Freelance Bestuurssecretaresse opdracht

Voor Hogeschool Rotterdam ben je als bestuurssecretaresse verantwoordelijk voor het agenda- en mailboxbeheer van het College van Bestuur (CvB), bestaande uit een voorzitter en twee leden. Je ondersteunt één bestuurslid, maar werkt ook voor het college als geheel en samen met twee andere bestuurssecretaresses als één team. Je taken omvatten het tijdig verzenden van vergaderstukken, correspondentie, e-mailbeheer, tekstvoorstellen en redactie van brieven, en het zijn van het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van het CvB. Daarnaast stel je jaarplanningen op, maak je afspraken met belanghebbenden, ondersteun je bij het voorbereiden, notuleren en afronden van overleggen zoals CvB-vergaderingen, directeuren- en bilaterale overleggen en vergaderingen van de Raad van Toezicht. Tot slot evalueer je administratieve en secretariële werkzaamheden en doe je verbetervoorstellen. De functie vereist minimaal vijf jaar ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of executive assistent in een grote organisatie met een directeur of bestuurder als eindverantwoordelijke. Je hebt theoretische en praktische kennis van administratieve processen, uitstekende beheersing van Office 365, MS Teams, Ibabs en Unit4, en HBO werk- en denkniveau. Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, zijn essentieel. De rol is op locatie in Rotterdam.