Freelance Commissiesecretaris regio Zuid-Holland opdracht

Voor een opdrachtgever in de regio Zuid-Holland zoeken wij een ervaren Commissiesecretaris voor een tijdelijke opdracht. De rol betreft het overnemen van werkzaamheden van commissiesecretarissen, met name gericht op het goed laten verlopen van administratieve en organisatorische processen rondom commissievergaderingen. De werkzaamheden worden gecombineerd op locatie en vanuit huis uitgevoerd. De exacte startdatum is in overleg, maar de inzet is zo spoedig mogelijk en duurt minimaal acht weken, naar verwachting tot eind november/medio december. De voorkeur gaat uit naar een inzet van 32 tot 36 uur per week, maar minder uren zijn in overleg mogelijk. De werkzaamheden vinden zowel overdag als in de avond plaats, waarbij commissievergaderingen grotendeels vooraf gepland zijn maar extra avondbijeenkomsten met enige regelmaat voorkomen. De werktijden zijn daardoor niet altijd standaard van 9.00 tot 17.00 uur en vragen enige flexibiliteit. Taken omvatten onder andere het afhandelen van de stukkenstroom van binnenkomst tot publicatie, het publiceren van agenda's, het voorbereiden en administratief nabewerken van commissievergaderingen (waaronder toezeggingen- en besluitenlijsten), het verwerken van documenten in verschillende digitale systemen, ondersteuning bij monitorlijsten van moties, toezeggingen en schriftelijke vragen, organisatie rondom commissievergaderingen, het te woord staan en begeleiden van burgers die willen inspreken, praktische voorbereidingen rondom vergaderingen en het archiveren van vergaderstukken. Ervaring binnen een griffie is een eis. Daarnaast moet je digitaal vaardig zijn, omdat je veel administratieve handelingen uitvoert en met verschillende, gekoppelde systemen werkt. De werkomgeving is dynamisch en politiek gevoelig, waarbij nauwkeurigheid, flexibiliteit, overzicht, politiek-bestuurlijke sensitiviteit, integriteit en goed kunnen samenwerken belangrijk zijn.