Als Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid ben je de organisatorische en PMO-spil
binnen het programma Bestaanszekerheid. Je ondersteunt de programmaregisseur bij de
dagelijkse programmabeheersing, prioritering, voorbereiding van besluitvorming en het bewaken
van samenhang tussen de verschillende projecten en actielijnen. Je zorgt vooral dat planning,
afspraken, acties, besluiten, documentstromen en projectinterne inhuurprocessen goed
georganiseerd en opvolgbaar zijn, en dat voortgangs- en capaciteitsinformatie wordt geanalyseerd
en geduid ten behoeve van sturing en besluitvorming.
De rol is nadrukkelijk zwaarder dan een generieke PMO-rol, maar neemt geen financiële
projectcontrol en geen programmabrede communicatie-, marketing- of eventcoördinatie over. De
zwaarte zit in het inrichten en bewaken van de PMO-werkwijze, het coördineren van het
programmasecretariaat, het ondersteunen van projectleiders bij procesmatige projectbeheersing,
het analyseren van voortgangs- en capaciteitsinformatie en het adviseren over prioritering en
procesverbetering, het rolvast samenwerken met de facilitaire projectlijn, het coördineren van de
projectgebonden communicatie en bijeenkomsten binnen Keten Derdenbeslag / BBIB en het
organiseren van projectinterne HR- en inhuurprocessen.
Je valt rechtstreeks onder de programmaregisseur en fungeert als diens rechterhand: je houdt
overzicht, brengt structuur aan, signaleert knelpunten, bereidt besluitvorming voor en zorgt dat
afspraken, acties en besluiten opvolging krijgen. Voor de dagelijkse coördinerende afstemming op
PMO en de aansluiting op communicatie, marketing en events werk je samen met de facilitair
projectleider Bestaanszekerheid, die deze samenhang organiseert. De opdrachtprioriteiten,
escalaties en beoordeling van resultaten lopen rechtstreeks via de programmaregisseur.
Specifiek voor het project Keten Derdenbeslag / BBIB vervul je de PMO-rol binnen het project, in
afstemming met de projectleider, de facilitair projectleider Bestaanszekerheid, projectcontrol en de
programmaregisseur. Je ondersteunt de operationele projectbeheersing en bewaakt de
overlegstructuur, planning, acties, besluiten, documentstromen, voortgangsafspraken,
stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten. Daarnaast vervul je binnen dit project een
coördinerende rol in de projectgebonden communicatie en stakeholderbenadering: je organiseert en
bereidt leveranciersbijeenkomsten, ketenoverleggen en personeelsbijeenkomsten voor, stelt met
communicatieadviseurs een communicatie- en bijeenkomstenkalender op en schrijft mee aan
nieuwsbrieven, webteksten, uitnodigingen en terugkoppelingen. Deze coördinatie is uitdrukkelijk
projectgebonden: de programmabrede communicatie-, marketing- en eventcoördinatie binnen
Vereniging van Nederlandse Gemeenten 4/11
Bestaanszekerheid blijft belegd bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en communicatie, met
wie je hierop nauw afstemt.
Je coördineert het programmasecretariaat en zorgt voor een eenduidige werkwijze rond planning,
voortgangsbewaking, capaciteits- en inzetoverzichten, actie- en besluitenlijsten,
documentstructuur en procesmatige voorbereiding van stukken. Dit doe je in nauwe afstemming
met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid voor de dagelijkse PMO-samenhang en met
projectcontrol waar financiële onderdelen aan de orde zijn.
Daarnaast voer je projectinterne HR- en inhuurcoördinerende werkzaamheden uit. Daarbij gaat
het onder meer om het voorbereiden en afstemmen van inhuurprofielen, het opvragen en
beoordelen van offertes op volledigheid, afstemming met inkoop en het projectenbureau, het
bewaken van contracttermijnen, onboarding en offboarding van tijdelijke krachten, en het
bijhouden van het capaciteits- en bezettingsoverzicht binnen het programma.
Formele HR-besluiten, werkgeversverantwoordelijkheden, personele beoordelingen en
verzuimbegeleiding blijven belegd bij de daarvoor verantwoordelijke lijnorganisatie of werkgever.
De rol van de Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid is projectintern, coördinerend,
voorbereidend, analyserend, adviserend en signalerend.
De opdracht vraagt om iemand die structuur kan brengen in een dynamische
programmaomgeving, bestuurlijk en organisatorisch sensitief is, vertrouwelijk kan omgaan met
personele, contractuele en programma-informatie en praktisch organiseert wat nodig is om het
programma goed te laten functioneren.
Kern van de rol
Senior PMO- en programmasecretariaatsrol als rechterhand van de programmaregisseur, met
focus op planning, voortgang, proceskwaliteit, bemensing, acties, besluiten, afhankelijkheden,
analyse van voortgangsinformatie en overdraagbare dossiervorming. De rol valt rechtstreeks
onder de programmaregisseur. Voor de dagelijkse PMO-samenhang en de aansluiting op
communicatie, marketing en events werkt de rol in coördinerende afstemming met de facilitair
projectleider Bestaanszekerheid. Specifiek voor Keten Derdenbeslag / BBIB is de kandidaat
PMO-aanspreekpunt voor planning, overlegstructuur, acties, besluiten, documentstromen,
stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten, en coördineert de kandidaat de projectgebonden
communicatie en bijeenkomsten (leveranciers-, keten- en personeelsbijeenkomsten). Financiële
control en begrotingsbewaking en de programmabrede communicatie-, marketing- en
eventcoördinatie worden niet door deze rol overgenomen; financiële raakvlakken worden in
samenspraak met projectcontrol opgepakt en de programmabrede communicatiesamenhang
blijft belegd bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten 5/11
Opstellen, implementeren en bewaken van een praktisch handboek PMO /
programmasecretariaat, inclusief afspraken over planning, voortgangsbewaking, actie- en
besluitenlijsten, rapportageproces, documentstructuur, communicatieafstemming en escalatie.
Functioneel coördineren van de werkwijze van het programmasecretariaat en de
projectondersteuning binnen Bestaanszekerheid, in rolvaste afstemming met de facilitair
projectleider Bestaanszekerheid.
Fungeren als organisatorische rechterhand van de programmaregisseur: voorbereiden van
verleggen, bewaken van prioriteiten, signaleren van knelpunten, voorbereiden van
besluitvorming en bewaken van opvolging.
Opzetten en onderhouden van integrale voortgangsoverzichten, inclusief planning, mijlpalen,
acties, besluiten, risico’s, afhankelijkheden en capaciteit; financiële signalen worden in
samenspraak met projectcontrol en programmaregisseur opgepakt en niet zelfstandig financieel
beoordeeld.
Verzamelen, toetsen, ordenen, analyseren en duiden van gegevens voor voortgangsoverzichten,
beslisnotities en rapportageprocessen; bewaken van juistheid, volledigheid, consistentie en
pvolgbaarheid, en vertalen van bevindingen naar concrete verbetervoorstellen. Financiële
managementinformatie en sturingsinformatie vallen buiten deze rol en worden waar nodig in
samenspraak met projectcontrol betrokken.
Procesmatig voorbereiden en coördineren van MT-stukken, opdrachtgeverstukken,
voortgangsnotities en interne beslisnotities, in nauwe afstemming met projectleiders, strategisch
adviseurs en projectcontrol waar financiële onderdelen aan de orde zijn.
Voorbereiden en actualiseren van capaciteits-, contract- en inzetoverzichten voor het
programma, in afstemming met programmaregisseur, projectleiders, HR, inkoop en
projectenbureau; waar financiële of begrotingsinformatie raakt aan deze overzichten gebeurt dit
in samenspraak met projectcontrol.
Beheren van relevante administraties, databestanden, capaciteits- en contractoverzichten en
zorgen dat deze actueel, toegankelijk en overdraagbaar zijn.
Inrichten en beheren van een overzichtelijke document-, mappen- en
besluitvormingsstructuur.
Vastleggen, analyseren en verbeteren van processen rond voortgangsbewaking,
rapportagevoorbereiding, besluitvorming, dossiervorming en overdraagbaarheid.
Afstemmen met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid over raakvlakken tussen PMO en
communicatie-, marketing- en eventactiviteiten; de inhoudelijke coördinatie van communicatie,
marketing en events ligt bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en communicatie.
PMO-rol Keten Derdenbeslag / BBIB
Optreden als PMO-aanspreekpunt voor het project Keten Derdenbeslag / BBIB: beheren van
projectkalender, overlegstructuur, actie- en besluitenlijsten, documentstromen,
voortgangsafspraken, stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten.
Ondersteunen van de projectleider Keten Derdenbeslag / BBIB bij de operationele
projectbeheersing en afstemming met ketenpartners, IV/ICT, implementatie, projectcontrol, de
facilitair projectleider Bestaanszekerheid en de programmaregisseur, zonder inhoudelijke
projectverantwoordelijkheid, programmabrede communicatiecoördinatie of financiële control
ver te nemen, echter wel ondersteunend hierop; de projectgebonden communicatie en
bijeenkomsten binnen dit project coördineer je wél.
Organiseren en inhoudelijk voorbereiden van projectgebonden leveranciersbijeenkomsten,
ketenoverleggen, personeelsbijeenkomsten en projectleidersoverleggen binnen Keten
Vereniging van Nederlandse Gemeenten 6/11
Derdenbeslag / BBIB, inclusief agendaopbouw, stukkenvoorbereiding, verslaglegging en
pvolging van acties en besluiten.
Opstellen en bewaken van een projectgebonden communicatie- en bijeenkomstenkalender
voor Keten Derdenbeslag / BBIB en meeschrijven aan of redigeren van nieuwsbrieven,
webteksten, uitnodigingen en terugkoppelingen, in nauwe samenwerking met
communicatieadviseurs en in afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid; de
programmabrede communicatiecoördinatie blijft daar belegd.
Analyseren van voortgangsrapportages, capaciteitsinformatie, knelpunten en afhankelijkheden
binnen Keten Derdenbeslag / BBIB en op basis daarvan adviseren over aanpak, prioritering
en procesverbeteringen.
Signaleren van knelpunten in planning, capaciteit, proceskwaliteit, besluitvorming of
samenwerking en doen van verbetervoorstellen, inclusief onderzoek naar passende
plossingsrichtingen. Eventuele financiële signalen worden doorgeleid naar
programmaregisseur en projectcontrol.
Ondersteunen van projectinterne HR- en inhuurprocessen, waaronder capaciteitsplanning,
nboarding en offboarding, contracttermijnen, offerte-uitvragen, afstemming met inkoop, HR
en projectenbureau, en het opstellen of aanscherpen van inhuurprofielen.
Bewaken dat inhuurprofielen en offerte-uitvragen inhoudelijk scherp, consistent en passend
zijn bij de geldende inkoop- en DBA-kaders.
Optreden als eerste aanspreekpunt voor de PMO-werkwijze richting projectleiders,
projectondersteuners en ondersteunende diensten, in afstemming met de facilitair
projectleider Bestaanszekerheid en zonder formele lijnverantwoordelijkheid over te nemen.
Bijdragen aan een goede samenwerking met opdrachtgevers, interne stakeholders,
projectleiders, strategisch adviseurs, ondersteunende diensten en externe partners.
Bewaken dat werkprocessen uitvoerbaar, transparant en overdraagbaar zijn en aansluiten bij
interne kaders, waaronder inkoop-, HR-, privacy-, informatiebeveiligings- en
verantwoordingsprocessen.
Dit ben jij
Over onderstaande eisen
Aantoonbaarheid kan blijken uit het weergeven van de behaalde opleidingen,
werkervaring of referentieprojecten in ingediend cv
Minimaal afgeronde HBO opleiding en werk-denk niveau
Vereniging van Nederlandse Gemeenten 8/11
Minimaal 5 jaar werkervaring in de rol van projectensecretaris in projecten
rond informatievoorziening
Kandidaat heeft minimaal in 3 verschillende projecten gewerkt waarin
minimaal 10 projectleden werkzaam waren
Minimaal 3 jaar werkervaring in het programmatisch werken in omgevingen
waar de doelen onder druk staan of (op onderdelen) wijzigen als gevolg van
externe ontwikkelingen of voortschrijdend inzicht; bijvoorbeeld wijzigingen
in op te leveren producten, of (grote) wijzigingen als gevolg van
planningsissues
Minimaal 3 jaar werkervaring binnen het gemeentelijk veld
Kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met frequent (2 keer per jaar)
organiseren van evenementen met meer dan 75 personen vanuit verschillende
organisaties
Dennis Hordijk
Recruitment Consultant
Elke maand ontvangen we honderden vacatures. Die publiceren we op onze website, maar we blijven niet achteroverleunen. Ons team gaat actief op zoek naar de juiste match. Misschien vind jij ons, of wij jou – hoe dan ook: we maken snel contact.
Jij ziet een interessante opdracht of wij denken dat er een goed bij je past. We bellen om je beter te leren kennen en de opdracht door te nemen. Wat vind jij belangrijk? Wat zijn je ambities? We houden het persoonlijk én to the point. Zo verkennen we samen wat de juiste match voor je is en wat daarmee ook het beste voor de klant is.
Past de opdracht bij jouw expertise? Top. We bespreken de voorwaarden, je gewenste salaris en hoe de opdracht eruitziet. Omdat het om overheidsvacatures gaat, kunnen de eisen complex zijn en het proces tijdrovend – maar daar helpen wij je soepel doorheen.
Je levert een bijgewerkt cv, motivatie en eventuele referenties aan. Wij stellen de introductie samen, volledig afgestemd op de wensen van de opdrachtgever. Alles wat we bespreken komt daarin terug – eerlijk, transparant en geen verrassingen.
Overheidsprocessen kunnen soms traag zijn. Wij geven je vooraf een realistische tijdlijn en houden je tussendoor op de hoogte. Geen radiostilte, maar duidelijke updates.
Meer informatie