Freelance Professionalisering Beheer en Onderhoud en Vervanging naar Assetmanagementorganisatie opdracht

Deze opdracht is expliciet bedoeld voor een partij, dan wel leverancier, die alle onder benoemde deskundigheden en resultaten kan leveren voor het team. Daarbij is een gunning aan één partij, dan wel leverancier, zeer gewenst gezien de complexiteit en impact. Er is in ieder geval sprake van één hoofd aannemer voor deze opdracht.UitvoeringsvoorwaardeDe opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving. Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.De inschrijver dient bij inschrijving in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‑conform terzijde worden gelegd. Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt Samen sterker!Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden. De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren. OpdrachtDe gemeente Hilversum bevindt zich na de samenvoeging met Wijdemeren in een ontwikkelfase waarin zij de beweging wil maken van een voornamelijk ad hoc georganiseerde beheer- en onderhoudsorganisatie naar een professioneel, informatiegestuurd en integraal werkende assetmanagementorganisatie. Deze opgave sluit direct aan bij de concernagenda 2026, waarin de organisatieontwikkeling gericht is op: Van ad hoc werken naar gestructureerd en slim organiseren; Van individuele kracht naar meer organisatiekracht; Van goed contact naar meer samenhang; Van meewerkend management naar richtinggevend leiderschap; Van informele vanzelfsprekendheid naar professionele duidelijkheid; Van oplossen naar ontwikkelen. Binnen het fysiek domein, de afdelingen Realisatie en Beheer en Ruimtelijke Ontwikkeling worden op strategisch, tactisch en operationeel niveau de gemeentelijke assets (Groen, Verharding, Riolering, OV, VRI etc ) beheerd en onderhouden. Het onderhoud wordt grotendeels adhoc uitgevoerd. Integrale verbinding met de strategische doelen ontbreekt. De ambitie voor de komende 5 jaar is om van ontwikkelingsniveau Adhoc naar niveau Gemanaged  (zie concept groeimatrix) te komen. Hiermee streven we naar een organisatiebrede samenwerking en structurele ontwikkeling van assetmanagement, bijdragend aan de organisatie doelen. Daarnaast sluit deze ontwikkeling aan bij de principes uit de concernagenda, zoals datagedreven werken, resultaatgericht sturen, integraal samenwerken en het realiseren van een toekomstbestendige bedrijfsvoering.  Hoe helpt u onze gemeente om de stap te maken van een reactieve beheerorganisatie naar een informatiegestuurde, risicobewuste en integraal samenwerkende assetmanagementorganisatie die opereert op volwassenheidsniveau Gemanaged en aansluit bij de ontwikkelbewegingen uit onze concernagenda? Doel van de opdrachtDe gemeente zoekt een externe partner die de organisatie begeleidt bij het ontwikkelen en implementeren van een assetmanagement, waarbij de werkwijze past bij een middelgrote gemeente. Het doel is om binnen een periode van circa 5 jaar aantoonbaar door te groeien van een voornamelijk ad hoc werkende beheerorganisatie naar een organisatie die opereert op volwassenheidsniveau gemanaged (zie concept groeimatrix) De opdracht betreft de eerste fase, nlk de groei naar niveau “Ïn Ontwikkeling”) Hierbij wordt aangesloten op de principes van ISO 55000, pragmatisch vertaald naar de gemeentelijke praktijk. Het is vooralsnog niet de bedoeling te certificeren. De opdracht richt zich nadrukkelijk niet alleen op systemen en processen en assetmanagement producten zoals SAMP en AMP’s maar ook op cultuur, leiderschap, samenwerking en competentieontwikkeling. Context De afdeling RenB vormt samen met de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling het Fysiek Domein.  De afdeling Realisatie en Beheer bestaat uit 5 teams: Beheer en Onderhoud, Realisatie, Vastgoed Werf Wijdemeren Installaties (werf Loswal)  De afdeling RO bestaat uit 7 teams: Economie media en Cultuur,  Energie, LeefMilieu, Mobiliteit en Parkeren, Omgevingsrecht  en Wonen , Projecten, Ruimtelijke Kwaliteit Grofweg is de taakverdeling zo dat RO bezig is met beleidsontwikkelingen gebiedsinrichting en RenB met Instandhouding korte en langere termijn en realisatie van projecten. Echter in de praktijk is dit niet heel scherp afgebakend en loopt dit nog door elkaar. Gezamenlijk zijn we gestart met de ontwikkeling van gebiedsgericht werken, stedelijk programmeren , uniformeren projectmatig werken en portfoliomanagement. De ontwikkeling van assetmanagement zal hierbij aan moeten sluiten. Scope van de opdrachtDe opdracht omvat ten minste de volgende assetgroepen: Civiele constructies, kunstwerken Wegen Groen Riolering VRI en OVL Overige beheerobjecten die door de gemeente worden aangewezen De opdracht heeft betrekking  op oa: Strategie; Rollen en Processen; Organisatie; Data en informatiemanagement; Risicomanagement; Prestatiesturing; Samenwerking in de keten; Cultuur en Competentieontwikkeling. Gewenste resultaten Nulmeting en volwassenheidsanalyse Een gedragen ontwikkelplan om te komen tot niveau gemanaged in 5 (jaarconcept groeimatrix) Implementatie en begeleiding van het ontwikkelplan AandachtspuntenGovernance rollen, taken en verantwoordelijkheden; eigenaarschap van assets; opdrachtgever- en opdrachtnemer relaties; besluitvormingsstructuur. Processen Strategisch, tactisch en operationeel assetmanagement; programmering; onderhoudsplanning; risicomanagement; prestatiemanagement; evaluatie en continue verbetering. Producten Strategisch assetmanagementplan Format voor assetplannen Ontwikkelplan assetmanagement Risico afwegingskader Informatievoorziening Data en benodigde stuur informatie Dataregistratie en data ontsluiting objectregistratie; vastleggingconditiemetingen; koppeling tussen beheer-, onderhouds- en financiële informatie; inrichting van stuurinformatie en dashboards. Prestatie- en risicosturingOntwikkelen van: KPI's; Gebieds indicatoren (deelsysteem) assetprestaties; risicoregisters; afwegingsmethodieken; Implementatiebegeleiding De externe partij ondersteunt de daadwerkelijke implementatie door: begeleiding van management en medewerkers; coaching van asseteigenaren en beheerders; inrichting van werksessies; ondersteuning bij besluitvorming; begeleiding van pilots. De aanpak moet nadrukkelijk bijdragen aan: meer procesmatig werken; minder persoonsafhankelijkheid; beter samenwerken tussen teams; integraal afwegen van belangen; leren en verbeteren.  Opleiding en kennisontwikkeling De opdrachtnemer ontwikkelt een leer- en ontwikkelprogramma gericht op: kennis van waarde gedreven assetmanagement; Prestatie en gebiedsgericht werken; Risico-gestuurd beheer en onderhoud; datagedreven werken; opdrachtgeverschap; asseteigenaarschap; integraal samenwerken; werken volgens afgesproken processen. Het programma bevat een voorstel voor duurzame borging van kennis binnen de organisatie. Gewenste eindsituatie (volwassenheidsniveau “In Ontwikkeling”)De opdracht aan de externe partij is om is om als Gemeente aan het eind van fase 1 aantoonbaar het niveau “In Ontwikkeling” te hebben bereikt. Hiervoor zal ca 2,5-3 jaar nodig zijn. Tot de opdracht hoort ook een plan van aanpak voor Fase 2 “niveau gemanaged” BIjlage van de opdracht geeft de groeimatrix weer Vereisten/ knock-outcriteria te beoordelen door Flextender Een aantoonbaar zelfgeschreven offerte en plan van aanpak, waarin de in te zetten specialismes en deskundigheden van het team ter inzage geverifieerd kunnen worden ( let op de maximale tarieven in de uitvraag); Gedurende de overeenkomst is de opdrachtnemer aansprakelijk tijdens de hele looptijd, inclusief de verlengingen, voor de kwaliteit van de inzet van het team; Gedurende de opdracht zal de opdrachtnemer, dan wel leverancier, de kennis en ervaring gedurende de opdracht delen met alle belanghebbenden binnen de organisatie; De inschrijving wordt geschied door beiden profielen apart in te schrijven met een duidelijke benoeming voor welk profiel deze geschikt geacht wordt. De offerte dient bij beiden inschrijving toegevoegd te worden; Alle kandidaten beschikken over een aantoonbare afgeronde HBO bachelor opleiding; Alle kandidaten beschikken over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen een gemeentelijke organisatie; Alle kandidaten beschikken over aantoonbare kennis van ISO 55000 en volwassenheidsmodellen voor assetmanagement. Als er een ISO 55000 aanwezig is deze graag mee nemen in de offerte; Alle kandidaten beschikken over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met organisatieverandering en cultuurontwikkeling; Alle kandidaten beschikken over aantoonbare werkervaring met datagedreven beheer en onderhoud. Benoem dit concreet; Alle kandidaten beschikken over 3 aantoonbare referente opdrachten/trajecten en benoemen dit in de inschrijving met concrete voorbeelden; De opdrachtnemer garandeert de tijdige oplevering van een Plan van Aanpak op hoofdlijnen binnen de in de opdracht gestelde termijn. Indien de opdrachtnemer hierin tekortschiet, behoudt de gemeente zich het recht voor om de werkzaamheden onder eigen regie te laten uitvoeren dan wel af te ronden. Alle daaruit voortvloeiende kosten zijn volledig voor rekening en risico van de opdrachtnemer. Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en competenties voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling. Competenties Aanpassingsvermogen Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling) Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk) Klantgericht Delegeren Luisteren Doorzettingsvermogen Tactisch gedrag Motiveren Resultaatgericht werken Samenwerken Overtuigen Assertiviteit Besluitvaardigheid Organiseren Kritisch Analyserend vermogen Plannen en organiseren Beoordelingsprocedure Stap 1: Beoordeling offertes op knock-outcriteria Flextender beoordeelt de offertes op de onderbouwing van de uitvoeringsvoorwaarde (indien deze van toepassing is), de offerte-eisen en de knock-outcriteria die in de inhuuropdracht worden omschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen, worden niet verder beoordeeld. Stap 2: Selectie van 5 offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegdFlextender beoordeelt de offertes van de kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria op de gunningscriteria in de inhuuropdracht. Voldoet een kandidaat aan het genoemde gunningscriterium, dan ontvangt deze het bijbehorende aantal punten. De 5 kandidaten die het best scoren worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. De opdrachtgever kan Flextender verzoeken inzage te geven in alle ontvangen offertes om zich ervan te verzekeren dat de 5 best scorende kandidaten daadwerkelijk zijn voorgelegd Wijkt de beoordeling van de opdrachtgever af van die van Flextender, dan is de beoordeling (en daarmee de selectie) van de opdrachtgever leidend. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprekDe opdrachtgever beoordeelt de 5 offertes van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria: Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling).De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer. Stap 4: SelectiegesprekHet selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties. Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort, zal de opdrachtgever één of meer van de opvolgende kandidaten (in stap 3 van de beoordeling) uitnodigen voor een gesprek. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het in de inhuuropdracht genoemde profiel (gunningscriteria en competenties). Alle overige kandidaten worden nader gemotiveerd geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. Na ommekomst van deze termijn heeft de kandidaat zijn rechten verwerkt om tegen gunning van de opdracht aan de uitgekozen kandidaat in rechte op te komen. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen, bijvoorbeeld als géén van de kandidaten voldoet aan de gestelde knock-outcriteria én competenties of als de behoefte van opdrachtgever is gewijzigd. FunctieschaalDeze functie is ingedeeld in functieschaal 10a. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. De opdrachtgever verwacht dat dit tarief ligt rond de geen euro. Fee FlextenderFlextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.  Benodigd aantal professionals1 partij (1 tot 3 kandidaten) Offerte-eisenMaximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. *Indien er uitvoeringsvoorwaarde gehanteerd worden verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde. WerkdagenIs hybride werken mogelijk: neeDe opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in afstemming PlanningDe gesprekken bij de opdrachtgever worden gepland tussen 11 september 2026 en 15 september 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk uiterlijk 12 september 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. Overige informatie De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief. Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). Meer informatieVragen kunnen ingediend worden tot maandag 31 augustus 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 2 september 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kan je indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure mag je telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777. De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 9 september 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kan je reageren. Reageer op deze opdracht Stel een vraag Opdrachtgever: Gemeente Hilversum