Freelance Medewerker bestuurssecretariaat opdracht

UitvoeringsvoorwaardeDe opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft de opdracht zodanelijk ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving. Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.De inschrijver dient bij inschrijving in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‑conform terzijde worden gelegd. Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.

OrganisatieDoesburg, drielandenpunt op de grenzen van Achterhoek, Veluwe en Liemers, geniet grote bekendheid door haar prachtige, gerestaureerde, historische binnenstad en vestingwerken. Daarnaast manifesteert Doesburg zich door haar ligging aan IJssel en Oude IJssel als stad aan het water. Een stad die kunst, cultuur en toerisme koestert, maar ook de bedrijvigheid en werkgelegenheid wil bevorderen.
De gemeente telt ca. 11.500 inwoners en de gemeente is er voor haar inwoners. Centraal staat hierbij het behoud van het bestaande voorzieningenniveau en het bevorderen van de participatie door burgers aan het maatschappelijk leven.
Doesburg is uniek door de historische binnenstad, de kleinschalige woonwijken, de ligging in het groen en de band met het water. Bij nieuwe ruimtelijke ontwikkelingen moet met de bestaande waarden dus goed rekening gehouden worden. Persoonlijke vrijheid, ontplooiing van individuele talenten en eigen verantwoordelijkheid dienen gekoppeld te zijn aan onderlinge verbondenheid en collectieve verantwoordelijkheid. Doesburg wil een sociale gemeente zijn. De welvaart is met de jaren toegenomen maar solidariteit blijft een groot goed. De organisatie van Doesburg kent een platte organisatiestructuur, die gestoeld is op de principes van integraal management en zelfsturende afdelingen. Bij de gemeente werken zo’n 110 mensen.
Het management stuurt een veertiental zelfsturende teams op afstand aan door middel van taakstellingen en plannen. Via managementrapportages voorzien de zelfsturende teams het management van (bij)sturingsinformatie. De bedrijfsvoering is gericht op het sturen en beheersen van de bedrijfsprocessen.

OpdrachtDoor jouw onmisbare ondersteuning van onze burgemeester en wethouders, lever jij jouw bijdrage aan Doesburg.

Dit ga je doenAls medewerker bestuurssecretariaat ondersteun je de burgemeester, 3 wethouders en de gemeentesecretaris van de gemeente Doesburg. Je weet precies waar en wanneer je nodig bent om ondersteuning te bieden. Je handelt zoveel mogelijk zelfstandig zaken af. Dat betekent dat je een goede inschatting kunt maken van prioriteiten, weet wanneer je vragen in de organisatie uit moet zetten en onder alle omstandigheden houd je het overzicht. Jij ziet wat er moet gebeuren zonder dat daarom wordt gevraagd.Ook zorg je voor secretariële en administratieve ondersteuning. Je signaleert, plant vooruit en denkt mee. Je hoort en ziet veel en weet wanneer het daarbij moet blijven. Je werkt nauw samen met de andere medewerker van het bestuurssecretariaat en jullie vervangen elkaar wanneer nodig.
Jij staat in nauw contact met het bestuur, maar ook met de rest van de organisatie en met externe partijen. Jij bent het eerste aanspreekpunt om interne en externe afspraken te maken en je weet je goed een weg te banen in het agendabeheer. Informatiestromen controleer en stroomlijn je. Je ontvangt afspraken gastvrij en professioneel. Voor vergaderingen ga je geordend te werk, verzamel je stukken en stel je de agenda op. Ook voor bestuurlijke en representatieve aangelegenheden ben je inzetbaar voor de voorbereiding en begeleiding. Kortom: je verricht alle voorkomende werkzaamheden die je binnen een bestuurssecretariaat kunt verwachten.

Jouw taken:
Je verzorgt complexe agendabeheer voor B&W en de gemeentesecretaris.
Je bewaakt planningen, actiepunten en termijnen.
Je zorgt ervoor dat collega’s op de juiste tijd, de juiste stukken aanleveren in ibabs.
Je ondersteunt bij het voorbereiden en volgen van afspraken en besluiten van het college

Jij bentJe bent een representatieve en proactieve persoonlijkheid met een hands-on mentaliteit. Je kunt goed prioriteiten stellen, grenzen bewaken en verbanden leggen. Je beschikt over een natuurlijk gevoel voor verhoudingen. Je bent servicegericht, attent, flexibel en je kunt goed omgaan met de vertrouwelijkheid die de functie met zich meebrengt. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift. Organiseren en plannen is helemaal jouw ding. Het bestuur kan blind op jou vertrouwen en weet gewoon dat het werk bij jou in goede handen is. Afwachten? Daar houd je niet van. Je houdt wél van aanpakken.

Vereisten / knock-outcriteria
Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo -4 niveau;
Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuur secretaresse voor B en W bij een overheidsorganisatie;
Aantoonbare werkervaring met Ibabs (benoem dit duidelijk in de offerte);
Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met opstellen van procesverbeteringen bij binnen een gemeentelijke organisatie (benoem duid

De wensen zijn:
Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.
De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.