Freelance Informatieanalist opdracht

Organisatie Uw veiligheid, Ons werk Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s van risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio. Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen. Om hieraan een bijdrage te leveren, is de afdeling Informatiemanagement en ICT op zoek naar een tijdelijke collega:

Opdracht De Veiligheidsregio Utrecht (VRU) bereidt de vervanging van haar huidige VTH-oplossing RX Mission voor. Voor een beheerste overgang naar een nieuwe informatievoorziening is inzicht nodig in de aanwezige informatie, de kwaliteit daarvan en de noodzakelijke maatregelen op het gebied van dataverbetering en informatiebeheer. De VRU zoekt een informatieanalist die de bestaande situatie onderzoekt en een onderbouwd advies opstelt over de omgang met de informatie in RX Mission. De centrale vragen zijn: welke informatie is aanwezig, welke informatie is nodig voor de toekomstige werkzaamheden, wat is een passende migratiestrategie, welke verbeteringen zijn nodig voor de transitie naar informatie gestuurd werken en voor uitvoering van de vereiste record management activiteiten? De opdracht omvat 10 jaar historie aan zaken, objecten, locaties, activiteiten, correspondentiegegevens, relatie- en contactgegevens en de daarbij behorende informatie in gestructureerde en ongestructureerde vorm.

Werkzaamheden De informatieanalist:
Inventariseert de inhoud en structuur van RX Mission, waaronder informatiecategorieën, aantallen, volumes, ouderdom, statussen, metadata en onderlinge relaties. Brengt tevens relevante gekoppelde opslaglocaties en afhankelijkheden in beeld.
Onderzoekt de datakwaliteit op volledigheid, consistentie, uniciteit, geldigheid en referentiële integriteit. Beoordeelt de inhoudelijke juistheid en actualiteit samen met inhoudelijk specialisten en verantwoordelijken.
Onderzoekt samen met informatiebeheer welke informatie voor bewaring of vernietiging in aanmerking komt, op basis van de toepasselijke selectielijst, bewaartermijnen en eventuele uitzonderingen.
Brengt knelpunten in het informatiebeheer in kaart, waaronder onvolledige dossiers, duplicaten, ontbrekende metadata voor archivering
Haalt bij de gebruiksorganisatie op welke historische informatie nodig is voor de uitvoering van toekomstige werkzaamheden en hoe deze beschikbaar moet blijven.
Werkt verschillende migratiescenario’s uit. Hieronder vallen selectieve migratie, bredere migratie en starten met een schone operationele omgeving, waarbij historische informatie beschikbaar en beheersbaar blijft.
Adviseert per informatiecategorie over de bestemming en de benodigde voorbereiding: migreren, opschonen, verrijken, transformeren, elders bewaren of voor vernietiging voordragen.
Stelt in afstemming met de projectmanager een actieplan op, met prioriteiten, verantwoordelijkheden, afhankelijkheden, benodigde capaciteit en een indicatieve planning.
Vertaalt de bevindingen naar randvoorwaarden en specificaties voor de latere migratie en naar controles waarmee volledigheid, samenhang en bruikbaarheid kunnen worden vastgesteld.

Op te leveren resultaten
Resultaat
Inhoud
1. Broninventarisatie
Een overzicht van de aanwezige informatie, volumes, structuren, relaties, herkomst en relevante afhankelijkheden.
2. Datakwaliteits- en informatiebeheerrapportage
Bevindingen per informatiecategorie, gekwantificeerde afwijkingen waar mogelijk, risico’s en gevolgen voor migratie en beheer. De rapportage vermeldt gebruikte onderzoeksmethoden, steekproeven en beperkingen.
3. Selectie- en bestemmingsmatrix
Per informatiecategorie een voorstel voor migreren, elders bewaren of vernietigen, met onderbouwing, benodigde bewerkingen en nog te nemen besluiten.
4. Scenario- en besluitvormingsadvies
Een vergelijking van realistische migratie scenario’s op bruikbaarheid, duurzame toegankelijkheid, risico’s, inspanning, kostenindicatie en afhankelijkheden, inclusief voorkeursadvies.
5. Opschonings- en voorbereidingsplan
Concrete acties voor herstel, verrijking, selectie en voorbereiding van archivering of vernietiging, inclusief eigenaarschap, prioriteit en capaciteitsraming.
6. Overdrachtsdossier voor de migratiefase
Vastgelegde uitgangspunten, selectieregels, kwaliteitscontroles, openstaande vragen en eisen aan de uitvoering van de migratie door de migratiepartij en de nieuwe leverancier van de VTH-applicatie. De resultaten worden in bewerkbare vorm opgeleverd. Bevindingen en adviezen moeten herleidbaar zijn tot de onderzochte brongegevens. Aannames, onzekerheden en beslispunten worden expliciet vastgelegd.

Samenwerking en verantwoordelijkheden
De informatieanalist werkt onder aansturing van de projectmanager en stemt inhoudelijk af met team DIA (data, informatie en analyse), informatiebeheer, functioneel beheer, de betrokken proceseigenaren, vakspecialisten en beschikbare technische dataspecialisten. Waar nodig wordt de huidige leverancier betrokken bij het verkrijgen en interpreteren van brongegevens. De informatieanalist bereidt in samenwerking en op basis van de analyseresultaten keuzes voor. Besluiten over migratiescope, vernietiging van informatie en inzet van medewerkers worden genomen door de daarvoor verantwoordelijke functionarissen binnen de VRU. Informatiebeheer adviseert over de toepassing van record management activiteiten.

Afbakening
De opdracht betreft analyse, advisering en voorbereiding. De daadwerkelijke opschoning, vernietiging, archivering en technische migratie vallen buiten deze opdracht. De analyse start vanuit de huidige informatie en is niet afhankelijk van een reeds gekozen nieuwe oplossing. Definitieve veldmapping en technische importspecificaties worden later uitgewerkt.