Freelance Projectleider E-HRM (Youforce) opdracht

OrganisatieDe Regio Gooi en Vechtstreek is het samenwerkingsverband van Blaricum, Gooise Meren, Hilversum, Huizen, Laren, Eemnes en Wijdemeren. Wij bestaan uit de volgende organisatieonderdelen: Beleid en Bestuur, Maatschappelijke Dienstverlening, Inkoop en Contractbeheer, Gemeentelijke Gezondheidsdienst, Onderwijs en Werk, Grondstoffen en Afvalstoffendienst, Bedrijfsvoering en de Regionale Ambulancevoorziening. Er zijn ca. 500 medewerkers in dienst bij onze organisatie. Het team HR valt binnen Bedrijfsvoering (met Informatisering en Automatisering, Juridische Zaken, Financiën en Facilitaire Services). HR draagt bij aan het creëren van een omgeving waarin medewerkers vitaal en met plezier naar hun werk gaan, zich veilig en gewaardeerd voelen, hun talenten kunnen benutten, gestimuleerd en uitgedaagd worden en zich verbonden voelen met ons als organisatie. We zijn aanspreekpunt voor alle werknemers op het gebied van arbeidsvoorwaarden, de CAO SGO, onze personeelsregelingen en duurzame inzetbaarheid. HR heeft ook een adviestaak. We adviseren het management bij alle factoren die samenhangen met instroom, doorstroom en uitstroom van werknemers. Samen met het management en in overleg met de ondernemingsraad stellen we strategisch personeelsbeleid op, zodat we kunnen anticiperen op ontwikkelingen in de toekomst en ook op langere termijn kunnen bijdragen aan de continuïteit en het succes van de Regio als organisatie. OpdrachtOnze organisatie is op zoek naar een daadkrachtige projectleider met een sterk analytisch vermogen voor de doorontwikkeling en vernieuwing van onze HR-processen. Wij hebben onlangs de aanbesteding voor HR- en salarissoftware succesvol afgerond. Resultaat hiervan is dat wij Youforce blijven gebruiken als ons centrale platform.Onze organisatie heeft de afgelopen periode niet stilgestaan op met de doorontwikkeling van onze HR-processen. Maar hoewel we technisch “up-tot-date” zijn, benutten we de mogelijkheden van Youforce momenteel onvoldoende. We merken dat we in de dagelijkse praktijk nog veel terugvallen op maatwerk en arbeidsintensieve papieren- of e-mailprocessen. Mede daarom kiezen we bewust voor een doorontwikkeling naar Youforce 2.0, waarbij het vereenvoudigen van onze processen en het gebruik maken van de ‘best practices’ de uitgangspunten zijn.Het moet en kan dus slimmer en efficiënter. Het doel is een efficiënte HR-dienstverlening, waarbij medewerkers en leidinggevenden HR-taken (zoals verlof, declaraties, ziekmeldingen) digitaal via de Youforce App of Self Service applicatie kunnen afhandelen.Als projectleider E-HRM ben jij verantwoordelijk voor het vertalen van onze ambitie naar een concreet projectplan, en de uitvoering ervan, om te komen tot een verbeterde inrichting van onze HR-processen en Youforce. Jouw belangrijkste taak:Projectmanagement: Zorgdragen voor het realiseren van het project Youforce 2.0 door opstellen én actief leiden van een realistisch project, met oa. planning, risicomanagement, communicatie en rapportage over de voortgang.De opdracht voor doorontwikkeling van de HR-processen moet ten minste onderstaande eindproducten opleveren -            Een volledig en integraal projectplan waar zowel de Regio als de leverancier gebruik van kunnen maken -            Het opzetten en aansturen van een interne projectorganisatie -            Het opleveren van periodieke voortgangs-, en budgetrapportages  Resultaat: ·         De Regio wenst met de uitvoering van dit project in 2027 de HR-processen verregaand gedigitaliseerd en gestandaardiseerd op de systeem-standaarden te hebben ·         Mensen, processen, techniek en dataontsluiting zijn ingericht, geschoold en gebruiksklaar zijn ·         Oude processen en werkwijzen zijn uitgefaseerd. Randvoorwaarden: ·         De projectleider beweegt zich, met het vastgestelde projectplan als uitgangspunt, zelfstandig door de organisatie en heeft periodieke afstemming met de stuurgroep op inhoud en voortgang. ·         De projectleider is niet ingebed in de lijnorganisatie en vervangt geen medewerker. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, waarbij de opdrachtgever enkel het eindresultaat toetst.  Vereisten/knock-outcriteria1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau; 2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider;3. Aantoonbare werkervaring met het implementeren van HR-systemen en processen, benoem concrete referentie projecten in het CV;4. BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen mobiel. De opdrachtgever stelt een laptop beschikbaar. Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  5. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van HRM, Bedrijfskunde, Bedrijfskundige Informatica of Bestuurskunde (10 punten);6. Aantoonbare werkervaring met het implementeren van Youforce binnen een overheidsorganisatie (20 punten);7. Aantoonbare werkervaring als projectleider op het gebied van het implementeren van (digitale) HR processen, benoem hiervan duidelijke voorbeelden in het CV (30 punten);8. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider binnen een gemeente en/of overheidsinstelling en bekend met de CAO SGO, benoem duidelijk waar dit is opgedaan (35 punten).Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en competenties voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling. Competenties- Organisatiesensitiviteit: het vermogen om te begrijpen hoe de hazen lopen binnen een overheidsinstelling of gemeente. Toelichting: De projectleider moet aanvoelen wanneer een proceswijziging politiek of bestuurlijk gevoelig ligt, hoe de OR betrokken moet worden en welke impact veranderingen hebben op de verschillende lagen in de organisatie.- Overtuigingskracht en beïnvloedingsvaardigheid: Het vermogen om anderen te winnen voor een bepaald standpunt of een nieuwe werkwijze, juist wanneer er sprake is van ingesleten gewoontes ("we deden het altijd zo").Toelichting Omdat Youforce momenteel onvoldoende wordt benut, moet deze professional het management en de medewerkers écht overtuigen van de voordelen van digitale Self Service en de Youforce App.- Communicatieve Vaardigheid: Schakelen in taal en stijl: van strategisch niveau (presenteren aan directie/bestuurders) tot tactisch niveau (afstemmen met HR-adviseurs) en operationeel niveau (uitleg geven aan functioneel beheer en de werkvloer). En natuurlijk schakelen met de leverancier Youforce.Toelichting Dit sluit direct aan op de criterium rondom het betrekken van stakeholders. De projectleider moet complexe software-inrichting kunnen vertalen naar begrijpelijke, logische processtappen voor niet-IT'ers.- Analytisch Vermogen & Procesdenken: Het snel kunnen doorgronden van de huidige (suboptimale) HR-processen, het scheiden van hoofd- en bijzaken, en het herkennen van de exacte knelpunten in de huidige Youforce-inrichting. Toelichting: De professional moet het huidige 'maatwerk' durven afbreken en kunnen vertalen naar de efficiënte best practice standaarden van Youforce.- Resultaatgerichtheid & Daadkracht: Actief sturen op het behalen van de projectdoelstellingen en deadlines, en het durven nemen van beslissingen als het proces stagneert.Toelichting: Een optimalisatietraject kan verzanden in eindeloze discussies over uitzonderingsposities binnen de CAO. Er is iemand nodig die de vaart erin houdt en zorgt dat de nieuwe inrichting daadwerkelijk live gaat. Beoordeling Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria Flextender beoordeelt de CV’s op de knock-outcriteria die in de inhuuropdracht worden omschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. Stap 2: Selectie de 10 CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegdFlextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria op de gunningscriteria in de inhuuropdracht. Voldoet een kandidaat aan het genoemde gunningscriterium, dan ontvangt deze het bijbehorende aantal punten. De 10 kandidaten die het best scoren op de gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. Opdrachtgever kan Flextender verzoeken inzage te geven in alle CV’s die zijn ontvangen om zich zeker te stellen dat zij daadwerkelijk de best scorende kandidaten voorgelegd heeft gekregen. Wijkt de beoordeling van opdrachtgever af van die van Flextender, dan is de beoordeling (en daarmee de selectie) door opdrachtgever leidend. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprekDe opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria. -          Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. -          Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De [aantal (minimaal 2)] kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer. Stap 4: SelectiegesprekHet selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). Opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties. Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoren zal opdrachtgever één of meer van de opvolgende kandidaten (in stap 3 van de beoordeling) uitnodigen voor een gesprek. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het in de inhuuropdracht genoemde profiel (gunningscriteria en competenties). Alle overige kandidaten worden nader gemotiveerd geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. FunctieschaalDeze functie is ingedeeld in functieschaal 12. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden. Fee FlextenderFlextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.   Benodigd aantal professionals1. Offerte-eisenMaximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief én voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.  WerkdagenDe opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: ma t/m vrij PlanningDe gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op 29 juni 2026 tussen 13.00 en 17.00 uur. De gesprekken vinden plaats op Regiokantoor, Burgemeester de Bordesstraat 80 te Bussum. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op 26 juni 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. Overige informatie ·         De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. ·         Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. ·         Regio Gooi- en Vechtstreek faciliteert geen mobiele telefoon. Meer informatieVragen kunnen ingediend worden tot maandag 22 juni 2026, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 23 juni 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kun je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kun je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777. De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot donderdag 25 juni 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren. Reageer op deze opdracht Stel een vraag