Freelance Ondersteuner Sociaal Domein opdracht

Gemeente Leidschendam-Voorburg Ter versterking van de organisatie zoeken wij een zelfstandige en proactieve ondersteuner die zorgt voor een efficiënte organisatie, goede communicatie en administratieve ondersteuning van de samenwerking. Als Ondersteuner TSD ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatorische en administratieve ondersteuning van de samenwerking. Je bewaakt processen, zorgt voor een goede informatievoorziening en ondersteunt de voorzitter en betrokken medewerkers bij uiteenlopende werkzaamheden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen en draagt actief bij aan een professionele en efficiënte werkwijze. Mailbox & Informatie Beheren van de centrale mailbox van TSD Verwerken, registreren en doorzetten van inkomende berichten Bewaken van opvolging en afhandeling van acties Prestatiedoelen 95% van de e-mails wordt binnen één werkdag verwerkt Geen openstaande urgente berichten ouder dan twee werkdagen Actielijst wordt wekelijks bijgewerkt Vergaderorganisatie Inplannen, voorbereiden en coördineren van vergaderingen Reserveren van vergaderruimtes en digitale vergaderfaciliteiten Bewaken van agenda's en planning Prestatiedoelen: Vergaderverzoeken worden binnen drie werkdagen ingepland Jaarplanning is minimaal drie maanden vooruit inzichtelijk Minder dan 5% van de vergaderingen hoeft te worden verplaatst vanwege organisatorische fouten Agenda & Documenten Opstellen en verspreiden van agenda's Verzenden van vergaderstukken en relevante informatie Beheren van documentatie binnen Teams Opstellen van besluiten- en actielijsten Vastleggen van afspraken en verantwoordelijkheden Prestatiedoelen: Agenda's en stukken worden minimaal vijf werkdagen voorafgaand aan een vergadering verzonden Teams-omgeving is actueel en volledig Geen documenten ouder dan één maand die nog niet zijn verwerkt of gearchiveerd Opschoning en actualiseren teams-omgeving Conceptverslagen worden binnen vijf werkdagen na een vergadering verspreid Actielijsten zijn actueel en bevatten een eigenaar en einddatum voor iedere actie Contract & Dossiers Actualiseren en beheren van contractdocumenten in teams-omgeving Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden rondom contractmanagement Signaleren van ontbrekende of verouderde documenten Optimaliseren van teams-omgeving Prestatiedoelen: Contractregister is voor 100% actueel Nieuwe documenten worden binnen twee werkdagen verwerkt Ondersteuning Voorzitter Voorbereiden van bestuurlijke overleggen Adviseren over organisatorische vraagstukken Bewaken van afspraken en deadlines Assisteren bij beheer en content website TSD Prestatiedoelen: Bestuurlijke stukken zijn tijdig beschikbaar Deadlines worden voor minimaal 95% gehaald Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365 en Microsoft Teams Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende, administratieve of secretariële functie Competenties: Zelfstandig Analytisch Resultaatgericht Communicatief zowel mondeling als schriftelijk Proactief Digitaal vaardig. Op deze opdracht is het principe ‘Bring Your Own Device’ van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop (geen iPad); de werkplekken van de gemeente Leidschendam-Voorburg zijn voorzien van USB-C (Thunderbolt) docking beeldschermen Wensen Aantoonbare werkervaring met Microsoft Teams en documentbeheer Aantoonbare werkervaring met vergader-, agenda- en besluitvormingsprocessen 3 voorbeelden waaruit blijkt dat kandidaat zelfstandig, nauwkeurig en resultaatgericht werkt 3 voorbeelden waaruit blijkt dat kandidaat communicatief sterk is, zowel mondeling als schriftelijk Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke, bestuurlijke of publieke organisatie