Freelance (Operationeel) Adviseur Recordsmanagement opdracht

OpdrachtAls zelfstandig bestuursorgaan valt het Kadaster onder andere onder de werking van de Archiefwet. Voor uitvoering van onze beheertaken is het Kadaster binnen onze directie Data, Governance en Vernieuwing op zoek naar een (operationeel) adviseur Recordsmanagement. Naast de recordsmanagement taken zal deze adviseur medeverantwoordelijk zijn voor de inrichting, monitoring en verbetering van ons actieve en passieve WOO proces.Vanuit recordsmanagement zal de opdracht voornamelijk zien op het verder inrichten en uitvoeren van de uitvoeringstaken van een adviseur recordsmanagement. Dit ziet onder andere op het adviseren over archivering binnen de eigen directie, het inventariseren van de archieven van de directie en het voorbereiden van vervanging, overbrenging en vernietiging. Hiervoor trek je deels samen op met de strategisch recordsmanager en de tactisch adviseur die ook binnen de directie gepositioneerd zijn.In relatie tot de WOO zal de adviseur taken overnemen van de huidige ingehuurde medewerker welke het WOO-proces aan het inrichten is binnen de organisatie. Werkzaamheden bestaan uit het uitdragen van dit aangepaste proces, het ondersteunen van collega’s wanneer zij vragen hebben over dit proces, het monitoren van zowel actieve als passieve WOO-activiteiten en hierover rapporteren en het meedenken in continue verbetering van het proces. In eerste instantie zal veel aandacht nodig zijn voor het uitdragen van de kennis over de WOO binnen de organisatie, dit kan ook inhouden dat er een actieve rol wordt gepakt wanneer er grote WOO-verzoeken uitgevoerd moeten worden waarbij meerdere directies en grote hoeveelheden documentatie betrokken is. Naarmate daar meer volwassenheid in komt zullen de taken verschuiven naar formelere monitoring en rapportage.Belangrijkste technieken, methoden en toolseData voor anonimisatie en publicatieDMS/RMAMicrosoft 365 (SharePoint & Teams)Agile/Kanban werkwijze (via Jira)Selectielijst Kadaster (als basis voor vernietiging)De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijnUitvoering Wet open overheid (Woo):Uitvoer regietaken actieve en passieve WOO.Binnen de directie DGV begeleiden en uitvoeren van passieve Woo-verzoeken.Werkplekondersteuning en Advisering:Fungeren als het dagelijkse, laagdrempelige aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen over het opslaan, terugvinden en metadateren van informatie.Adviseren van archiefbewerkers over wet- en regelgeving, bewaartermijnen en opslag van onze informatieobjecten.Het vertalen van de centrale, tactische inrichtingsoplossingen naar praktische, dagelijkse werkafspraken en werkinstructies voor de eigen directie, in afstemming met jouw collega’s van andere directies.Inventariseren, Vernietigen (en overbrengen)Voorbereiden en uitvoeren van de vernietiging op basis van de geldende Selectielijst Kadaster binnen de directie DGV.Voorbereiden van de overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats.Proactief in kaart brengen (inventariseren) van de bestaande analoge en digitale archieven, en adviseren bij nieuwe archiefvorming binnen de directie.Implementatie en uniformiteit:Begeleiden van veranderingen in werkwijze rondom informatiemanagement.Stimuleren van uniforme werkwijzen; je bewaakt hierbij proactief dat de uniforme, Kadasterbrede werkwijze altijd voorrang krijgt boven eventuele directiespecifieke wensen, of stemt af met de Recordmanager indien dit niet kan.Signaleren waar beleid kaders niet goed aansluiten op de praktijk en dit als input terugleggen in het Virtuele Team Recordmanagement (via de weekstart of het operationeel overleg).Systeemgebruik en kwaliteitsbewaking:Uitvoeren van controles op kwaliteit en juiste archivering door medewerkers.Signaleren van operationele risico’s en knelpunten en deze aankaarten.Ophalen van gebruikerswensen en knelpunten in systemen (zoals DMS/RMA en M365) en deze als operationele input bespreken met de Product Owner digitale archiefsystemen.Verzorgen van instructies of kennissessies om het informatiebewustzijn binnen de directie te bevorderen.Vastleggen van (ontbrekende) uitvoeringsinstructies binnen de eigen directie. In de loop van de inhuurperiode moeten taken stapsgewijs overgenomen kunnen worden door een interne adviseur die hierop voort moet kunnen bouwen. Eisen bij de opdracht:Je beheerst de Nederlandse taal vloeiend, in woord en geschriftJe hebt operationele ervaring met de Archiefwet en aansluitende regelgeving, minimaal 2 jaar, aan te tonen via eerdere werkgevers dan wel opdrachtenJe hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding in de richting van Informatiemanagement, Archiefwetenschap (bijv. Archiefwetenschap II) of een vergelijkbare relevante disciplineJe bent beschikbaar om minimaal 2 dagen in de week op het kantoor de Grift in Apeldoorn aanwezig te zijn en kan zich voor minimaal 32 en maximaal 36 uur committeren aan de opdrachtWensen bij de opdracht:De mate waarin je recente werkervaring hebt met operationele uitvoeringstaken in de 1e lijn, zoals het bieden van werkplekondersteuning, het (proactief) inventariseren van archieven en het voorbereiden en uitvoeren van vernietiging op basis van een SelectielijstDe mate waarin je ervaring hebt met de praktische begeleiding en uitvoering van de regietaken rondom actieve en passieve Woo-verzoeken. Je laat zien de processtappen en verschillende rollen in het WOO proces te kennenDe mate waarin je (bijvoorbeeld via een motivatie of beknopte casusbeschrijving) overtuigend beschrijft hoe je centrale tactische kaders vertaalt naar praktische, dagelijkse werkafspraken voor de medewerkers van een directie, en hierbij Kadasterbrede uniformiteit weet te stimulerenCompetenties:Resultaatgericht: Je bent gedreven om concrete resultaten te behalen en zorgt ervoor dat werkzaamheden succesvol en tijdig worden afgerondAnalytisch vermogen: Je kunt praktische knelpunten en complexe vraagstukken van gebruikers snel doorgronden, operationele risico’s identificeren en deze omzetten in heldere, bruikbare adviezen voor op de werkvloerVerbindend vermogen: Je fungeert als de verbindende schakel tussen de eigen directie en het Virtueel Team en creëert draagvlak op de afdelingenOvertuigingskracht: Je weet medewerkers te overtuigen van de noodzaak van goed informatiebeheerCommunicatief sterk: Je bent in staat om zowel mondeling als schriftelijk helder en laagdrempelig te communiceren en vertaal je tactische inrichtingsoplossingen naar praktische werkafsprakenInitiatiefrijk: Je wacht niet af en signaleert zelfstandig verbetermogelijkheden in de dagelijkse praktijk en pakt deze op binnen de directieProactief: Je koppelt knelpunten, waaronder situaties waar beleid niet aansluit op de praktijk, proactief terug naar de tactisch adviseurHands-on: Je werkt graag in een team en bent niet bang om de handen uit de mouwen te steken, bijvoorbeeld bij het daadwerkelijk uitvoeren van de vernietiging of het inventariseren van archievenKwaliteitsgericht: Je streeft altijd naar de hoogste kwaliteit in je werkIn staat kennis over te dragen aan anderen: Je bent een geduldige vraagbaak voor medewerkers en weet kennis over informatiebeheer en systemen op een begrijpelijke manier over te dragen, bijvoorbeeld via korte werkinstructies of dagelijkse begeleiding on-the-job Referentienummer2026-07375 LocatieApeldoorn Startdatum21 september 2026 Einddatum31 december 2026 Optie op verlengingJa Uren per week32 - 36u p/w Sluitingsdatum31 augustus 2026  08:00 Begint jouw trail hier?Stuur ons je CV met een korte opdrachtgerichte motivatie. Discover your BlueTrailOnze weg naar jouw nieuwe carrière Nadat jij op een opdracht hebt gereageerd, nemen wij binnen 24 uur contact met jou op en behandelen we jouw reactie. We gaan met jou in gesprek. Wij kijken niet alleen naar je kennis en werkervaring, maar vooral naar jou als persoon. Dit is voor zowel de professional als de opdrachtgever belangrijk, wij willen de juiste match maken! Als we eenmaal de juiste match hebben gevonden, dan begint jouw BlueTrail en stellen we je voor aan de opdrachtgever! Bij een succesvolle match worden de contracten opgesteld. Door middel van innovaties en digitalisering proberen wij dit proces zo kort mogelijk te maken. Zo kun jij doen waar je goed in bent, terwijl wij zorgen voor alle administratie! Ook tijdens jouw opdracht staan wij altijd voor je klaar. Onze fieldmanagers zorgen er persoonlijk voor dan alles succesvol verloopt! Follow our trail E-mailadres Inschrijven voor de nieuwsbrief