Freelance Documentalist -Programma Duurzame Infra opdracht

Voor Rijkswaterstaat in Utrecht zijn wij op zoek naar een Documentalist.
LET OP: Voorafgaand aan het aanbieden van een kandidaat dienen onderstaande voorwaarden volledig te worden nageleefd. Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden resulteert in onmiddellijke uitsluiting van deelname aan toekomstige aanvragen van Rijkswaterstaat:
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Biedt dus zsm een geschikte kandidaat aan;
• Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht. In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld;
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS;
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• Vul alle gegevens van de kandidaat correct in. Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld. Deze gegevens worden door de klant ontvangen bij de aanbieding;
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan;
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken
• het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen;
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project.
De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers.
Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals:
– registreren;
– meta dateren;
– ordenen;
– classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Daarnaast:
– het zorgen voor een actueel ordeningsplan;
– waarderen van de dossiers;
– autoriseren van medewerkers;
– geven van training/opleiding aan (project)medewerkers;
– zorgen voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
– het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
– het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
– het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
– instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
– het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
– het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
– het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
– toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders;
– het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
– het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
– het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);
Leiding en toezicht
De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.