Freelance Bestuurssecretaresse opdracht

OpdrachtDe bestuurssecretaresse ondersteunt één of meerdere bestuurders en draagt zorg voor een efficiënte en professionele ondersteuning van bestuurlijke processen. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties. Je zorgt voor overzicht, bewaakt voortgang en ondersteunt bij uiteenlopende secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je maakt onderdeel uit van het team Bestuursondersteuning en werkt nauw samen met collega-bestuurssecretaresses.WerkzaamhedenDe werkzaamheden bestaan onder andere uit:Beheren van complexe agenda’s van bestuurders;Afstemmen van afspraken met interne en externe stakeholders;Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;Verzorgen van vergaderstukken en bestuurlijke dossiers;Verwerken van besluiten en documenten in iBabs;Ondersteunen bij mailboxbeheer en correspondentie;Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten;Ondersteunen bij representatieve ontvangsten en bijeenkomsten;Signaleren van knelpunten en bijdragen aan procesverbeteringen binnen de bestuursondersteuning.Resultaat van de opdrachtDe opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer:bestuurders optimaal zijn ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden;agenda’s, vergaderingen en bestuurlijke processen zorgvuldig zijn georganiseerd;bestuurlijke stukken tijdig en correct zijn verwerkt;acties en besluiten adequaat zijn opgevolgd;continuïteit binnen de bestuursondersteuning is gewaarborgd. Eisen bij de opdracht:Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveauJe hebt minimaal 2 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een bestuurlijke of complexe organisatieJe hebt werkervaring met agendabeheer, notuleren en bestuurlijke ondersteuningJe hebt werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Teams en Excel), benoem duidelijk waar deze is opgedaanUiterlijk beschikbaar per 1 juli 2026 voor minimaal 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingenWensen bij de opdracht:Je hebt werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke of bestuurlijke organisatieJe hebt werkervaring met bestuurlijke processen, besluitvorming en vergaderondersteuningJe hebt werkervaring met systemen zoals iBabs, Zaaksysteem of direct vergelijkbare bestuurlijke applicaties. Benoem duidelijk waar deze is opgedaanJe hebt werkervaring met complex agendabeheer voor bestuurders of directieleden, licht dit duidelijk toe in het cvJe beschrijft in een aparte toelichting zijn/haar kennis en werkervaring. De beoordeling vindt plaats op: relevantie voor de opdracht, mate van onderbouwing, aansluiting op de praktijkCompetenties:Bestuurlijk sensitiefNauwkeurigOrganisatorisch sterkCommunicatief vaardigDiscreet en betrouwbaarStressbestendigFlexibelDienstverlenendProactief Referentienummer2026-04945 LocatieBarneveld, Gelderland Startdatum30 juni 2026 Einddatum30 december 2026 Optie op verlengingNog niet bekend Uren per week24 - 36u p/w Intakegesprek24 juni 2026 Sluitingsdatum15 juni 2026  09:00 Begint jouw trail hier?Stuur ons je CV met een korte opdrachtgerichte motivatie. Discover your BlueTrailOnze weg naar jouw nieuwe carrière Nadat jij op een opdracht hebt gereageerd, nemen wij binnen 24 uur contact met jou op en behandelen we jouw reactie. We gaan met jou in gesprek. Wij kijken niet alleen naar je kennis en werkervaring, maar vooral naar jou als persoon. Dit is voor zowel de professional als de opdrachtgever belangrijk, wij willen de juiste match maken! Als we eenmaal de juiste match hebben gevonden, dan begint jouw BlueTrail en stellen we je voor aan de opdrachtgever! Bij een succesvolle match worden de contracten opgesteld. Door middel van innovaties en digitalisering proberen wij dit proces zo kort mogelijk te maken. Zo kun jij doen waar je goed in bent, terwijl wij zorgen voor alle administratie! Ook tijdens jouw opdracht staan wij altijd voor je klaar. Onze fieldmanagers zorgen er persoonlijk voor dan alles succesvol verloopt! Follow our trail E-mailadresCAPTCHA gform.initializeOnLoaded( function() {gformInitSpinner( 2, 'https://www.bluetrail.nl/core/modules/934d581a4a/images/spinner.svg', true );jQuery('#gform_ajax_frame_2').on('load',function(){var contents = jQuery(this).contents().find('*').html();var is_postback = contents.indexOf('GF_AJAX_POSTBACK') >= 0;if(!is_postback){return;}var form_content = jQuery(this).contents().find('#gform_wrapper_2');var is_confirmation = jQuery(this).contents().find('#gform_confirmation_wrapper_2').length > 0;var is_redirect = contents.indexOf('gformRedirect(){') >= 0;var is_form = form_content.length > 0 && ! is_redirect && ! is_confirmation;var mt = parseInt(jQuery('html').css('margin-top'), 10) + parseInt(jQuery('body').css('margin-top'), 10) + 100;if(is_form){jQuery('#gform_wrapper_2').html(form_content.html());if(form_content.hasClass('gform_validation_error')){jQuery('#gform_wrapper_2').addClass('gform_validation_error');} else {jQuery('#gform_wrapper_2').removeClass('gform_validation_error');}setTimeout( function() { /* delay the scroll by 50 milliseconds to fix a bug in chrome */ }, 50 );if(window['gformInitDatepicker']) {gformInitDatepicker();}if(window['gformInitPriceFields']) {gformInitPriceFields();}var current_page = jQuery('#gform_source_page_number_2').val();gformInitSpinner( 2, 'https://www.bluetrail.nl/core/modules/934d581a4a/images/spinner.svg', true );jQuery(document).trigger('gform_page_loaded', [2, current_page]);window['gf_submitting_2'] = false;}else if(!is_redirect){var confirmation_content = jQuery(this).contents().find('.GF_AJAX_POSTBACK').html();if(!confirmation_content){confirmation_content = contents;}jQuery('#gform_wrapper_2').replaceWith(confirmation_content);jQuery(document).trigger('gform_confirmation_loaded', [2]);window['gf_submitting_2'] = false;wp.a11y.speak(jQuery('#gform_confirmation_message_2').text());}else{jQuery('#gform_2').append(contents);if(window['gformRedirect']) {gformRedirect();}}jQuery(document).trigger("gform_pre_post_render", [{ formId: "2", currentPage: "current_page", abort: function() { this.preventDefault(); } }]); if (event && event.defaultPrevented) { return; } const gformWrapperDiv = document.getElementById( "gform_wrapper_2" ); if ( gformWrapperDiv ) { const visibilitySpan = document.createElement( "span" ); visibilitySpan.id = "gform_visibility_test_2"; gformWrapperDiv.insertAdjacentElement( "afterend", visibilitySpan ); } const visibilityTestDiv = document.getElementById( "gform_visibility_test_2" ); let postRenderFired = false; function triggerPostRender() { if ( postRenderFired ) { return; } postRenderFired = true; gform.core.triggerPostRenderEvents( 2, current_page ); if ( visibilityTestDiv ) { visibilityTestDiv.parentNode.removeChild( visibilityTestDiv ); } } function debounce( func, wait, immediate ) { var timeout; return function() { var context = this, args = arguments; var later = function() { timeout = null; if ( !immediate ) func.apply( context, args ); }; var callNow = immediate && !timeout; clearTimeout( timeout ); timeout = setTimeout( later, wait ); if ( callNow ) func.apply( context, args ); }; } const debouncedTriggerPostRender = debounce( function() { triggerPostRender(); }, 200 ); if ( visibilityTestDiv && visibilityTestDiv.offsetParent === null ) { const observer = new MutationObserver( ( mutations ) => { mutations.forEach( ( mutation ) => { if ( mutation.type === 'attributes' && visibilityTestDiv.offsetParent !== null ) { debouncedTriggerPostRender(); observer.disconnect(); } }); }); observer.observe( document.body, { attributes: true, childList: false, subtree: true, attributeFilter: [ 'style', 'class' ], }); } else { triggerPostRender(); } } );} );