Freelance Procesregisseur -CAD DMS opdracht

Functie-omschrijving Het project Een plek voor Ontwerp bereidt de aanbesteding voor van een nieuw CAD Dossier Management Systeem (CAD DMS) voor het fysieke domein van de gemeente Utrecht. Als onderdeel van deze voorbereiding moeten de huidige (AS-IS) en gewenste (TO-BE) ontwerp- en tekenprocessen worden uitgewerkt, zodat ontkoppelpunten, verbetermogelijkheden en randvoorwaarden voor de toekomstige inrichting expliciet worden vastgelegd. Het fysieke domein heeft de ambitie om als een geïntegreerde keten te werken. Dit vraagt om uniforme procesafspraken, duidelijke verantwoordelijkheden, heldere overdrachtsmomenten en een eenduidige inrichting van informatievoorziening. Het Proceshuis Fysiek Domein vormt hiervoor het fundament. Binnen dit proceshuis is de ambitie vastgelegd om objectgericht te werken volgens landelijke standaarden zoals NLCS en BIM, zodat ontwerp-, teken- en beheerinformatie gedurende de gehele levenscyclus van objecten consistent en herbruikbaar beschikbaar is. In een reeks workshops hebben vertegenwoordigers van Ruimte, Stadsbedrijven (SB), Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) en de Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU) de strategische architectuur en hoofdprocessen van het fysieke domein vastgesteld. Deze zijn inmiddels gemodelleerd in BizzDesign. De volgende stap is het uitwerken van de onderliggende deelprocessen en processtappen, met name binnen Stadsbedrijven en Stadsingenieurs, waar het grootste deel van de ontwerp- en tekenprocessen plaatsvindt. De uitwerking van deze processen levert de basis voor een toekomstbestendige inrichting van de ontwerp- en tekenketen en voor de aanbesteding, implementatie en het testen van het nieuwe CAD DMS. De procesmodellen bieden inzicht in verantwoordelijkheden, informatiestromen, overdrachtsmomenten en ontkoppelpunten en vormen tevens de basis voor het opstellen van testscenario's en testcases.

Opdrachtomschrijving De procesanalist levert een samenhangend en gevalideerd procesmodel van de huidige (AS-IS) en gewenste (TO-BE) teken- en ontwerpprocessen binnen het fysieke domein van de gemeente Utrecht. De focus ligt primair op Stadsbedrijven Stadsingenieurs, waar het merendeel van de ontwerp- en tekenactiviteiten nog moet worden beschreven. Daarnaast worden de ontkoppelpunten met Ruimte, VTH, Stadsbedrijven BOR en VGU beschreven. Het strategisch proceshuis en de hoofdprocessen zijn reeds vastgesteld en gemodelleerd in BizzDesign en vallen buiten de scope van deze opdracht. De opdracht richt zich op de uitwerking van de onderliggende proceslagen (deelprocessen en processtappen) binnen de relevante bedrijfsprocessen.

Het resultaat bestaat uit:
1. Gemodelleerde huidige situatie (AS-IS)
- Inventarisatie van huidige procesbeschrijvingen of werkinstructies binnen de scope van teken- en ontwerpprocessen.
- Uitwerking van relevante teken- en ontwerp-deelprocessen en processtappen en output conform BPMN in Bizzdesign.
- Vastlegging van rollen, verantwoordelijkheden, informatiestromen, procesresultaten en afhankelijkheden.
- Inzicht in overdrachtsmomenten en ontkoppelpunten tussen afdelingen, processen, systemen en data.

2. Verbeteranalyse.
- Analyse van knelpunten, risico's, inefficienties en doublures in de huidige werkwijze; Identificatie van verbeterpotentieel en randvoorwaarden voor de toekomstige inrichting van processen, systemen en informatievoorziening.

3. Gemodelleerde toekomstige situatie (TO-BE).
- Ontwikkeling van een toekomstbestendige procesinrichting voor ontwerp- en tekenprocessen in Bizzdesign.
- Verwerking van uniformerings- en standaardisatievoorstellen passend binnen de ambities voor objectgericht werken en de toepassing van standaarden zoals NLCS en BIM.
- Vastlegging van gewenste verantwoordelijkheden, ketenafspraken, informatiestromen en ontkoppelpunten.

4. Input voor de CAD DMS-aanbesteding en implementatie.
- Beschrijving van procesmatige randvoorwaarden en ontkoppelpunten.
- Opstellen van functionele proceseisen, scopeafbakening en implementatie-uitgangspunten voor het nieuwe CAD DMS.
- De gemodelleerde TO-BE-processen worden vertaald naar testcases ten behoeve van testmanagement, gebruikersacceptatie en implementatie van het CAD DMS.

Het eindresultaat biedt de gemeente Utrecht een gedragen en in BizzDesign vastgelegd beeld van zowel de huidige als de gewenste procesinrichting van teken- en ontwerpprocessen. Daarmee ontstaat een solide basis voor ketenbreed werken, standaardisatie, de aanbesteding en implementatie van het nieuwe CAD DMS.

Competenties
Analytisch sterk en beschikt over conceptueel denkvermogen
In staat om complexiteit terug te brengen tot heldere, begrijpelijke modellen
Sterk in structureren en ordenen van informatie
Communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling
Verbindend tussen techniek, proces en organisatie
Onafhankelijke en objectieve advieshouding
Politiek bestuurlijk sensitief en effectief in complexe stakeholderomgevingen

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn.

De eisen
HBO opleiding in de richting bedrijfseconomie of ICT
Senior verandermanagementervaring
Ruime ervaring met procesanalyse (AS IS / TO BE) binnen overheden of grote organisaties
Aantoonbare kennis van teken en ontwerp processen en CAD DMS implementaties
Senior ervaring met het modelleren van processen in BPMN en BizzDesign
Minimaal 5 jaar ervaring.
De kandidaat is in de afgelopen twee jaar niet bij de gemeente Utrecht in loondienst geweest.
De kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening inclusief de VOG.
De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract geldig is en ter controle kan worden overlegd.