Freelance Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen) opdracht

Functieomschrijving
Als informatiespecialist draag je bij aan de functionele implementatie van CALS. Je analyseert, werkt uit, documenteert en toetst informatiebeheerprocessen en de bijbehorende functionele inrichting. Daarbij help je documenten en dossiers duurzaam te beheren, archiveren en toegankelijk te houden gedurende hun levenscyclus.
Er zijn twee profielen: junior en medior. De werkzaamheden verschillen in zelfstandigheid, inhoudelijke verantwoordelijkheid en complexiteit.
Werkzaamheden
Informatiebeheerprocessen analyseren, beschrijven en vertalen naar functionele eisen.
Metadata, classificaties, documenttypen en dossierstructuren uitwerken en toetsen.
Regels en scenario’s uitwerken voor archivering, bewaring, selectie en vernietiging.
Functionele inrichtingseisen, gebruikersscenario’s en integraties voor CALS en gekoppelde applicaties uitwerken.
Functionele testen voorbereiden, uitvoeren en beoordelen, en bevindingen vastleggen en opvolgen.
Bijdragen aan migratievoorbereiding en controles uitvoeren op metadata en informatiekwaliteit.
Functionele documentatie en werkinstructies opstellen en bijhouden.

Junior informatiespecialist
Als junior werk je binnen vastgestelde kaders en onder inhoudelijke begeleiding van ervaren specialisten. Je richt je vooral op het inventariseren, uitwerken, documenteren en controleren van informatiebeheerprocessen, metadata, functionaliteit en testresultaten.
Procesbeschrijvingen, functionele eisen en procesafspraken vastleggen.
Metadata, classificaties, documenttypen en dossierstructuren uitwerken en controleren.
Lifecycleprocessen, bewaartermijnen en gebruikersscenario’s documenteren.
Functionele specificaties, gebruikersscenario’s en inrichtingsafspraken documenteren.
Testen uitvoeren en resultaten en bevindingen vastleggen.
Metadata-mappings controleren, kwaliteitscontroles uitvoeren en afwijkingen vastleggen.
Functionele documentatie en werkinstructies bijhouden en ondersteunen bij de overdracht naar functioneel beheer.

Medior informatiespecialist
Als medior analyseer je informatiebeheerprocessen zelfstandig en vertaal je deze naar functionele eisen en inrichtingsvoorstellen. Je toetst en begeleidt onderdelen van de CALS-implementatie, signaleert knelpunten en afhankelijkheden, adviseert over oplossingen en stemt complexe vraagstukken af met verantwoordelijke specialisten.
Processen vertalen naar functionele specificaties, user stories en toetsbare acceptatiecriteria.
Metadata, classificaties, documenttypen en dossierstructuren specificeren en toetsen aan de vastgestelde informatiebeheerkaders.
Functionele regels en scenario’s voor archivering, bewaring, selectie en vernietiging uitwerken en toetsen.
Functionele inrichtingseisen en gebruikersscenario’s voor CALS en gekoppelde applicaties analyseren en specificeren.
Testen opstellen, uitvoeren en beoordelen, bevindingen analyseren en adviseren over aanpassingen en acceptatie.
Functionele migratie-eisen en kwaliteitscriteria uitwerken, metadata-mappings valideren en migratieresultaten beoordelen.
Functionele documentatie, inrichtingskeuzes en beheerinformatie opstellen en bijhouden, en de overdracht naar functioneel beheer ondersteunen.

Resultaten
Actuele procesbeschrijvingen, functionele specificaties en procesafspraken.
Uitgewerkte en gevalideerde metadata, classificaties en dossierstructuren.
Beschreven en toetsbare lifecycleprocessen en scenario’s.
Vastgelegde functionele inrichtings- en integratiespecificaties.
Testresultaten, bevindingen en waar relevant verbetervoorstellen en adviezen.
Gecontroleerde metadata-mappings en vastgelegde resultaten van kwaliteitscontroles en migraties.
Functionele documentatie, werkinstructies en beheerinformatie.

Samenwerking
Je werkt nauw samen met informatiebeheer, functioneel beheer en architectuur.

Eisen
Let op, in het invulformulier kwaliteit dient Inschrijver een duo aan te bieden bestaande uit een junior en een medior. In dit formulier wordt helder welke kandidaat voor welke functie wordt voorgesteld.

Junior functie
Minimaal een aantoonbaar behaald hbo-diploma
Minimaal één (1) jaar aantoonbare werkervaring met informatiebeheer, documentmanagement, records management en Data Gedreven werken
Minimaal een (1) jaar aantoonbare werkervaring met functionele inrichting en implementatie van informatiesystemen, waaronder het beschrijven van processen functionele eisen en gebruikersscenario’s
Minimaal één (1) jaar aantoonbare werkervaring met informatiemigratie, metadata, classificatie en kwaliteitscontrole.

Medior functie
Minimaal een aantoonbaar behaald hbo-diploma
Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring als informatiespecialist, adviseur informatiebeheer of in een vergelijkbare functie binnen een overheidsorganisatie
Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring met implementatie- of doorontwikkelingstraject van een DMS/RMA of vergelijkbare informatiebeheervoorziening waaronder het analyseren en uitwerken van functionele eisen, metadata en informatiebeheerprocessen
Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring binnen een migratieproject met werkzaamheden op het vlak van metadata-mapping, gegevens kwaliteit, classificatie en migratiecontroles.

Inschrijvingseisen (vorm)
DOS-2026-0005143. In het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld.

U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.

Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH de nummers 11 en 12.
Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan:
Proces (61 + 62 + 63)

Competenties
Analytisch vermogen
Stakeholdermanagement