Opdrachtomschrijving
De gemeente Winterswijk zoekt een ervaren interim bestuursondersteuner die de burgemeester gedurende een periode van zes maanden professioneel en zelfstandig ondersteunt. De opdracht is voor 32-36 uur per week, met de mogelijkheid tot verlenging met nog eens zes maanden.
Je opereert dicht op de burgemeester en zorgt ervoor dat zij zich kan richten op haar bestuurlijke en representatieve rol. Daarbij ligt het accent op regie op de agenda en kabinetszaken, waaronder de zorgvuldige voorbereiding van ceremoniële en representatieve taken.
De opdracht
Als interim bestuursondersteuner ben je de professionele rechterhand van de burgemeester. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt dat afspraken niet alleen goed gepland zijn, maar ook goed voorbereid worden. Je begrijpt dat een agenda van een burgemeester meer is dan een planning: belangen, prioriteiten, reistijd, voorbereiding en bestuurlijke of maatschappelijke context moeten bij elkaar komen.
Agendabeheer vormt daarom een belangrijk zwaartepunt. Je beheert en coördineert de complexe agenda van de burgemeester, stelt prioriteiten en schakelt soepel wanneer omstandigheden veranderen. Je anticipeert op wat nodig is en zorgt ervoor dat de burgemeester weet waar zij moet zijn, wat er van haar wordt verwacht en wat zij nodig heeft om haar rol goed te vervullen. Complex agendabeheer, vooruitdenken en het organiseren van overleggen, werkbezoeken en representatieve activiteiten zijn expliciete onderdelen van de bestaande functie.
Het tweede zwaartepunt is kabinetszaken en de voorbereiding van ceremoniële taken. Je organiseert en bereidt representatieve en protocollaire aangelegenheden zorgvuldig voor. Je zorgt dat inhoud, planning, protocol en praktische uitvoering op elkaar aansluiten, zodat de burgemeester goed voorbereid haar ceremoniële en representatieve taken kan vervullen.
Wat ga je concreet doen?
- Regie voeren op en zorgvuldig beheren van de complexe agenda van de burgemeester;
- Prioriteren van afspraken en bewaken van een logische en werkbare planning;
- Vooruitkijken, knelpunten signaleren en anticiperen op wijzigingen;
- Voorbereiden en organiseren van werkbezoeken en representatieve activiteiten;
- Verzorgen en coördineren van kabinetszaken;
- Zorgen dat de burgemeester tijdig beschikt over de informatie en voorbereiding die zij voor afspraken en representatieve activiteiten nodig heeft;
- Afstemmen met interne en externe contacten rond afspraken en activiteiten;
- Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en bestuurlijk gevoelige informatie;
- Het uitwerken van lopende processen;
- Het opleveren van werkinstructies van de processen.
Kort gezegd: we zoeken geen klassieke secretaresse, maar een stevige bestuursondersteuner die regie voert, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat de burgemeester op het juiste moment, op de juiste plek en goed voorbereid haar rol kan vervullen.
De opdracht bestaat uit
- Een betrouwbare, voorpelbare en professioneel georganiseerde ondersteuning van de burgemeester;
- Het uitwerken van de processen voor een optimale ondersteuning van de burgemeester;
- Het uitwerken van de processen voor de taken vanuit Kabinetszaken;
- Het uitwerken van werkbare werkinstructie voor werkzaamheden die horen bij de ondersteuning burgemeester en Kabinetszaken.
Resultaat
Na zes maanden staat er een betrouwbare, voorspelbare en professioneel georganiseerde ondersteuning van de burgemeester. De agenda is onder controle, afspraken zijn tijdig en zorgvuldig voorbereid en kabinetszaken en ceremoniële activiteiten verlopen zorgvuldig. De burgemeester kan erop vertrouwen dat er vooruit wordt gedacht, dat details kloppen en dat gevoelige zaken met de vereiste discretie worden behandeld.
- Na 6 maanden zijn de processen voor een optimale ondersteuning van de burgemeester uitgewerkt;
- Na 6 maanden zijn de processen voor de uitwerking van de taken die horen bij Kabinetszaken uitgewerkt en opgeleverd;
- Na 6 maandenzijn werkbare werkinstructies opgeleverd.
Randvoorwaarden
- De interim bestuursondersteuner werkt zelfstandig, stemt indien nodig af met betrokkenen binnen het team/ opdrachtgever, en levert het eindproduct op zonder direct hiërarchische aansturing;
- Voor de juiste uitvoering is het wel van belang dat de interim bestuursondersteuner op locatie werkt. Dit zorgt voor een eindresultaat conform opdracht.
- Je werkt daar waar je het beste resultaat behaald.
6 maanden - 32-36 uur per week - 0,89-1 fte
Wij zijn een ambitieuze organisatie: in onze dienstverlening leggen we de lat hoog en gaan we voor een glimlach. Dat doen we samen! We zijn open, eerlijk en transparant naar elkaar en willen het beste uit onszelf en elkaar halen. Werkgeluk vinden wij heel belangrijk. Daarom hebben we diverse opleiding- en ontwikkelmogelijkheden en een mooi vitaliteitsprogramma. De werksfeer is informeel en de verantwoordelijkheden liggen laag in de organisatie. Samen met onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners maken we Winterswijk elke dag een beetje mooier. Binnen de gemeente Winterswijk werken we samen met 275 medewerkers dienstverlenend, professioneel en resultaatgericht. Op www.winterswijk.nl vind je onze actuele organisatievisie.