Freelance Migratiespecialist Documenten & Informatiebeheer opdracht

De functie
Domein I&A
PZH werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en bestuurders van PZH raakt. Het programma Informatietransitie kent drie hoofdaandachtsgebieden:
Duurzame Toegankelijkheid (‘het op orde brengen’). Het duurzaam op orde brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en informatie maken deel uit van de scope.
I-governance & I-control (‘het op orde houden’). PZH wil sturen op het data- en informatiedomein, met een besturings- en controlmodel zonder overbodige bureaucratie, met de noodzakelijke processen, gremia en rollen.
Data-Gedreven Werken (‘het gebruiken van wat op orde is’). PZH zet de volgende stap naar een volwassener gebruik van data en informatie, en het programma ontwikkelt de basisrandvoorwaarden om data-gedreven werken structureel in te richten en te borgen.
De Informatietransitie legt door het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis voor de digitale transformatie binnen de opgaven en organisatieonderdelen van PZH. Daarbij is er betrokkenheid vanuit de eigen organisatie noodzakelijk omdat de genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht en inzet nodig hebben.
In het programma zijn beleid, processen, architectuur en ondersteunende applicaties ontwikkeld of opnieuw ingericht om invulling te geven aan de doelstellingen. Het technisch component van het programma is daarmee significant. De essentiële succesfactor ligt echter met name in de andere manier van werken en de adoptie hiervan. Daarom zal in 2027 het programma opgedeeld zijn in de voortbrenging, hier wordt de laatste hand gelegd aan de ontwikkeling en of inrichting van de applicaties maar ook de migratiestraat, en de business implementatie waarin zorg wordt gedragen voor het in samenhang implementeren van de gerealiseerde applicaties. Deze zullen zijn voorzien van de juiste organisatie incl. rollen en verantwoordelijkheden en de daarbij noodzakelijke opleidingen.

Project Schoning & Migratie
Binnen het programma zijn nieuwe en bestaande informatiesystemen (her)ingericht, zodat ze standaard voldoen aan de Archiefwet en de MDTO-standaard. MS Teams is opnieuw ingericht daarnaast wordt er een centraal archief- en legacyplatform (CALS) ingericht op basis van een Document Management Systeem voorzien van een recordsmanagement functie. Omdat MS Teams niet zelfstandig kan fungeren als archiefsysteem in de zin van de Archiefwet, wordt de archieffunctie ingevuld door CALS.
Om de informatiehuishouding over te kunnen brengen naar de nieuw ingerichte systemen zullen circa 100 miljoen documenten vanuit het huidige integraal document management systeem (iDMS), het oude SharePoint en de uit te faseren fileshares moeten worden geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata. Daarna kunnen ze naar M365 Teams (onderhanden werk) of CALS (archief) worden overgebracht. Gezien de omvang van de documentenverzameling kan dat alleen op basis van een sterk geautomatiseerde aanpak waarvoor in 2026 een migratiestraat is ontwikkeld met behulp van Migrato (MICC) software. Deze migratiestraat omvat de aanpak van A tot Z: instructies, communicatie, tooling, software en besluiten, vastgelegd in een draaiboek en een runbook per O-team.
Waar in 2026 de aandacht is uitgegaan naar het ontwikkelen van de migratiestraat zal deze in 2027 worden doorontwikkeld en breed worden ingezet om de Opgave – teams binnen de organisatie (opgave gericht werken) te migreren naar MS Teams i.c.m. CALS. In Q1 lopen nog de laatste pilots en vanaf Q2 wordt opgeschaald naar volle productie. Wanneer CALS in bedrijf is, worden binnen dezelfde migratieaanpak ook de te archiveren documenten naar CALS overgebracht.
Daar waar de migratiestraat ontwikkeld is binnen de voortbrenging zal de uitvoering van de migratie onderdeel zijn van de business implementatie.

Omschrijving van de opdracht
De migratiespecialist voert de migraties van O-teams uit, van pre-intake tot en met nazorg, volgens het draaiboek en het runbook. Hij of zij voert gemiddeld één migratie per week uit, volgens een vast wekelijks ritme en in samenwerking met het gekoppelde implementatieteam.
De migratiespecialist is zelf uitvoerder in Migrato. Hij of zij configureert en voert de scans en migraties uit, interpreteert de logging en stelt het migratieresultaat vast. Daarbij past de migratiespecialist de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s toe en toetst hij of zij de werking daarvan in de praktijk.
De migratiespecialist is daarnaast het technische en inhoudelijke aanspreekpunt voor het betreffende O-team tijdens de migratie. Hij of zij begeleidt de transformatie- workshops, bewaakt de randvoorwaarden voor het migratievenster en legt verantwoording af over het resultaat in de migratieresultaatproducten. Een migratie is pas afgerond na acceptatie door het O-team.
De migratiespecialist levert per migratie onder andere de volgende resultaten voor de bronomgevingen iDMS, SharePoint en fileshares:
Pre-intake en intake fase;
Transformatie en migratievoorbereiding;
Migratie en schoning fase: migratie van onderhanden werk naar M365 Teams;
migratie van te archiveren documenten naar CALS;
identificatie van te vernietigen documenten;
uitgevoerde bulk- en deltamigratie met succesbepaling;
afhandeling van uitzonderingen volgens de uitzonderingenaanpak.
Nazorg en verantwoording fase;
Lessons learned per migratie, als input voor de volgende iteratie van het draaiboek en de business rules.
Een migratie is succesvol afgerond wanneer:
de data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst;
de data is overgezet binnen de structuur van Teams en de structuur van CALS;
de metadata is verrijkt conform de schoningsaanpak en de geldende uitgangspunten;
het O-team het resultaat heeft geaccepteerd.

Werkzaamheden
Werkt nauw samen met het Business Implementatie te
De migratiespecialist werkt volgens Agile principes en neemt deel aan sprintrituelen.
De specialist toetst het werk van een collega volgens het vierogenprincipe.
De specialist draagt verbeterpunten bij aan de backlog van de migratiestraat.
De specialist ondersteunt het O-team bij inhoudelijke keuzes rond de transformatie.

Eisen:
Dutch native or near native
Minimaal een afgeronde HBO-opleiding
Minimaal drie jaar aantoonbare ervaring als migratiespecialist of informatiebeheerspecialist met documentmigraties naar M365/SharePoint of met het inrichten van processen voor het schonen en verrijken van informatie
Minimaal één jaar ervaring binnen een (semi-)overheidsinstantie met meer dan 2.000 medewerkers
Aantoonbare werkervaring met migratietooling voor documentmigraties
Minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring met documentmanagementsystemen
Aantoonbare werkervaring met kwaliteits- en compliance-eisen voor documentmigraties op basis van de Archiefwet, MDTO-metadata, AVG en ISO 27001
Aantoonbare werkervaring met Agile werken
Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring met het implementeren van processen voor het schonen en/of verrijken van informatie ten behoeve van informatiekwaliteitsverbetering
Aantoonbare werkervaring met één of meerdere complexe documentmigratie- en schoningstrajecten met meerdere bron- en/of doellocaties en metadatatransitie