinterne inhuurprocessen goed georganiseerd en opvolgbaar zijn, en dat voortgangs- en capaciteitsinformatie wordt geanalyseerd en geduid ten behoeve van sturing en besluitvorming. De rol is nadrukkelijk zwaarder dan een generieke PMO-rol, maar neemt geen financiële projectcontrol en geen programmabrede communicatie-, marketing- of eventcoördinatie over. De zwaarte zit in het inrichten en bewaken van de PMO-werkwijze, het coördineren van het programmasecretariaat, het ondersteunen van projectleiders bij procesmatige projectbeheersing, het analyseren van voortgangs- en capaciteitsinformatie en het adviseren over prioritering en procesverbetering, het rolvast samenwerken met de facilitaire projectlijn, het coördineren van de projectgebonden communicatie en bijeenkomsten binnen Keten Derdenbeslag / BBIB en het organiseren van projectinterne HR- en inhuurprocessen. Je valt rechtstreeks onder de programmaregisseur en fungeert als diens rechterhand: je houdt overzicht, brengt structuur aan, signaleert knelpunten, bereidt besluitvorming voor en zorgt dat afspraken, acties en besluiten opvolging krijgen. Voor de dagelijkse coördinerende afstemming op PMO en de aansluiting op communicatie, marketing en events werk je samen met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid, die deze samenhang organiseert. De opdrachtprioriteiten, escalaties en beoordeling van resultaten lopen rechtstreeks via de programmaregisseur. Specifiek voor het project Keten Derdenbeslag / BBIB vervul je de PMO-rol binnen het project, in afstemming met de projectleider, de facilitair projectleider Bestaanszekerheid, projectcontrol en de programmaregisseur. Je ondersteunt de operationele projectbeheersing en bewaakt de overlegstructuur, planning, acties, besluiten, documentstromen, voortgangsafspraken, stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten. Daarnaast vervul je binnen dit project een coördinerende rol in de projectgebonden communicatie en stakeholderbenadering: je organiseert en bereidt leveranciersbijeenkomsten, ketenoverleggen en personeelsbijeenkomsten voor, stelt met communicatieadviseurs een communicatie- en bijeenkomstenkalender op en schrijft mee aan nieuwsbrieven, webteksten, uitnodigingen en terugkoppelingen. Deze coördinatie is uitdrukkelijk projectgebonden: de programmabrede communicatie-, marketing- en eventcoördinatie binnen Vereniging van Nederlandse Gemeenten 4/11 Bestaanszekerheid blijft belegd bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en communicatie, met wie je hierop nauw afstemt. Je coördineert het programmasecretariaat en zorgt voor een eenduidige werkwijze rond planning, voortgangsbewaking, capaciteits- en inzetoverzichten, actie- en besluitenlijsten, documentstructuur en procesmatige voorbereiding van stukken. Dit doe je in nauwe afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid voor de dagelijkse PMO-samenhang en met projectcontrol waar financiële onderdelen aan de orde zijn. Daarnaast voer je projectinterne HR- en inhuurcoördinerende werkzaamheden uit. Daarbij gaat het onder meer om het voorbereiden en afstemmen van inhuurprofielen, het opvragen en beoordelen van offertes op volledigheid, afstemming met inkoop en het projectenbureau, het bewaken van contracttermijnen, onboarding en offboarding van tijdelijke krachten, en het bijhouden van het capaciteits- en bezettingsoverzicht binnen het programma. Formele HR-besluiten, werkgeversverantwoordelijkheden, personele beoordelingen en verzuimbegeleiding blijven belegd bij de daarvoor verantwoordelijke lijnorganisatie of werkgever. De rol van de Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid is projectintern, coördinerend, voorbereidend, analyserend, adviserend en signalerend. De opdracht vraagt om iemand die structuur kan brengen in een dynamische programmaomgeving, bestuurlijk en organisatorisch sensitief is, vertrouwelijk kan omgaan met personele, contractuele en programma-informatie en praktisch organiseert wat nodig is om het programma goed te laten functioneren. Kern van de rol Senior PMO- en programmasecretariaatsrol als rechterhand van de programmaregisseur, met focus op planning, voortgang, proceskwaliteit, bemensing, acties, besluiten, afhankelijkheden, analyse van voortgangsinformatie en overdraagbare dossiervorming. De rol valt rechtstreeks onder de programmaregisseur. Voor de dagelijkse PMO-samenhang en de aansluiting op communicatie, marketing en events werkt de rol in coördinerende afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid. Specifiek voor Keten Derdenbeslag / BBIB is de kandidaat PMO-aanspreekpunt voor planning, overlegstructuur, acties, besluiten, documentstromen, stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten, en coördineert de kandidaat de projectgebonden communicatie en bijeenkomsten (leveranciers-, keten- en personeelsbijeenkomsten). Financiële control en begrotingsbewaking en de programmabrede communicatie-, marketing- en eventcoördinatie worden niet door deze rol overgenomen; financiële raakvlakken worden in samenspraak met projectcontrol opgepakt en de programmabrede communicatiesamenhang blijft belegd bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 5/11 Opstellen, implementeren en bewaken van een praktisch handboek PMO / programmasecretariaat, inclusief afspraken over planning, voortgangsbewaking, actie- en besluitenlijsten, rapportageproces, documentstructuur, communicatieafstemming en escalatie. Functioneel coördineren van de werkwijze van het programmasecretariaat en de projectondersteuning binnen Bestaanszekerheid, in rolvaste afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid. Fungeren als organisatorische rechterhand van de programmaregisseur: voorbereiden van verleggen, bewaken van prioriteiten, signaleren van knelpunten, voorbereiden van besluitvorming en bewaken van opvolging. Opzetten en onderhouden van integrale voortgangsoverzichten, inclusief planning, mijlpalen, acties, besluiten, risico’s, afhankelijkheden en capaciteit; financiële signalen worden in samenspraak met projectcontrol en programmaregisseur opgepakt en niet zelfstandig financieel beoordeeld. Verzamelen, toetsen, ordenen, analyseren en duiden van gegevens voor voortgangsoverzichten, beslisnotities en rapportageprocessen; bewaken van juistheid, volledigheid, consistentie en pvolgbaarheid, en vertalen van bevindingen naar concrete verbetervoorstellen. Financiële managementinformatie en sturingsinformatie vallen buiten deze rol en worden waar nodig in samenspraak met projectcontrol betrokken. Procesmatig voorbereiden en coördineren van MT-stukken, opdrachtgeverstukken, voortgangsnotities en interne beslisnotities, in nauwe afstemming met projectleiders, strategisch adviseurs en projectcontrol waar financiële onderdelen aan de orde zijn. Voorbereiden en actualiseren van capaciteits-, contract- en inzetoverzichten voor het programma, in afstemming met programmaregisseur, projectleiders, HR, inkoop en projectenbureau; waar financiële of begrotingsinformatie raakt aan deze overzichten gebeurt dit in samenspraak met projectcontrol. Beheren van relevante administraties, databestanden, capaciteits- en contractoverzichten en zorgen dat deze actueel, toegankelijk en overdraagbaar zijn. Inrichten en beheren van een overzichtelijke document-, mappen- en besluitvormingsstructuur. Vastleggen, analyseren en verbeteren van processen rond voortgangsbewaking, rapportagevoorbereiding, besluitvorming, dossiervorming en overdraagbaarheid. Afstemmen met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid over raakvlakken tussen PMO en communicatie-, marketing- en eventactiviteiten; de inhoudelijke coördinatie van communicatie, marketing en events ligt bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en communicatie. PMO-rol Keten Derdenbeslag / BBIB Optreden als PMO-aanspreekpunt voor het project Keten Derdenbeslag / BBIB: beheren van projectkalender, overlegstructuur, actie- en besluitenlijsten, documentstromen, voortgangsafspraken, stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten. Ondersteunen van de projectleider Keten Derdenbeslag / BBIB bij de operationele projectbeheersing en afstemming met ketenpartners, IV/ICT, implementatie, projectcontrol, de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en de programmaregisseur, zonder inhoudelijke projectverantwoordelijkheid, programmabrede communicatiecoördinatie of financiële control ver te nemen, echter wel ondersteunend hierop; de projectgebonden communicatie en bijeenkomsten binnen dit project coördineer je wél. Organiseren en inhoudelijk voorbereiden van projectgebonden leveranciersbijeenkomsten, ketenoverleggen, personeelsbijeenkomsten en projectleidersoverleggen binnen Keten Vereniging van Nederlandse Gemeenten 6/11 Derdenbeslag / BBIB, inclusief agendaopbouw, stukkenvoorbereiding, verslaglegging en pvolging van acties en besluiten. Opstellen en bewaken van een projectgebonden communicatie- en bijeenkomstenkalender voor Keten Derdenbeslag / BBIB en meeschrijven aan of redigeren van nieuwsbrieven, webteksten, uitnodigingen en terugkoppelingen, in nauwe samenwerking met communicatieadviseurs en in afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid; de programmabrede communicatiecoördinatie blijft daar belegd. Analyseren van voortgangsrapportages, capaciteitsinformatie, knelpunten en afhankelijkheden binnen Keten Derdenbeslag / BBIB en op basis daarvan adviseren over aanpak, prioritering en procesverbeteringen. Signaleren van knelpunten in planning, capaciteit, proceskwaliteit, besluitvorming of samenwerking en doen van verbetervoorstellen, inclusief onderzoek naar passende plossingsrichtingen. Eventuele financiële signalen worden doorgeleid naar programmaregisseur en projectcontrol. Ondersteunen van projectinterne HR- en inhuurprocessen, waaronder capaciteitsplanning, nboarding en offboarding, contracttermijnen, offerte-uitvragen, afstemming met inkoop, HR en projectenbureau, en het opstellen of aanscherpen van inhuurprofielen. Bewaken dat inhuurprofielen en offerte-uitvragen inhoudelijk scherp, consistent en passend zijn bij de geldende inkoop- en DBA-kaders. Optreden als eerste aanspreekpunt voor de PMO-werkwijze richting projectleiders, projectondersteuners en ondersteunende diensten, in afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en zonder formele lijnverantwoordelijkheid over te nemen. Bijdragen aan een goede samenwerking met opdrachtgevers, interne stakeholders, projectleiders, strategisch adviseurs, ondersteunende diensten en externe partners. Bewaken dat werkprocessen uitvoerbaar, transparant en overdraagbaar zijn en aansluiten bij interne kaders, waaronder inkoop-, HR-, privacy-, informatiebeveiligings- en verantwoordingsprocessen. Dit ben jij Over onderstaande eisen Aantoonbaarheid kan blijken uit het weergeven van de behaalde opleidingen, werkervaring of referentieprojecten in ingediend cv Minimaal afgeronde HBO opleiding en werk-denk niveau Vereniging van Nederlandse Gemeenten 8/11 Minimaal 5 jaar werkervaring in de rol van projectensecretaris in projecten rond informatievoorziening Kandidaat heeft minimaal in 3 verschillende projecten gewerkt waarin minimaal 10 projectleden werkzaam waren Minimaal 3 jaar werkervaring in het programmatisch werken in omgevingen waar de doelen onder druk staan of (op onderdelen) wijzigen als gevolg van externe ontwikkelingen of voortschrijdend inzicht; bijvoorbeeld wijzigingen in op te leveren producten, of (grote) wijzigingen als gevolg van planningsissues Minimaal 3 jaar werkervaring binnen het gemeentelijk veld Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met frequent (2 keer per jaar) organiseren van evenementen met meer dan 75 personen vanuit verschillende organisaties Dennis Hordijk Recruitment Consultant Elke maand ontvangen we honderden vacatures. Die publiceren we op onze website, maar we blijven niet achteroverleunen. Ons team gaat actief op zoek naar de juiste match. Misschien vind jij ons, of wij jou – hoe dan ook: we maken snel contact. Jij ziet een interessante opdracht of wij denken dat er een goed bij je past. We bellen om je beter te leren kennen en de opdracht door te nemen. Wat vind jij belangrijk? Wat zijn je ambities? We houden het persoonlijk én to the point. Zo verkennen we samen wat de juiste match voor je is en wat daarmee ook het beste voor de klant is. Past de opdracht bij jouw expertise? Top. We bespreken de voorwaarden, je gewenste salaris en hoe de opdracht eruitziet. Omdat het om overheidsvacatures gaat, kunnen de eisen complex zijn en het proces tijdrovend – maar daar helpen wij je soepel doorheen. Je levert een bijgewerkt cv, motivatie en eventuele referenties aan. Wij stellen de introductie samen, volledig afgestemd op de wensen van de opdrachtgever. Alles wat we bespreken komt daarin terug – eerlijk, transparant en geen verrassingen. Overheidsprocessen kunnen soms traag zijn. Wij geven je vooraf een realistische tijdlijn en houden je tussendoor op de hoogte. Geen radiostilte, maar duidelijke updates.