Freelance Projectleider integratie financiele administraties en financiele systemen opdracht

Samen sterker!Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden. De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren. OpdrachtVanaf 1 januari 2026 zijn we al één ambtelijke organisatie. Dat betekent in 2026 vanuit een ambtelijke organisatie werken voor twee gemeenten en de bestuurlijke samenvoeging per 1 januari 2027 voorbereiden. Er wordt hard gewerkt om de ambtelijke samenvoeging te realiseren. Dat betekent ook in de komende maanden de samenvoeging/integratie van twee financiële administraties en twee financiële systemen tot één. De planning is dat de integratie medio november 2026 zover gereed is dat voorbereidende werkzaamheden voor 2027 vanaf dat moment kunnen plaatsvinden. De daadwerkelijke afronding van het project zal in het 2e kwartaal 2027 plaatsvinden. Als projectleider Integratie financiële administraties werk je onder het gezamenlijk (ambtelijk) opdrachtgeverschap van de teamleider Financiën en de teamleider Control. Je stuurt een aantal deelprojecten aan, zowel op het financieel inhoudelijke vlak van de integratie van twee financiële administraties als ook op het ICT vlak vanwege de samenvoeging tot één financieel systeem. Binnen de deelprojecten wordt nauw samengewerkt met o.m. de teams uit de lijn op het gebied van Financiën en Control. Daarnaast is deze integratie ook een belangrijke basis voor het opstellen van de geconsolideerde Programmabegroting 2027. Je hebt daarom intensieve afstemming met o.a. de coördinator van de Programmabegroting 2027. Je bent verantwoordelijk voor onder meer: Opstellen en bewaken van het projectplan Integratie financiële administraties en financiële systemen; Je werkt de inrichting van het project naar deelprojecten uit. Er wordt nu gedacht aan de volgende verdeling: Balans/investeringen; Budget verdeling – exploitatie, formatie en budgetten; Fiscaal, algemeen; Processen, juridisch, communicatie; Inrichting financieel systeem; Koppeling met andere applicaties. Aansturen van de verschillende deelprojecten om te komen tot realisatie van de integratie per medio november. Er zijn vanuit de inhoud deel projectleiders. Als projectleider ben je ook in staat om inhoudelijk te sturen en mede richting te geven op de verschillende deelprojecten; Verbinding in de organisatie met de verschillende lijnteams; Borgen van het project en de eventuele vervolg werkzaamheden Adviseur, aanspreekpunt en realiseren werkzaamheden rondom verschillende zich voordoende discussiepunten en voor de bestuurlijke advisering, waaronder de samenhang met de totstandkoming Programmabegroting 2027. De opdracht bestaat uit Harmonisatie financieel administratieve inrichting zoals rekeningstelsel, verdeling, samenvoegen budgetten (exploitatie / formatie), investeringen ICT (bijvoorbeeld de koppelingen met andere applicaties) en inrichting werkprocessen naar de nieuwe organisatie; Inrichting één financieel systeem;Waarborgen wettelijke vereisten, bijvoorbeeld bewaarplicht; Fiscale inrichting: BTW, vennootschapsbelasting (waarborgen Horizontaal Toezicht Belastingdienst 2025 en naar de toekomst toe); Draagvlak organiseren, informeren, meenemen organisatie werkwijze 2027. Resultaat De benodigde basis voor het opstellen van de programmabegroting 2027, zoals o.a. samenvoeging budgetten, investeringen en balans, is uiterlijk half september 2026 gereed. Medio november 2026 is de integratie van beide financiele administraties en de integratie van het financieel systeem zover afgerond dat de voorbereidende werkzaamheden 2027 voor de samengevoegde gemeente kunnen plaatsvinden. Uiterlijk medio december kan volledig gewerkt worden met de samengevoegde financiele administratie en is het financieel systeem volledig ingericht.   Borging conform bewaarplicht van de financiele administratie Wijdemeren is eind 2026 ingeregeld.    Eind 2026 is een overzicht gemaakt wat er in het 1e kwartaal 2027 nog gedaan moet worden en vindt overdracht plaats naar de teams Financien en Control. Gedurende de integratie en implementatie van dit project  heeft merkbaar de verbinding en samenwerking met relevante onderdelen van de organsiatie plaatsgevonden.  Randvoorwaarden De projectleider werkt zelfstandig, stemt indien nodig af met betrokkenen binnen het team/ opdrachtgever, en levert het eindproduct op zonder hiërarchische aansturing of zonder afhankelijkheid van het team. Vrijheid in de werkvorm, locatie en planning, mits het eindresultaat conform opdracht en tijdig wordt opgeleverd. De projectleider is niet ingebed in de lijnorganisatie en vervangt geen medewerker. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, waarbij de opdrachtgever enkel het eindresultaat toetst. Er vindt geen aansturing plaats op het proces, maar uitsluitend toetsing op de afgesproken resultaten.De opdrachtnemer bewaakt en organiseert zelf zijn/haar inzet, middelen en planning.  Vereisten/ knock-outcriteria te beoordelen door Flextender Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in een financieel en/of bestuurskundige richting; Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring binnen financiele functies bij gemeenten; Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als financieel manager bij gemeente; Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectmanager van complexe financiële projecten binnen gemeenten, benoem op een referentie projecten op een aparte pagina in het cv en onderbouw wat deze projecten complex maakte; Aantoonbare afgeronde cursus of opleiding op hbo niveau gericht op processen binnen gemeentelijke organisatie; Aantoonbare werkervaring als projectleider bij meerdere gemeenten voor de inrichting en optimalisatie van de financiële administratie en de inrichting van het financieel systeem. Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten) Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal wo bachelor niveau in een financieel en/of bestuurskundige richting; (10 punten) Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring binnen financiele functie bij een gemeente; (20 punten) Aantoonbare werkervaring als eindverantwoordelijk projectmanager met complexe financiële projecten, benoem minimaal 1 concreet referentieproject op een aparte pagina in het cv; (20 punten) Aantoonbare werkervaring met opstellen P&C producten en cycli, benoem hiervan concrete voorbeelden in het cv; (20 punten) Aantoonbaar begrip van bestuurlijke, juridische en organisatorische aspecten, onderbouwd in het cv; (5 punten) Aantoonbare werkervaring met waarbij de kwaliteit en stijl van eerder opgestelde bestuurlijke stukken/notities meegenomen worden; (20 punten) Aantoonbare werkervaring met met het maken van overtuigende en heldere schriftelijke presentaties van complexe informatie. (5 punten) Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.  Competenties Analytisch vermogen; Verbindend vermogen; Proactiviteit; Doel- en resultaatgerichtheid; Samenwerkingsgericht leiderschap en omgevingsbewustzijn; Onafhankelijkheid en stevigheid; Bestuurlijke sensitiviteit; Communicatieve vaardigheid (schriftelijk én mondeling). Beoordelingsprocedure Stap 1: Beoordeling offertes op knock-outcriteria Flextender beoordeelt de offertes op de onderbouwing van de uitvoeringsvoorwaarde (indien deze van toepassing is), de offerte-eisen en de knock-outcriteria die in de inhuuropdracht worden omschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen, worden niet verder beoordeeld. Stap 2: Selectie van 5 offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegdFlextender beoordeelt de offertes van de kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria op de gunningscriteria in de inhuuropdracht. Voldoet een kandidaat aan het genoemde gunningscriterium, dan ontvangt deze het bijbehorende aantal punten. De 5 kandidaten die het best scoren op de gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. De opdrachtgever kan Flextender verzoeken inzage te geven in alle ontvangen offertes om zich ervan te verzekeren dat de 5 best scorende kandidaten daadwerkelijk zijn voorgelegd Wijkt de beoordeling van de opdrachtgever af van die van Flextender, dan is de beoordeling (en daarmee de selectie) van de opdrachtgever leidend. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprekDe opdrachtgever beoordeelt de 5 offertes van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria: -          Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. -          Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling).De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer. Stap 4: SelectiegesprekHet selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties. Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort, zal de opdrachtgever één of meer van de opvolgende kandidaten (in stap 3 van de beoordeling) uitnodigen voor een gesprek. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het in de inhuuropdracht genoemde profiel (gunningscriteria en competenties). Alle overige kandidaten worden nader gemotiveerd geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. Na ommekomst van deze termijn heeft de kandidaat zijn rechten verwerkt om tegen gunning van de opdracht aan de uitgekozen kandidaat in rechte op te komen. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen, bijvoorbeeld als géén van de kandidaten voldoet aan de gestelde knock-outcriteria én competenties of als de behoefte van opdrachtgever is gewijzigd. FunctieschaalDeze functie is ingedeeld in functieschaal 13. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. Fee FlextenderFlextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.  Benodigd aantal professionals1 Offerte-eisenMaximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. *Indien er uitvoeringsvoorwaarde gehanteerd worden verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde. WerkdagenIs hybride werken mogelijk: jaDe opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg PlanningDe gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 5 augustus 2026, tussen 09:00 uur en 12:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 3 augustus 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. Overige informatie De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief. Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). Meer informatieVragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 28 juli 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 29 juli 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kan je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure mag je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777. De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 3 augustus 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kan je reageren. Reageer op deze opdracht Stel een vraag Opdrachtgever: Gemeente Hilversum