Freelance Adviseur Digitaal Informatiebeheer en Implementatie opdracht

Organisatie Barneveld, een werkgever met een eigentijds, innovatief en dynamisch karakter en aantrekkelijke en ambitieuze projecten. Werken bij Barneveld betekent bijdragen aan een positieve klantbeleving van onze inwoners, ondernemers en partners. Samen met ruim 650 collega’s geef je betekenis aan onze ambitie ‘Blij met Barneveld’. Gemeente Barneveld werkt continu aan het verbeteren van haar informatievoorziening en informatiehuishouding. In de afgelopen jaren zijn diverse projecten en initiatieven gestart die bijdragen aan duurzaam, toekomstbestendig en rechtmatig informatiebeheer. Een aantal van deze trajecten bevindt zich in de voorbereidings- of implementatiefase en vraagt om aanvullende capaciteit om daadwerkelijk tot resultaten te komen. Om voortgang te realiseren zoekt Gemeente Barneveld een ervaren adviseur die zelfstandig projecten kan oppakken, structureren en realiseren binnen de kaders die reeds zijn vastgesteld. Opdracht De opdrachtnemer wordt ingehuurd vanwege specialistische kennis en ervaring op het gebied van digitaal informatiebeheer, implementatievraagstukken, informatievoorziening en veranderaanpakken. De opdracht heeft een tijdelijk en resultaatgericht karakter en richt zich op het afronden, voorbereiden en verder brengen van meerdere initiatieven op het gebied van informatiebeheer. Hierbij gaat het onder andere om: Implementatie van e-mailarchivering; Implementatie van Teams-archivering; Aanschaf en implementatie van een anonimiseringstool; Voorbereiding van de aanbesteding van een sjablonengenerator; Voorbereiding van de aanbesteding van een Enterprise Search-oplossing. De adviseur heeft binnen de opdracht de ruimte om, binnen de gestelde kaders, zelf prioriteiten aan te brengen en projecten te selecteren. Per project wordt gewerkt met een vooraf vastgesteld haalbaar resultaat op basis van de MOSCOW-methodiek. Doel van de opdracht is om uiterlijk eind 2026 minimaal drie initiatieven naar een afgesproken eindresultaat te brengen en een generiek adoptieraamwerk op te leveren waarmee toekomstige implementaties binnen de organisatie kunnen worden ondersteund. De opdrachtgever beoordeelt uitsluitend de opgeleverde resultaten. Werkzaamheden De adviseur houdt zich onder andere bezig met de volgende werkzaamheden: Vertalen van bestaande plannen naar concrete projectaanpakken; Uitwerken van technische oplossingsrichtingen voor nieuwe functionaliteiten; Coördineren van de realisatie van functionaliteiten in testomgevingen; Organiseren en begeleiden van testen; Afstemming met informatiebeheer, juridische zaken, concerncontrol, privacy, informatiebeveiliging en overige stakeholders; Opstellen van procedures voor implementatie, gebruik en beheer; Beschrijven van technische en organisatorische consequenties van nieuwe oplossingen; Uitwerken van use-cases voor nieuwe producten en voorzieningen; Inventariseren en vastleggen van functionele, technische en non-functionele requirements; Opstellen van een aanpak voor marktconsultaties en aanbestedingen; Adviseren over governance, planning en implementatiestrategieën; Ontwikkelen van een generiek adoptieraamwerk voor toekomstige implementaties. Resultaatverplichting Gedurende de opdracht worden minimaal de volgende resultaten opgeleverd. Resultaat 1 – Afronding implementatietrajecten Voor minimaal twee implementatieprojecten worden de volgende producten opgeleverd: Uitgewerkte technische aanpak; Gerealiseerde functionaliteit in een testomgeving; Uitgevoerde testscenario's; Afgestemde bevindingen met relevante stakeholders; Implementatie- en beheerprocedures. Resultaat 2 – Voorbereiding toekomstige voorzieningen Voor minimaal één nieuw aan te besteden voorziening worden opgeleverd: Uitgewerkte use-cases; Functionele requirements; Technische requirements; Non-functionele requirements; Advies over aanbestedings- of marktconsultatiestrategie; Globale planning voor vervolgstappen. Resultaat 3 – Generiek adoptieraamwerk Opleveren van een organisatiebreed inzetbaar adoptieraamwerk bestaande uit: Implementatieaanpak; Governance-structuur; Rollen en verantwoordelijkheden; Communicatielijnen; Planning en fasering; Uitgangspunten voor beheer en borging. Resultaat 4 – MOSCOW-gestuurde projectresultaten Voor minimaal drie geselecteerde projecten: Beschrijving van het beoogde resultaat volgens de MOSCOW-methodiek; Periodieke voortgangsrapportage; Oplevering van de overeengekomen projectresultaten. Vereisten / knock-outcriteria te beoordelen door Flextender Aantoonbare afgeronde opleiding op het gebied van informatiemanagement, bestuurskunde, bedrijfskunde, ICT of direct vergelijkbaar op minimaal hbo bachelor niveau; Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met implementatie- én verandertrajecten op het gebied van informatievoorziening en/of informatiebeheer. Licht dit duidelijk toe in het cv aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject; Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie; Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer, archivering en/of documentmanagement. Licht dit duidelijk toe in het cv aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject; Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement binnen complexe organisaties. Licht dit duidelijk toe in het cv aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject; Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken. Licht dit duidelijk toe in het cv aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject; Uiterlijk beschikbaar per 1 september 2026 voor 24 uur gedurende de gehele opdracht; Uurtarief maximaal € 125,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee Flextender. Selectiecriteria te beoordelen door Flextender (weging totaal 100 punten) Aantoonbare werkervaring met implementatieprojecten op het gebied van digitaal informatiebeheer, archivering en/of documentmanagement. Licht dit duidelijk toe in het cv aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (30 punten); Aantoonbare werkervaring met aanbestedingsvoorbereidingen, marktconsultaties en/of pakketselecties. Licht dit duidelijk toe in het cv aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (20 punten); Aantoonbare werkervaring met het opstellen van requirements, use-cases én procesbeschrijvingen. Licht dit duidelijk toe in het cv aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (20 punten); Aantoonbare werkervaring met governance-, adoptie- en/of implementatievraagstukken binnen overheidsorganisaties. Licht dit duidelijk toe in het cv aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (20 punten); Aantoonbare werkervaring met project- én programmamanagement binnen informatievoorzieningsprojecten. Licht dit duidelijk toe in het cv aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (10 punten). Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling. Competenties Resultaatgericht;  Analytisch sterk;  Organisatiesensitief;  Omgevingsbewust;  Zelfstandig;  Adviesvaardig;  Planmatig;  Verbindend;  Communicatief vaardig;  Overtuigingskracht. Benodigd aantal professionals1.   Beoordelingsprocedure Stap 1: Beoordeling offertes op knock-outcriteria Flextender beoordeelt de offertes op de onderbouwing van de uitvoeringsvoorwaarde (indien deze van toepassing is), de offerte-eisen en de knock-outcriteria die in de inhuuropdracht worden omschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen, worden niet verder beoordeeld. Stap 2: Selectie van offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegdFlextender beoordeelt de offertes van de kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria op de gunningscriteria in de inhuuropdracht. Voldoet een kandidaat aan het genoemde gunningscriterium, dan ontvangt deze het bijbehorende aantal punten. De kandidaten die het best scoren op de gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. De opdrachtgever kan Flextender verzoeken inzage te geven in alle ontvangen offertes om zich ervan te verzekeren dat de best scorende kandidaten daadwerkelijk zijn voorgelegd Wijkt de beoordeling van de opdrachtgever af van die van Flextender, dan is de beoordeling (en daarmee de selectie) van de opdrachtgever leidend. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprekDe opdrachtgever beoordeelt de offertes van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria: -          Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. -          Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling).De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer. Stap 4: SelectiegesprekHet selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties. Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort, zal de opdrachtgever één of meer van de opvolgende kandidaten (in stap 3 van de beoordeling) uitnodigen voor een gesprek. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het in de inhuuropdracht genoemde profiel (gunningscriteria en competenties). Alle overige kandidaten worden nader gemotiveerd geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. Na ommekomst van deze termijn heeft de kandidaat zijn rechten verwerkt om tegen gunning van de opdracht aan de uitgekozen kandidaat in rechte op te komen. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen, bijvoorbeeld als géén van de kandidaten voldoet aan de gestelde knock-outcriteria én competenties of als de behoefte van opdrachtgever is gewijzigd. FunctieschaalDeze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. Offerte-eisenMaximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. *Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling WerkdagenDe opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.Is hybride werken mogelijk: Ja. PlanningDe gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 17 augustus 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 14 augustus 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. Fee FlextenderFlextender brengt voor deze opdracht €1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.  Overige informatie De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). Meer informatieVragen kunnen ingediend worden tot donderdag 6 augustus 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 10 augustus 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kan je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure mag je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 11 augustus 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kan je reageren. Reageer op deze opdracht Stel een vraag