Freelance Secretaris opdracht

Als Secretaris werk je tijdelijk bij de gemeente Utrecht binnen de afdeling Bedrijfsvoering van de Ontwikkelorganisatie Ruimte. Je ondersteunt de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering en de voorbereiding op toekomstige centralisatie binnen deze organisatie. Je taken omvatten het organiseren en bewaken van managementoverleggen en afdelingsbrede overleggen, het monitoren van voortgang, acties, besluiten en afspraken, en het signaleren van knelpunten met tijdige opvolging. Daarnaast ondersteun je budgethouders bij budgetbewaking, urenverantwoording en financiële beheersing. Als matchingcoördinator alloceer je uren naar verschillende teams en medewerkers. Je verzamelt managementinformatie, stelt rapportages op, bewerkt en redigeert deze, en draagt bij aan het optimaliseren van bedrijfsvoeringsprocessen. Je bent centraal aanspreekpunt voor vragen over afdelingsbrede bedrijfsvoering en werkt nauw samen met het afdelingshoofd Ruimte, het PMO-hoofd, het managementteam, de strategisch adviseur, adviseurs en ondersteunende functies. De rol is op locatie in Utrecht en vereist minimaal 3 jaar relevante werkervaring op hbo-niveau met ervaring in managementondersteuning, bedrijfsvoeringsprocessen, financiële en administratieve processen. Wensen zijn ervaring met Excel, PowerPoint, SAP en Fortes Change Cloud (FCC).