Freelance Projectleider verbetering bedrijfsvoering (zzp mogelijk) opdracht in Leiden

Doorontwikkeling bedrijfsvoering: leges, tijdschrijven, kostenverhaal en inrichting van rollen, taken en verantwoordelijkheden De organisatie wil in een volgende fase de bedrijfsvoering rondom leges, tijdschrijven en kostenverhaal verder professionaliseren. De nadruk ligt daarbij niet alleen op inhoudelijke en financiële juistheid, maar vooral op een duidelijke inrichting van processen, rolverdeling, taakverdeling, eigenaarschap, governance en sturing, zodat besluitvorming, uitvoering en verantwoording structureel en eenduidig worden georganiseerd.De vervolgopdracht richt zich op drie samenhangende onderdelen:Kostendekkendheid van leges – zorgen dat tarieven aansluiten op de werkelijke kosten.Tijdschrijven – inzicht verkrijgen in de inzet van medewerkers op verschillende taken en projecten.Kostenverhaal bij projecten – kosten voor ruimtelijke projecten correct doorbelasten en verantwoorden.Kostendekkendheid van leges, tijdschrijven en kostenverhaal bij projecten zijn organisatiebrede processen waarbij verschillende disciplines betrokken zijn. In deze vervolgopdracht ligt de nadruk op het verbeteren van de bedrijfsvoering: het verder inrichten, verduidelijken en borgen van werkprocessen, governance, rolverdeling, taakverdeling, verantwoordelijkheden en onderlinge samenwerking. Daarbij moeten de processen inhoudelijk, juridisch en financieel in samenhang worden georganiseerd en waar mogelijk geharmoniseerd.Essentieel daarbij is dat per onderdeel helder wordt vastgelegd waar proceseigenaarschap ligt, hoe regie wordt gevoerd, op welke momenten besluitvorming plaatsvindt, hoe escalaties worden afgehandeld en op welke wijze voortgang en kwaliteit worden gemonitord.AchtergrondEr bestaat reeds een multidisciplinaire werkgroep. Voor de financiële kant wordt gebruikgemaakt van een ondersteunende applicatie voor kostendekkendheid. In deze vervolgfase ligt de nadruk op het verder verbeteren en bestendigen van de werkwijze, zodat verantwoordelijkheden, invoer, toetsing en besluitvorming eenduidig zijn belegd.Daarbij moet ook de governance worden aangescherpt: wie is proceseigenaar, wie voert regie, wie toetst, wie adviseert en wie besluit op welk moment in de Planning & Control-cyclus.Er is behoefte aan verdere uitwerking en borging van:de wijze waarop kosten worden begroot;de wijze waarop tijdsbesteding wordt vastgelegd;de wijze waarop tarieven worden bepaald en verantwoord binnen de Planning & Control-cyclus;de wijze waarop personele lasten worden doorbelast binnen de organisatie.Beoogd resultaat: een afgestemd en bestuurlijk voor te leggen voorstel waarin niet alleen de legestarieven aansluiten op de werkelijke kosten, maar ook duidelijk is hoe rollen, taken, verantwoordelijkheden, processtappen en de afrekenmethodiek structureel zijn ingericht.Kostenverhaal projectenBinnen dit onderdeel lopen reeds enkele initiatieven. Processen worden beschreven en er wordt gekeken naar de juiste financiële verwerking en opname in een ondersteunende applicatie. De vervolgstap is om deze initiatieven te verbinden tot een samenhangende werkwijze met heldere procesregie, eigenaarschap en taakverdeling.Daarbij moet expliciet worden uitgewerkt hoe de governance is ingericht, wie verantwoordelijk is voor de processturing, hoe afstemming tussen disciplines plaatsvindt en op welke wijze besluiten, afwijkingen en escalaties worden behandeld.Wat nog ontbreekt, is een goede afstemming en samenhang tussen de verschillende onderdelen en betrokkenen, inclusief penvoering, eigenaarschap, escalatie en besluitvorming. Juist op deze punten moet de bedrijfsvoering verder worden versterkt.De vervolgopdracht moet daarom ook leiden tot een governance-inrichting waarin verantwoordelijkheden, overlegstructuren, besluitvormingsmomenten en verantwoordingslijnen expliciet en werkbaar zijn vastgelegd.Beoogd resultaat: een afgestemd voorstel voor een toekomstbestendige inrichting van proces, rollen, taken, verantwoordelijkheden, sturing en financiële verwerking, gereed voor besluitvorming.TijdschrijvenVoor beide processen is een juiste en eenduidige verantwoording van kosten essentieel. Tijdschrijven is hierin een cruciale randvoorwaarde, maar vindt momenteel nog beperkt plaats. In deze vervolgopdracht moet het proces niet alleen worden opgezet, maar ook organisatorisch worden belegd voor zowel vast als ingehuurd personeel.Daarbij is het van belang dat helder wordt wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe registratie, controle en verwerking plaatsvinden en hoe uren worden toegerekend aan projecten en organisatieonderdelen voor onder meer kostenverhaal en mogelijk leges.Tevens moet worden bepaald voor welke processen tijdschrijven verder structureel kan worden ingezet, zoals plustaken en subsidies. Ook moet duidelijk worden welke proceseigenaren, controlepunten en besluitvormingsmomenten nodig zijn om tijdschrijven als structureel sturingsinstrument te kunnen inzetten.Omdat het afrekenen van uren invloed heeft op de kostenverdeelstaat en verdeelsleutels binnen de organisatie, wordt verwacht dat ook de gekoppelde processen, rollen en verantwoordingslijnen worden aangepast in de afrekensystematiek.Daarbij moet worden bepaald:voor welke werkzaamheden tijdschrijven verplicht wordt (bijvoorbeeld projecten, leges, subsidies en plustaken);hoe uren intern worden afgerekend;welke aanpassingen dit vraagt in de kostenverdeling en afrekensystematiek.Beoogd resultaat: een afgestemd voorstel voor de inrichting en borging van tijdschrijven binnen de organisatie, inclusief procesafspraken, rolverdeling, taakverdeling, verantwoordelijkheden en aansluiting op de financiële administratie.Het project Tijdschrijven moet nog worden opgestart.Rol van de projectleider in de vervolgopdrachtDe projectleider:brengt structuur aan in de samenwerking tussen disciplines (financiën, beleid, uitvoering en juridische zaken) en richt een heldere governance- en overlegstructuur in;verduidelijkt en organiseert rollen, taken, verantwoordelijkheden en proceseigenaarschap binnen de betrokken processen;zorgt dat processen op elkaar aansluiten, werkbaar zijn ingericht en duurzaam worden geborgd in de bedrijfsvoering en Planning & Control-cyclus;adviseert over werkwijze, systemen, sturingsinformatie, besluitvormingsmomenten en implementatie;stuurt op afstemming met belanghebbenden, maakt escalaties en besluitvorming expliciet en zorgt voor duurzame bestuurlijke en organisatorische inbedding van de verbeteringen. Eisen bij de opdracht:Je hebt ervaring binnen een gemeentelijke organisatie, bij voorkeur een samenwerkingsverband of werkorganisatie met meerdere gemeenten.Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met leges omgevingsvergunningen en berekening van kostendekkendheid.Je hebt kennis van en ervaring met tijdschrijven en urenverrekening.Je hebt inzicht in kostenverdeelstaten en verdeelsleutels tussen gemeenten.Je hebt ervaring met kostenverhaal in het ruimtelijk domein.Wensen bij de opdracht:Je hebt ervaring met de applicaties kostendekkendheid.nl, Key2Financiën, Grexmanager en/of TIM. Competenties bij de opdracht:Proactief: ziet waar verbeteringen mogelijk zijn en pakt deze actief en gestructureerd op.Leiderschap: taakgericht: kan een team overtuigen en resultaatgericht werken. Je beschikt over het vermogen om overzicht, doorzicht en inzicht te creëren en van daaruit, uitzicht (voorspelbaarheid).Analytisch: kan breed analyseren en in staat om hoofd- en bijzaken te scheiden.Planmatig: organisatievermogen, zorgvuldig, planmatig en resultaatgericht kunnen werken.Communicatief vaardig: in staat om de ingewikkelde materie op een begrijpelijke manier over te brengen op de collega’s, zodat ieders rol en taak in het proces naar behoren kan worden uitgevoerd Verbinden: medewerkers motiveren, verbinden en de samenwerking stimuleren zowel binnen als buiten het programma. Is een fijne sparringpartner voor de teammanagerStressbestendig: In staat om onder tijdsdruk te werken en kan goed schakelen. Het vermogen om onder druk te presteren, prioriteiten te stellen en pragmatische oplossingen in te brengen in een dynamische omgeving. Referentienummer2026-05136 LocatieUitgeest Startdatum1 juli 2026 Einddatum1 juli 2027 Uren per week16-24 met uitbreiding mogelijkheidu p/w Sluitingsdatum19 juni 2026  10:00 Begint jouw trail hier?Stuur ons je CV met een korte opdrachtgerichte motivatie. Discover your BlueTrailOnze weg naar jouw nieuwe carrière Nadat jij op een opdracht hebt gereageerd, nemen wij binnen 24 uur contact met jou op en behandelen we jouw reactie. We gaan met jou in gesprek. Wij kijken niet alleen naar je kennis en werkervaring, maar vooral naar jou als persoon. Dit is voor zowel de professional als de opdrachtgever belangrijk, wij willen de juiste match maken! Als we eenmaal de juiste match hebben gevonden, dan begint jouw BlueTrail en stellen we je voor aan de opdrachtgever! Bij een succesvolle match worden de contracten opgesteld. Door middel van innovaties en digitalisering proberen wij dit proces zo kort mogelijk te maken. Zo kun jij doen waar je goed in bent, terwijl wij zorgen voor alle administratie! Ook tijdens jouw opdracht staan wij altijd voor je klaar. Onze fieldmanagers zorgen er persoonlijk voor dan alles succesvol verloopt! Follow our trail E-mailadresCAPTCHA gform.initializeOnLoaded( function() {gformInitSpinner( 2, 'https://www.bluetrail.nl/core/modules/934d581a4a/images/spinner.svg', true );jQuery('#gform_ajax_frame_2').on('load',function(){var contents = jQuery(this).contents().find('*').html();var is_postback = contents.indexOf('GF_AJAX_POSTBACK') >= 0;if(!is_postback){return;}var form_content = jQuery(this).contents().find('#gform_wrapper_2');var is_confirmation = jQuery(this).contents().find('#gform_confirmation_wrapper_2').length > 0;var is_redirect = contents.indexOf('gformRedirect(){') >= 0;var is_form = form_content.length > 0 && ! is_redirect && ! is_confirmation;var mt = parseInt(jQuery('html').css('margin-top'), 10) + parseInt(jQuery('body').css('margin-top'), 10) + 100;if(is_form){jQuery('#gform_wrapper_2').html(form_content.html());if(form_content.hasClass('gform_validation_error')){jQuery('#gform_wrapper_2').addClass('gform_validation_error');} else {jQuery('#gform_wrapper_2').removeClass('gform_validation_error');}setTimeout( function() { /* delay the scroll by 50 milliseconds to fix a bug in chrome */ }, 50 );if(window['gformInitDatepicker']) {gformInitDatepicker();}if(window['gformInitPriceFields']) {gformInitPriceFields();}var current_page = jQuery('#gform_source_page_number_2').val();gformInitSpinner( 2, 'https://www.bluetrail.nl/core/modules/934d581a4a/images/spinner.svg', true );jQuery(document).trigger('gform_page_loaded', [2, current_page]);window['gf_submitting_2'] = false;}else if(!is_redirect){var confirmation_content = jQuery(this).contents().find('.GF_AJAX_POSTBACK').html();if(!confirmation_content){confirmation_content = contents;}jQuery('#gform_wrapper_2').replaceWith(confirmation_content);jQuery(document).trigger('gform_confirmation_loaded', [2]);window['gf_submitting_2'] = false;wp.a11y.speak(jQuery('#gform_confirmation_message_2').text());}else{jQuery('#gform_2').append(contents);if(window['gformRedirect']) {gformRedirect();}}jQuery(document).trigger("gform_pre_post_render", [{ formId: "2", currentPage: "current_page", abort: function() { this.preventDefault(); } }]); if (event && event.defaultPrevented) { return; } const gformWrapperDiv = document.getElementById( "gform_wrapper_2" ); if ( gformWrapperDiv ) { const visibilitySpan = document.createElement( "span" ); visibilitySpan.id = "gform_visibility_test_2"; gformWrapperDiv.insertAdjacentElement( "afterend", visibilitySpan ); } const visibilityTestDiv = document.getElementById( "gform_visibility_test_2" ); let postRenderFired = false; function triggerPostRender() { if ( postRenderFired ) { return; } postRenderFired = true; gform.core.triggerPostRenderEvents( 2, current_page ); if ( visibilityTestDiv ) { visibilityTestDiv.parentNode.removeChild( visibilityTestDiv ); } } function debounce( func, wait, immediate ) { var timeout; return function() { var context = this, args = arguments; var later = function() { timeout = null; if ( !immediate ) func.apply( context, args ); }; var callNow = immediate && !timeout; clearTimeout( timeout ); timeout = setTimeout( later, wait ); if ( callNow ) func.apply( context, args ); }; } const debouncedTriggerPostRender = debounce( function() { triggerPostRender(); }, 200 ); if ( visibilityTestDiv && visibilityTestDiv.offsetParent === null ) { const observer = new MutationObserver( ( mutations ) => { mutations.forEach( ( mutation ) => { if ( mutation.type === 'attributes' && visibilityTestDiv.offsetParent !== null ) { debouncedTriggerPostRender(); observer.disconnect(); } }); }); observer.observe( document.body, { attributes: true, childList: false, subtree: true, attributeFilter: [ 'style', 'class' ], }); } else { triggerPostRender(); } } );} );