Freelance Programmasecretaris opdracht

Als Programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse PMO-ondersteuning van de drie programma’s. Je werkt nauw samen met programmamanagers, projectleiders, een PMO-er en andere betrokkenen om de administratieve, coördinerende en ondersteunende taken uit te voeren.

1. Ondersteuning bij inrichting en opstart
• Het opzetten, bijhouden en beheren van de dagelijkse infrastructuur van het project inclusief structuur, toegang en documentbeheer.
• Het ondersteunen bij de inrichting van programma- en projectprocessen, zoals het opstellen en actualiseren van roadmaps, mijlpalenplanningen en werkpakketten.
• Het borging van projecthygiëne: je zorgt voor een gestroomlijnde informatiestroom, duidelijke afspraken en een overzichtelijke documentatie én dat deze in de juiste systemen landt.

2. Coördinatie en uitvoering
• Het organiseren en bijwonen van projectvergaderingen, pressure cooker sessies en overleggen met interne en externe stakeholders.
• Het beheren van agenda’s, het opvolgen en vastleggen van acties en afspraken en het zorgt voor een tijdige en accurate verslaglegging.
• Het opzetten en bijhouden van issue- en risklogs, inclusief het signaleren van knelpunten en het doorgeven hiervan aan de programmamanager.
• Het bewaken van de (mijlpalen)planning en het signaleren van vertragingen of afwijkingen.

3. Rapportage en informatievoorziening
• Het opstellen en actualiseren van voortgangsrapportages, financiële overzichten en andere verslagen voor interne en externe stakeholders.
• Het ondersteunen bij de voorbereiding van presentaties, communicatie-uitingen en andere documenten.
• Het verzamelen, selecteren en beschikbaar stellen van relevante informatie voor besluitvorming.

4. Financieel en contractueel beheer
• Het bewaken van het projectbudget en het ondersteunen bij de inkoop en inhuur van externe partijen.
• Het administratief beheer van contracten en afspraken met leveranciers of andere betrokkenen.

5. Stakeholdermanagement en communicatie
• Het ondersteunen bij stakeholdermanagement, zoals het bijhouden van contactgegevens, het organiseren van overleggen en het verzorgen van communicatie.
• Het fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen over praktische en operationele zaken binnen de programma’s.
• Het meedenken en meeschakelen op inhoudelijk vlak, waar nodig, en het adviseren van projectmedewerkers (bv. over scope, projectdoelen of procesverbeteringen).

6. Dossiervorming en compliance
• Het opbouwen en onderhouden van dossiers voor de programma’s, inclusief documentatie en verslaglegging.

Specifieke taken uit de opdrachtomschrijving
Naast de algemene verantwoordelijkheden omvat je rol ook de volgende specifieke taken:
• Je bent een belangrijke spil in de programmavoering en fungeert als rechterhand van de programmamanagers.
• Je ondersteunt bij het inrichten van de programma governance, zoals het opstellen van een governanceplan.
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies aan programmamanagers en projectmedewerkers, bijvoorbeeld over procesverbeteringen of knelpunten.
• Je ondersteunt bij stakeholdermanagement, zoals het organiseren van overleggen en het bijhouden van contacten.
• Je signaleert knelpunten en ondersteunt bij het programmabeheer, bijvoorbeeld door het coördineren van acties uit overleggen (zoals het Aanjaagteam NDS Cloud).
• Je coördineert de planning, voorbereiding en verslaglegging van overleggen en zorgt voor een tijdige opvolging van acties.
• Je ondersteunt en adviseert bij het voorbereiden en uitwerken van producten, zoals een governanceplan, communicatieplan of andere documenten.
• Je fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe partijen (uit alle overheidslagen) over praktische zaken die NDS Cloud betreffen.
• Je bent verantwoordelijk voor de dossiervorming van het programma en ondersteunt bij actieve openbaarmaking, waar nodig.
• Je werkt nauw samen met andere (ondersteunende) PMO’s, zowel binnen als buiten het programma.

Samenhang met de programma’s
Je wordt de Programmasecretaris voor drie nauw samenwerkende programma’s:
1. ‘Continuïteit en doorontwikkeling DigiDoc’ – Gericht op de doorontwikkeling van de DMSdienst Digidoc Online.
2. ‘Eén standaard voor documentmanagement’ – Gericht op een stelsel en voorzieningen voor samenwerking rondom informatiehuishouding met alle departementen.
3. ‘Digitale Archief Bewerking’ – Gericht op de ontwikkeling van een generieke oplossing voor bewerking en overdracht naar het Nationaal Archief.

Als Programmasecretaris zorg je voor de operationele ondersteuning van deze programma’s. Je werkt nauw samen met collega’s in de programmateams, andere PMO’s en externe partijen. Je krijgt ruimte om eigenaarschap te nemen en je expertise in te zetten, zodat de programma’s efficiënt en effectief kunnen draaien.

Competenties en vaardigheden
• Je hebt politiek-bestuurlijke sensitiviteit, sterke communicatieve en schriftelijke vaardigheden.
• Je legt gemakkelijk nieuwe contacten en schakelt moeiteloos tussen verschillende bestuurlijke niveaus (op directie en/of CIO en/of programmamanagement niveau).
• Je kunt complexe onderwerpen duidelijk tot je nemen en ze beoordelen op inhoud en eenvoudig verwoorden.
• Sterk in structureren, plannen en organiseren.
• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit.
• Je bent een netwerker en aantoonbaar in staat om netwerken op te bouwen.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
• Proactief, accuraat en stressbestendig.
• Je bent flexibel en verbaal sterk.
• Vermogen om overzicht te houden in complexe omgevingen.

De eisen
Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
Kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring en kennis van IT- of digitaliseringstrajecten.
Kandidaat heeft minimaal 5 jaar werkervaring (opgedaan in de afgelopen 8 jaar) op het gebied van programmaorganisatie in een coördinerende rol (rol programmasecretaris).
Kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring met stakeholdermanagement.
Kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring in een ICT-g