Freelance Bestuurs- en directiesecretaresse (m/v) opdracht

UitvoeringsvoorwaardeDe opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving. Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.De inschrijver dient bij inschrijving in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‑conform terzijde worden gelegd. Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.

Over de gemeente StadskanaalDe Gemeente Stadskanaal vervult een centrumfunctie voor haar omgeving. De vele bedrijven, winkels, zorgvoorzieningen en recreatiemogelijkheden maken het wonen, werken en recreëren aantrekkelijk. Stadskanaal heeft ongeveer 32.500 inwoners, verdeeld over verschillende kernen en dorpen. Deze zijn gelegen in een groene omgeving, het veenkoloniale kanaallandschap en het lichtglooiende Westerwoldse zandlandschap.
De ongeveer 320 betrokken medewerkers van de gemeente Stadskanaal geven gezicht aan de dienstverlening die wij dagelijks leveren. Om onze ambities te realiseren werken we samen met buurgemeenten, het bedrijfsleven en het maatschappelijk veld.
Team De gemeente Stadskanaal kenmerkt zich door een mentaliteit van lef, aanpakken en pionieren. Zo vinden we het belangrijk om de economie te verstevigen en meer banen te creëren. Wij werken hard aan het leefbaar en vitaal houden van onze dorpen en kernen. Wij gaan voor kwalitatief goede voorzieningen. Wij bieden ruimte aan creatieve denkers en doeners, nieuwe ontwikkelingen en wij gaan voor duurzame oplossingen. Deze ambitie willen wij samen met de 32.000 inwoners, ondernemers, instellingen en verenigingen oppakken. Zie jij hierin een uitdaging en wil jij op stimulerende wijze een bijdrage leveren? Dan zoeken wij jou!
Wat ga je doen?Voor een tijdelijke periode van zes maanden zoeken wij een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die direct inzetbaar is. Je kent het bestuurlijke speelveld, weet wat er komt kijken bij het ondersteunen van een college en directie en kunt vanaf dag één zelfstandig aan de slag. Je bent een stevige organisatorische spil die vooruitdenkt, overzicht houdt en ontzorgt.
Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie van de gemeente Stadskanaal. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke en organisatorische processen soepel verlopen. Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:
Beheren van complexe agenda’s, e-mail en overige correspondentie;
Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de collegevergadering op dinsdag;
Verwerken, controleren en verspreiden van vergaderstukken;
Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en uiteenlopende administratieve werkzaamheden;
Kabinetszaken, waaronder het behandelen van aanvragen koninglijke onderscheidingen, voorbereiden bezoek hoogwaardigheidsbekleders;
Ontvangen en begeleiden van bezoekers en optreden als gastvrouw/-heer;
(Mede) organiseren van vieringen en herdenkingen;
Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines.
Wat breng je mee?Voor deze tijdelijke functie zoeken we nadrukkelijk iemand die het vak goed beheerst en weinig inwerktijd nodig heeft. Je weet wat er van je wordt verwacht en voelt je thuis in een bestuurlijke omgeving.
Ruime en aantoonbare ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse;
Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke omgeving;
Uitstekende vaardigheden op het gebied van complex agenda- en mailboxbeheer;
Goede kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen;
Politieke en bestuurlijke sensitiviteit: je weet welke informatie met wie gedeeld kan en moet worden;
Goede digitale vaardigheden, waaronder Outlook en Word. Ervaring met iBabs en Decos is een pré;
Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief en weet wanneer afstemming nodig is;
Je bent integer, representatief, flexibel en communicatief sterk;
Je beschikt over minimaal mbo+ werk- en denkniveau.
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
Vereisten / knock-outcriteria
Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren;
Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse;
Aantoonbare werkervaring met complex agenda-, mailbox- en vergaderbeheer voor meerdere bestuurders en/of directieleden, onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is op
Elke maand ontvangen we honderden vacatures. Die publiceren we op onze website, maar we blijven niet achteroverleunen. Ons team gaat actief op zoek naar de juiste match. Misschien vind jij ons, of wij jou – hoe dan ook: we maken snel contact.
Jij ziet een interessante opdracht of wij denken dat er een goed bij je past. We bellen om je beter te leren kennen en de opdracht door te nemen. Wat vind jij belangrijk? Wat zijn je ambities? We houden het persoonlijk én to the point. Zo verkennen we samen wat de juiste match voor je is en wat daarmee ook het beste voor de klant is.
Pass de opdracht bij jouw expertise? Top. We bespreken de voorwaarden, je gewenste salaris en hoe de opdracht eruitziet. Omdat het om overheidsvacatures gaat, kunnen de eisen complex zijn en het proces tijdrovend – maar daar helpen wij je soepel doorheen.
Je levert een bijgewerkt cv, motivatie en eventuele referenties aan. Wij stellen de introductie samen, volledig afgestemd op de wensen van de opdrachtgever. Alles wat we bespreken komt daarin terug – eerlijk, transparant en geen verrassingen.
Overheidsprocessen kunnen soms traag zijn. Wij geven je vooraf een realistische tijdlijn en houden je tussendoor op de hoogte. Geen radiostilte, maar duidelijke updates.